Comment créer une macro pour automatiser toute tâche dans Microsoft Access à partir de zéro? Guide étape par étape

Les macros sont un outil idéal qu’Access propose pour automatiser un grand nombre de tâches et qui vous permettent d’ajouter des fonctionnalités aux rapports , formulaires et contrôles. On pourrait dire qu’ils représentent un langage de programmation simplifié intégré dans Access, qui s’écrit par la création d’une liste d’actions pouvant être effectuées.

Lors de la création d’une macro , l’étape suivante consiste à sélectionner l’action que vous souhaitez exécuter dans une liste déroulante et enfin à renseigner les informations nécessaires pour chaque type d’action. En bref, ils sont parfaits pour simplifier et automatiser les processus.

Dans cet article, nous vous dirons tout ce que vous devez savoir sur Comment créer une macro pour automatiser toute tâche dans Microsoft Access à partir de zéro. Nous vous apprendrons également quels types de tâches peuvent être automatisés et quelques conseils de sécurité pour les utiliser en toute sécurité.

Quelles tâches peuvent être automatisées dans Access avec une macro?

À l’aide des macros Access, il est possible d’ enchaîner et d’organiser différentes instructions dans le but de faciliter la génération de systèmes et d’accélérer le travail de routine. Tout d’abord, il convient de préciser que les bases de données Access sont constituées d’une série d’objets tels que des formulaires, des requêtes, des tableaux , des états, etc. Au fil du temps, la base de données peut devenir très volumineuse, il est donc pratique de choisir d’automatiser les processus et ainsi d’accélérer l’exécution de certaines tâches.

Pour cela, il existe des macros dans Access, qui sont très similaires à celles qui peuvent être enregistrées dans Word et d’autres programmes Office. Cependant, dans ce cas, les macros sont constituées d’une série d’instructions directes appelées «actions» , qui effectuent toutes sortes de tâches selon l’ordre indiqué. Ainsi, on peut dire que c’est un outil vraiment bénéfique pour tous les types d’utilisateurs. Quant à Quelles tâches peuvent être automatisées dans Access avec une macro? ,

Nous les résumons dans la liste suivante:

• Recherchez certaines valeurs dans la table de base des formulaires.
• Transférer des fichiers.
• Ajoutez un menu.
• Exécutez une requête qui implique un filtre d’enregistrement.
• Renommez n’importe quelle section d’une base de données.
• Agrandir ou réduire une fenêtre.
• Déplacer ou redimensionner une fenêtre.
• Fermer la fenêtre.
• Annuler un enregistrement.
• Définissez un élément de menu.
• Ouvrez une requête.
• Ouvrez une table.
• Sélectionnez un objet.
• Imprimez un objet.

Voici certaines des actions que vous pouvez configurer pour s’exécuter via une macro Access . Cependant, la liste est très longue. Dans le programme, vous pouvez choisir celui qui vous convient le mieux en fonction de vos besoins.

Accéder au générateur de macros Qu’est-ce que cet outil et comment fonctionne-t-il?

Comme son nom l’indique, c’est la fenêtre à travers laquelle il est possible de créer une macro dans Access . Avec la mise à jour effectuée à partir de la version 2010, une série de modifications ont été apportées qui ont considérablement amélioré l’interface du générateur pour la rendre beaucoup plus conviviale. Cela facilite grandement la création, la modification et le partage de macros Access.

Pour pouvoir afficher le générateur de macros d’interface utilisateur, vous devez:

• Accédez au groupe Macros et code sous l’onglet Créer .
• Une fois là-bas, cliquez sur Macro .

Pour afficher le Générateur de macros pour les macros de données, suivez la procédure ci-dessous:

• Ouvrez une table en mode Feuille de données .
• Dans l’onglet Tableau, en particulier dans les groupes Événements précédents et Événements ultérieurs , cliquez sur l’une des commandes d’événement. Par exemple, vous pouvez cliquer sur Avant la modification ou Après l’insertion.

En dehors de tout cela, vous devez connaître certaines des principales fonctionnalités offertes par le générateur de macros Access.

