Comment créer un rapport récapitulatif ou groupé dans une base de données Microsoft Access? Guide étape par étape

Ce logiciel Microsoft se caractérise principalement par l’offre d’un grand nombre d’ outils et de fonctions qui facilitent son utilisation, en particulier dans les cas où vous devez travailler avec une grande quantité de données . C’est pourquoi l’ application des outils de reporting vous sera toujours d’une grande aide.

Et c’est que les rapports sont devenus un moyen de voir, résumer et formater toutes les informations qui apparaissent dans la base de données. Cela signifie que lors de l’ application de ces fonctions, l’utilisateur a la possibilité de travailler uniquement avec les données dont il a réellement besoin.

De cette façon, cet outil devient d’une grande aide lorsque vous souhaitez travailler avec des numéros de contact spécifiques ou des ventes par régions , car il vous permet simplement de voir les données qui vous intéressent vraiment . En tenant compte de l’importance des rapports récapitulatifs ou groupés dans Access , nous allons ici vous en apprendre un peu plus à ce sujet et comment les créer dans votre base de données , pour cela, suivez en détail tout ce que nous vous apprendrons ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un rapport de synthèse et à quoi sert-il dans une base de données Access?

Lorsque des rapports de synthèse sont appliqués à une base de données, les informations qui y sont contenues deviennent beaucoup plus faciles à comprendre , d’autant plus qu’elles sont divisées en groupes . Cela signifie que s’il s’agit d’un rapport où les données sont regroupées par ventes dans différentes régions, il peut mettre en évidence des tendances qui, dans d’autres régions, passeront inaperçues.

Lorsque vous travaillez avec des totaux tels que des moyennes générales ou des sommes à la fin de chacun des groupes, ces valeurs peuvent être obtenues en tant que résultats sans avoir à utiliser la calculatrice . Selon l’importance de pouvoir travailler avec des rapports groupés , Access propose différentes manières de les appliquer à votre feuille de calcul, que nous expliquerons plus tard.

Que devons-nous considérer avant de créer un rapport groupé dans Access?

Vous devez garder à l’esprit que lorsque vous créez ces rapports dans Access, vous pourrez travailler plus facilement avec les données que vous y avez insérées.

Et c’est qu’ils constituent une alternative très utile pour pouvoir présenter des informations dans une base de données lorsque vous souhaitez obtenir des objectifs spécifiques tels que les suivants:

• Créez des étiquettes.
• Archivez des instantanés de données.
• Afficher ou diffuser un résumé des données insérées.
• Fournissez des détails sur un enregistrement spécifique dans le tableau.

En outre, il convient de mentionner que ces rapports sont beaucoup plus faciles à créer lorsque la base de données est constituée d’une structure de table et de relations bien conçues , ce qui facilite sans aucun doute tout ce processus.

Apprenez étape par étape à créer un rapport groupé dans une base de données Microsoft Access

Comme mentionné précédemment dans l’article, Access propose différentes alternatives pour pouvoir créer un rapport regroupé dans une base de données et ainsi faciliter encore plus la compréhension et le travail dans le programme . Par conséquent, nous vous montrons ici les trois façons dont vous disposez pour créer un rapport .

Pour ce faire, suivez en détail chacune des méthodes que nous vous apprendrons ci-dessous:

Manuellement

La première méthode que nous allons vous apprendre est d’effectuer cette procédure manuellement, peu importe si vous n’avez aucune connaissance ou expérience pour appliquer cet outil car il s’agit d’une procédure très simple et rapide à exécuter.

Pour ce faire, suivez chacune des étapes que nous vous apprendrons ci-dessous:

• Dans le panneau de navigation Access, vous devez choisir une table ou une requête contenant les données des enregistrements avec lesquels vous souhaitez travailler
• Ensuite, vous devez cliquer sur l’onglet «Créer» puis sur l’option «Rapport».

• Après cet accès, vous créez automatiquement un rapport tabulaire et l’affiche en mode présentation . Si le rapport contient trop de champs, il est fort probable qu’il s’étendra sur plus d’une page.
• Avant de vouloir appliquer un ordre ou un regroupement, vous devez garder à l’esprit que vous voudrez peut-être changer la taille des colonnes , ainsi qu’en éliminer certaines que vous ne voulez pas , cela vous aidera à adapter tout cela à la largeur d’une page. Si vous souhaitez supprimer une colonne, vous devez faire un clic droit sur la colonne et là vous sélectionnez l’option «Supprimer la colonne».

