Comment relier des tables dans une base de données Microsoft Access rapidement et facilement? Guide étape par étape

Vous pouvez enregistrer les données de votre entreprise, université ou entreprise dans des tables séparées dans la même base de données . Par exemple, pour une compagnie d’assurance, cela fonctionnerait d’avoir une table avec les clients et une autre avec les réclamations qui se sont produites.

Cependant, avec Microsoft Access, vous serez en mesure de relier les informations de plusieurs tables afin de gagner du temps et de trouver les informations dont vous avez besoin sans aucun type d’erreur .

Pour ce faire, il est nécessaire que vous sachiez comment gérer l’outil que Microsoft Access vous propose afin que vous puissiez en profiter pleinement. Dans cet article, nous vous expliquerons comment le faire . Check-out.

À quoi servent les tables liées dans Microsoft Access? Principaux avantages

Lorsque vous liez et associez des tables Access, vous pourrez obtenir les informations sans avoir à visualiser chacune des tables dans lesquelles se trouvent les données dont vous avez besoin. Autrement dit, vous aurez accès à ces données en quelques étapes qui vous permettront de gagner du temps, de ne pas faire d’erreurs et d’améliorer l’efficacité des résultats de votre tâche.

Cela sera possible, car dans ces relations, vous pouvez également extraire les données qui seront importantes pour vous et qui ne le seront pas . Cela vous permettra d’éliminer la redondance et la duplication des données, faisant des requêtes un outil d’analyse parfait. Vous serez également en mesure de convertir une base de données étendue en quelque chose de plus gérable pour l’utilisateur .

Que prendre en compte avant d’associer des tables dans Access?

Comme Access est un système relationnel, il existe au moins 3 types de liaisons . Vous avez à votre disposition la relation un à un, un à plusieurs ou plusieurs à plusieurs , étant celle que vous utiliserez le plus est la relation un à plusieurs dans laquelle il y a une table primaire et une table secondaire. Cela signifie qu’Access vous permet de définir un enregistrement dans la table principale associé à plusieurs enregistrements de la table secondaire.

Mais vous devez garder à l’esprit que les enregistrements de la table secondaire ne peuvent avoir qu’un seul enregistrement de la table primaire. Il est également nécessaire de prendre en compte avant de relier les tables dans Access l’indication des champs communs entre les tables principale et secondaire . Ceux-ci doivent avoir les mêmes paramètres ou valeurs pour que la relation se produise.

Apprenez étape par étape à associer des tables dans Access

Avec votre base de données ouverte et deux tables ou plus, vous pouvez commencer à établir des relations. Puisque la relation un à plusieurs est la plus utilisée, nous prendrons cela comme exemple. Il existe plusieurs façons d’accéder à la fonction Relations , l’une des plus simples consiste à cliquer avec le bouton droit de la souris sur la partie vide de la base de données.

Cela ouvrira un menu déroulant et ses options incluront des relations, que vous devez sélectionner. Vous pouvez également accéder via l’onglet Fichier, puis cliquer sur l’option Informations . Vous pouvez même sélectionner l’onglet Outils de base de données et cliquer sur l’icône Relations. L’icône que vous devriez rechercher est une carte conceptuelle.

Ensuite, vous devrez suivre ce processus:

• Choisissez l’outil Afficher le tableau et cliquez dessus pour afficher les tableaux disponibles.
• Dans la zone Afficher la table , cliquez sur l’onglet Tables.
• Cliquez sur la touche Ctrl puis sur les tables souhaitées. Cliquez ensuite sur Ajouter.

Il est maintenant temps d’établir la relation, dans laquelle vous devez vous rappeler qu’il existe une table principale et une table secondaire.

Suivez ces étapes:

• D’abord vous allez à la table secondaire et faites un clic droit dessus.
• Dans le menu déroulant, choisissez Disposition du tableau pour qu’il s’affiche en mode Modèle .
• Vous devez indiquer qu’il existe une relation avec la table primaire et pour cela, vous allez créer un nouveau champ. Il convient que le nouveau champ ait le même nom que le champ ID dans la table principale sur laquelle vous baserez votre relation. Par exemple, si dans une table principale appelée Etudiants il y a le nom d’ID de champ, dans la table secondaire Premier élève, il doit y avoir un champ avec le même nom d’ID.
• Une fois le champ créé, enregistrez les modifications et fermez le mode Conception.
• Revenez à la fonction Relations où vous pouvez voir les tableaux.
• Pour générer la relation, cliquez sur le champ ID (nom Id dans l’exemple) de la première table (Etudiants dans l’exemple) en le faisant glisser vers le champ ID (Nom Id) que vous avez créé dans la deuxième table (Premier étudiant dans l’exemple).
• Automatiquement, après avoir déposé l’élément sélectionné, une boîte appelée Modifier les relations s’ouvrira.
• Vous verrez les deux tableaux plus le type de relation (dans ce cas un à plusieurs), puis plusieurs options ci-dessous. Vous devez cocher les cases Exiger l’intégrité référentielle, Champs liés à la mise à jour en cascade et Cascade supprimer les enregistrements associés.
• Sélectionnez Créer et vous verrez la relation marquée par une ligne de connexion épaisse entre les deux tables.
• Enregistrez vos modifications avant de fermer l’onglet Relations .

Si vous avez des questions, laissez-les dans les commentaires, nous vous répondrons dans les plus brefs délais, et cela sera également d’une grande aide pour plus de membres de la communauté. Je vous remercie!