Ceux-ci sont:

• Catalogue de stock – Tous les stocks sont organisés par type et peuvent être facilement recherchés.
• IntelliSense: lorsque l’utilisateur tape une expression, IntelliSense suggère des valeurs possibles et leur permet de sélectionner la bonne si nécessaire.
• Raccourcis clavier – Vous permet d’utiliser des combinaisons de touches pour une saisie de macro beaucoup plus facile et plus rapide.
• Déroulement du programme: avec cela, il est possible de créer des macros beaucoup plus lisibles avec des lignes de commentaires, ainsi que des groupes d’actions.
• Instructions conditionnelles: grâce à cette caractéristique, l’exécution d’une logique plus complexe avec compatibilité avec if …
• Partage plus facile: cela signifie que vous pouvez copier une macro, puis la coller avec XML dans un e-mail, un blog, un exemple de site Web de code ou même un groupe de discussion.
• Réutilisation des macros: le catalogue d’actions affiche les autres macros que vous avez créées et vous permet de les copier dans celle sur laquelle vous travaillez.

Apprenez étape par étape à créer une macro dans Access à partir de zéro

Comme nous l’avons indiqué ci-dessus, à l’ aide de macros, vous pouvez automatiser des tâches qui sont généralement répétitives . Dans Access, vous avez la possibilité de créer trois types de macros: indépendantes, intégrées ou une sous-macro.

Nous expliquons étape par étape dans chaque cas:

Indépendant

Cette procédure crée un objet macro distinct qui s’affiche dans des macros dans le volet de navigation. Son utilisation est recommandée lorsque vous souhaitez réutiliser la macro à de nombreux endroits de l’application . En l’appelant à partir de macros, vous évitez de dupliquer le même code à plusieurs endroits.

Pour créer une macro indépendante, vous devez:

• Accédez au groupe Macros et code , dans l’onglet Créer .
• Cliquez sur Macro . Ensuite, le générateur de macros s’ouvrira.
• Dans la barre d’outils d’accès rapide , cliquez sur Enregistrer .
• Dans la zone Enregistrer sous , tapez le nom de votre choix pour la macro. Appuyez ensuite sur OK .
• Choisissez l’action que vous souhaitez exécuter avec votre macro dans le panneau Catalogue d’actions.
• Ajoutez cette action à votre macro dans la liste Ajouter une nouvelle action .
• Remplissez les arguments . La plupart des actions nécessitent au moins un argument.

Embarqué

En créant des macros incorporées, vous créez une macro qui sera incorporée dans une propriété d’événement d’un objet. Notamment, il n’apparaît pas dans le volet de navigation, mais peut être appelé à partir d’événements tels que Au chargement ou Au clic. Gardez à l’esprit que la macro fera partie du formulaire ou de l’objet de rapport, il est donc recommandé d’utiliser des macros incorporées pour automatiser des tâches spécifiques d’un rapport ou d’un formulaire particulier .

L’étape par étape dans ces cas est:

• Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l’état qui contiendra la macro dans le volet de navigation. Appuyez ensuite sur dans la vue Présentation .
• Au cas où la feuille de propriétés ne s’affiche pas , vous devez appuyer sur F4 pour l’afficher.
• Cliquez sur le contrôle ou la section qui a la propriété d’événement dans laquelle vous souhaitez insérer la macro. De même, vous pouvez sélectionner la section ou le champ à l’aide de la liste déroulante située sous Type de sélection , en haut de la feuille de propriétés.
• Accédez à l’onglet Événement , dans le volet Office Feuille de propriétés .
• Sélectionnez dans la zone de propriété pour l’événement sur lequel vous souhaitez déclencher la macro . Par exemple, si vous souhaitez qu’une macro s’exécute lorsqu’un bouton de commande est cliqué, cliquez dans la zone de propriété lors d’un clic.
• Si la zone de propriété contient les mots «Macro incorporée» , cela signifie qu’une macro a déjà été créée pour cet événement particulier. Il faut savoir qu’il est possible de le modifier.
• Si la zone contient les mots «Procédure événementielle» , cela signifie qu’une procédure Visual Basic pour Applications (VBA) a été créée pour cet événement. Avant d’insérer la macro dans l’événement, vous devez supprimer la procédure.
• Pour ce faire, vous pouvez supprimer les mots «Procédure événementielle» , mais vous devez examiner la procédure événementielle pour vous assurer que sa suppression n’interrompt pas les fonctionnalités nécessaires de la base de données. Dans de tels cas, vous pouvez recréer la fonctionnalité de la procédure VBA via une macro incorporée.
• Appuyez sur le bouton Générer .
• Si la boîte de dialogue Choisir un générateur s’affiche , assurez-vous que le générateur de macros est sélectionné . Appuyez ensuite sur OK .
• Le générateur de macros s’ouvrira , où vous pourrez ajouter les actions souhaitées.