• Maintenant, vous devez à nouveau faire un clic droit mais cette fois sur cette colonne où vous souhaitez regrouper ou trier les données , lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un menu déroulant apparaîtra , vous devez y sélectionner l’élément «Grouper au nom du champ», afin que vous puissiez mieux comprendre cela Si vous cliquez sur la colonne «Champ 1» , dans le menu déroulant, vous trouverez l’option «Regrouper dans le champ 1».

• Lorsque ce regroupement est appliqué, le programme déplace le champ de regroupement vers la colonne la plus à gauche , puis regroupe les colonnes restantes . Parfois, un total général est également ajouté à la section de pied de page du rapport.
• Enfin et éventuellement, vous pouvez accéder aux paramètres des options de regroupement et de tri et là vous pouvez ajouter ou modifier le regroupement et le tri d’un rapport existant .

Avec l’assistant

Une autre façon de créer des rapports groupés consiste à utiliser l’assistant , cet assistant génère généralement une série de questions et crée plus tard un rapport basé sur chacune des réponses qui ont été données. Certaines des questions présentées ici concernent le nombre de champs que vous souhaitez utiliser pour regrouper le rapport.

Lorsque tout cela a été créé, il peut être utilisé tel quel ou vous pouvez le modifier si vous le souhaitez. Il convient également de mentionner qu’avant de démarrer l’assistant, il est nécessaire de choisir la source de données.

Pour effectuer l’exécution de cette méthode, il faudra suivre chacune de ces étapes:

Démarrez l’assistant de rapport dans Access

• La première chose à faire est d’aller dans l’onglet «Créer» , puis dans la section «Rapport» et là vous sélectionnez l’option «Assistant Rapport».

• L ‘ «Assistant de création de rapports» démarre alors .
• Vous devez maintenant sélectionner la liste déroulante des «Tables et requêtes» et y choisir la table ou la requête où se trouvent les données à inclure dans le rapport.
• Ici, vous devez sélectionner les champs de la liste «Champs disponibles» pour pouvoir les choisir.
• Le programme commencera à déplacer les champs vers la liste des «Champs sélectionnés» et de la même manière vous pourrez cliquer sur les boutons qui se trouvent dans la case » Champs disponibles» et sur «Champs sélectionnés» pour que ceux-ci soient ajoutés ou suppression.

• Si, pour une raison quelconque, il existe une autre table qui contient des champs que vous souhaitez inclure dans le rapport, vous devez sélectionner la liste déroulante «Table et requête» et là vous choisissez l’autre table qui contient les champs que vous souhaitez ajouter.
• Cliquez sur «Suivant» une fois que vous avez terminé d’ajouter tous les champs.

Enregistrements de groupe dans l’assistant

Pouvoir regrouper les enregistrements vous permettra de les organiser par groupes, cela dépendra du fait qu’ils traitent les données , mais par exemple cela pourrait être par région ou par fournisseur . Ces groupes permettent d’ identifier plus facilement les régions entre les groupes et ainsi d’obtenir plus facilement les informations nécessaires .

Ces regroupements permettent également d’obtenir plus facilement des informations récapitulatives ou de calculer des pourcentages et des totaux. Désormais, si le rapport est composé de plusieurs tables , l’assistant sera chargé d’établir une relation entre les tables pour déterminer comment l’utilisateur peut présenter les informations .

Pour ce faire, il est nécessaire de suivre ces étapes:

• Sur la page de l’assistant de rapport demandant Voulez-vous ajouter un niveau de regroupement? Vous devez sélectionner l’un des noms de champ dans la liste, puis cliquer sur «Suivant».
• Si vous souhaitez ajouter des niveaux de regroupement , vous devez double-cliquer sur l’un des noms de champ de la liste pour les ajouter au rapport .
• De la même manière, vous pouvez supprimer ou supprimer un niveau de regroupement, pour cela vous devez cliquer sur le niveau sur la page située à droite de la boîte de dialogue . À l’aide des boutons fléchés, vous pouvez ajouter ou supprimer des niveaux de regroupement et de la même manière ajuster la priorité d’un niveau de regroupement en sélectionnant et en cliquant sur le bouton «Priorité».