Submacro

Au lieu de créer plusieurs macros individuellement, vous pouvez choisir de créer des sous-macros . Un sous – macro est conçu par nom dans les actions de la macro ExécuterMacro ou OnError . Pour ajouter un bloc de sous-macro à une macro, vous devez le faire de la même manière qu’une action de macro normale . Une fois que vous avez ajouté un bloc de sous-macro, vous pouvez y faire glisser des actions de macro ou sélectionner une série d’actions dans la liste Ajouter une nouvelle action affichée dans le bloc.

Certains aspects à prendre en considération concernant cette question sont:

• Il est possible de créer un bloc de sous-macros en sélectionnant une ou plusieurs actions, en appuyant avec le bouton droit. Ensuite, vous devez sélectionner Créer le bloc de sous-macros .
• Les sous-macros doivent toujours être les derniers blocs d’une macro , c’est-à-dire que vous ne pouvez ajouter aucune action (sauf plus de sous-macros) sous une sous-macro. En cas d’exécution d’une macro qui ne contient que des sous-macros sans nommer spécifiquement la sous-macro souhaitée, seule la première sera exécutée.
• Pour pouvoir nommer une sous-macro , utilisez la syntaxe suivante: Sous – macroname.

Conseils de sécurité macro pour une utilisation en toute sécurité

Il existe quelques conseils de base que vous pouvez prendre en compte lors de la création de macros pour les utiliser sans aucun risque . Tout d’abord, vous devez savoir que dans les versions précédentes d’ Access, de nombreuses fonctions ne pouvaient pas être exécutées sans écrire du code VBA.

Cependant, les versions plus récentes ont ajouté de nouvelles fonctionnalités et des actions de macro qui aident à éliminer le besoin d’écrire du code . Cela rend le processus d’ajout de fonctionnalités à une base de données plus facile et réduit la marge d’erreur, ce qui signifie que la procédure est beaucoup plus sécurisée.

Certaines des nouvelles fonctionnalités dont nous vous recommandons de profiter sont:

Macros intégrées

Grâce à eux, l’utilisateur a la possibilité d’incorporer des macros dans l’un des événements fournis par un rapport , un contrôle ou un formulaire. Ils ne sont pas disponibles dans le volet de navigation, car ils font partie du formulaire, de l’état ou du contrôle dans lequel ils ont été créés. À part cela, si vous créez une copie d’un formulaire, d’un contrôle ou d’un état contenant des macros incorporées, les macros seront également présentes dans la copie.

Une plus grande sécurité

Si le bouton Afficher toutes les actions n’est pas mis en surbrillance dans le Générateur de macros, les seules actions et arguments RunCommand disponibles à l’utilisation sont ceux qui ne nécessitent pas de statut d’approbation pour s’exécuter. Une macro qui a été générée via ces actions sera exécutée même lorsque la base de données est en mode désactivé.

Lorsqu’il s’agit de bases de données contenant des actions de macro qui ne sont pas présentes dans la liste de confiance (ou dans une base de données contenant du code VBA) , il sera nécessaire de leur accorder explicitement l’état de confiance .

Gestion des bogues et débogage

Pour aider les utilisateurs à minimiser la marge d’erreurs, Access fournit des actions de macro telles que OnError et ClearMacroError , avec lesquelles vous pouvez effectuer certaines actions spécifiques lorsque des erreurs se produisent lors de l’exécution d’une macro. En plus de cela, l’action SingleStep vous permettra de passer en mode étape par étape à tout moment de votre macro, afin que vous puissiez observer de près son fonctionnement en ne voyant qu’une seule action à la fois.

Variables temporelles

Il existe trois actions de macro qui vous permettent de créer et d’utiliser des variables temporaires dans les macros , à savoir: SetTempVar, RemoveTempVar et RemoveAllTempVars . Ils sont recommandés pour une utilisation dans des expressions conditionnelles pour contrôler l’exécution des macros ou pour transmettre des données vers ou depuis des formulaires ou des rapports.

Ils servent même à d’autres fins qui nécessitent un lieu de stockage temporaire pour une valeur . En dehors de cela, vous devez savoir qu’ils sont également accessibles dans VBA, vous pouvez donc les utiliser pour communiquer des données entre les modules VBA. Sans aucun doute, grâce à cette série de fonctionnalités intégrées, vous aurez une meilleure expérience de création de macros dans Access. Profitez-en et vous verrez que le processus se déroulera plus facilement et en toute sécurité! .

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