• Vous devez maintenant cliquer sur la section «Options de regroupement» et la fenêtre «Intervalles de regroupement» y sera affichée .
• Ici, vous pouvez choisir pour chaque champ de niveau de groupe un intervalle de regroupement. Ces plages vous permettent de personnaliser la façon dont les enregistrements sont regroupés .
• Dans ces cas, l’assistant propose différentes options dans la liste des «Intervalles de regroupement», dont certaines sont la date , et vous pouvez y obtenir ce que sont les «Année, Trimestre, Semaine, Mois, Jour, Heure, Minutes».

• Une fois le type d’intervalle défini et sélectionné, vous devez cliquer sur «OK» puis sur «Suivant» pour terminer cette procédure.

Modifier les rapports groupés

Enfin, si vous avez déjà créé un rapport groupé et que vous souhaitez le trier ou le grouper ou le modifier, il vous faudra alors suivre chacune des étapes que nous allons vous expliquer ci-dessous:

Ajouter des regroupements, un tri et des totaux

Ici, vous pouvez effectuer des processus très simples de regroupement, de création de totaux et de tri, où il suffit de faire un clic droit sur les champs de la vue de présentation et de sélectionner chacune des actions que vous souhaitez effectuer dans le menu déroulant qui apparaît à l’écran . Si vous souhaitez changer la vue de présentation, vous devez cliquer sur le bouton droit sur le nom du rapport et là cliquer sur «Vue de présentation».

Compte tenu de tout cela, ce qui suit sera d’effectuer ces étapes:

• Depuis l’onglet «Conception», vous devez vous rendre dans la section «Regroupement et totaux» puis sélectionner l’élément «Regrouper et trier».

Trier par champ unique

Afin de classer les champs de cette manière, il est nécessaire de suivre ces étapes:

• La première chose à faire est de faire un clic droit sur l’une des valeurs du champ que vous souhaitez trier.
• Maintenant, dans le menu déroulant qui y apparaît, vous devez sélectionner l’option «Trier» que vous souhaitez. Dans ce cas, vous trouverez les options «Trier de A à Z», «Trier de Z à A», si vous souhaitez trier les champs numériques, vous devez cliquer sur l’ option «Trier du plus élevé au plus bas».

Dans ce cas, le programme commencera à trier les champs selon les paramètres qui ont été spécifiés . Si le panneau «Regroupement, ordre et total» est ouvert, vous pouvez voir qu’une nouvelle ligne «Trier par» a été ajoutée pour le champ.

Trier plusieurs champs

Dans ces cas, lorsque l’ordre de tri est appliqué en cliquant avec le bouton droit sur l’un des champs de la base de données , un seul champ peut être trié à la fois. Si le tri est appliqué à un autre champ , l’ordre de tri du premier champ est supprimé.

A ce stade, le comportement de classement est différent dans les formulaires, c’est ici que différents critères de classement sont établis en cliquant sur le bouton secondaire sur chacun des champs et en sélectionnant en même temps les critères de classement que vous souhaitez .

Groupe dans un champ

• Dans ce cas, vous devez faire un clic droit sur l’une des valeurs du champ que vous souhaitez grouper.
• Maintenant, dans le menu contextuel, vous devez sélectionner l’option «Regrouper dans».

Le système Access se chargera d’ ajouter le niveau de regroupement et à son tour crée un en-tête de groupe pour ce niveau. Si le panneau «Regroupement, ordre et total» est démarré, vous pouvez voir comment une nouvelle ligne «Regrouper dans» a été ajoutée pour le champ.

Ajouter un total à un champ

Avec cette option, vous aurez la possibilité de calculer ce qu’est une moyenne, une somme ou un décompte. Pour ce faire, un total général est ajouté à la fin du rapport et là tous les totaux du groupe seront ajoutés .

Pour ce faire, suivez ces étapes que nous vous apprendrons ci-dessous:

• Pour commencer, vous devez à nouveau faire un clic droit sur l’un des champs pour lesquels vous souhaitez calculer le total.
• Sélectionnez ensuite l’élément «total».
• Vous devez maintenant cliquer sur l’opération mathématique que vous souhaitez effectuer, soit «Somme, moyenne, inclure les enregistrements, inclure les valeurs, l’écart type, la variance, Min, Max».

Ici, le programme se chargera d’ ajouter un contrôle sur la zone de tex