Comment créer un rapport de base pour résumer les informations dans une base de données Microsoft Access? Guide étape par étape

Dans l’environnement de bureau, sans aucun doute, l’ un des meilleurs programmes est Microsoft Access . Eh bien, grâce à de nombreux outils et options, le logiciel permet à ses utilisateurs de gérer les documents de la base de données pour une gestion optimale de tout type d’informations . Ainsi, efficacement, ils pourront rechercher, organiser et présenter leurs données à un niveau technique .

De son côté, Access est aussi un programme qui se caractérise par la garantie d’ une collecte de données agile et intuitive , afin d’offrir une excellente expérience utilisateur pour fournir les meilleures bases de données possibles . En plus de cela, il propose des tableaux , des requêtes , des formulaires et des états .

Dans le cas des rapports, ils sont estimés comme des utilitaires spéciaux pour pouvoir résumer facilement les informations d’une base de données . Par conséquent, afin que vous puissiez profiter de cette excellente solution, nous allons vous présenter ici à quoi sert un rapport dans une base de données, quels sont les outils utilisés pour cela et comment est la procédure à suivre pour le créer .

Qu’est-ce qu’un rapport et à quoi sert-il dans une base de données Microsoft Access?

En termes généraux, un rapport est défini comme la description détaillée des caractéristiques, particularités et circonstances d’un certain sujet . Par conséquent, il s’agit principalement de recueillir les résultats et les conclusions d’un processus de recherche et d’observation, de manière concise et ordonnée . De cette manière, il présentera ces informations à certains téléspectateurs spécifiques (grand public, public spécialisé ou de niveau supérieur).

Désormais, dans Microsoft Access , un rapport est constitué d’ un objet de base de données qui permet d’exposer les informations dudit document à des fins différentes et, surtout, de résumer les informations à présenter. Par conséquent, ce sont des éléments qui servent à afficher ou à diffuser un résumé des données , à fournir des détails sur un enregistrement spécifique, à archiver des instantanés des informations et à créer des étiquettes.

Entre autres détails, il convient de noter que la conception d’un rapport Access se compose de plusieurs sections qui sont généralement affichées dans la vue Conception du programme . Alors que, pour créer des rapports de manière optimale, il est important de savoir comment chaque section fonctionne.

Par conséquent, nous nommons ici ce qu’ils sont :

• En-tête de rapport : utilisé pour afficher les informations qui apparaissent sur une page de garde, qu’il s’agisse d’un titre, d’une date ou d’un logo. Eh bien, c’est au début du rapport.
• En- tête de page : Fondamentalement, il est utilisé pour répéter le titre du rapport sur toutes les pages existantes. Ainsi, il est situé au début de chaque page.
• En-tête de groupe : il est utilisé pour imprimer le nom du groupe et fonctionne en fonction du nombre de niveaux de regroupement qui ont été ajoutés. Qui peut être obtenu au début de chaque nouveau groupe d’enregistrements.
• Détail : il s’agit d’une section qui est observée une fois pour chaque ligne de la source d’enregistrement et dans celle-ci, les contrôles qui font partie du corps principal du rapport dans Access sont affichés .
• Pied de page de groupe : il se trouve à la fin de chaque groupe d’enregistrements et vous permet d’imprimer les informations récapitulatives d’un groupe spécifique.
• Pied de page : En général, c’est une section qui sert à imprimer des informations sur chaque page ou, à défaut, leurs numéros. Ainsi, il est observé à la fin de chaque page.
• Pied de page du rapport : il se trouve à la fin du rapport et est utilisé pour afficher les informations récapitulatives sur l’ensemble du rapport dans le programme.

Quels sont les outils Access pour créer un rapport sur une base de données?

Pour compiler un rapport dans une base de données Access, le logiciel propose des outils avec lesquels il est possible de les créer. L’un d’eux est constitué de l’assistant de rapport qui est un utilitaire utilisé comme guide lors de la création du rapport. Compte tenu de cela, il se charge de vous guider pas à pas durant ce processus .

En plus de cela, un autre outil que vous pouvez utiliser pour créer un rapport est un rapport vierge qui, fondamentalement, vous permet d’ouvrir un rapport à partir de zéro via la vue Présentation, afin de créer un «auto-rapport» . En outre, vous disposez de la conception de rapport comme un autre outil pour ajouter les différents objets que vous souhaitez afficher dans le document .

En outre, vous pouvez utiliser l’outil Rapport pour préparer un rapport simple et tabuler les données contenues dans les champs de la source . Ce programme fournit même l’utilitaire Étiquettes dans lequel un assistant est affiché qui offre la possibilité de sélectionner des tailles d’étiquettes standard ou personnalisées, ainsi que de choisir le mode de stockage et les champs à afficher .

Parmi tous ces utilitaires, sans aucun doute, la meilleure alternative se réfère à l’assistant de rapport . Puisqu’il s’agit d’une fonctionnalité du programme Microsoft qui facilite le processus de création, à partir d’une série de questions avec lesquelles le rapport sera généré en fonction de toutes les réponses fournies .

Apprenez étape par étape à créer un rapport de base dans Microsoft Access à partir de zéro

Désormais, si vous souhaitez créer un rapport lorsque votre base de données contient une structure de table et des relations bien conçues , vous devez connaître chacune des étapes à effectuer pour exécuter correctement la procédure.

En conséquence, ci-dessous, nous expliquons ce que vous devez faire dans Access pour ce faire:

Sélectionnez une source de journal

Bien que cela soit vrai, la source d’enregistrement d’un rapport dans Access peut être une requête nommée, une requête incorporée ou une table . Par conséquent, ces éléments doivent avoir toutes les lignes et colonnes de données qui seront affichées dans le rapport ultérieurement .

Il convient de noter que, si la source d’enregistrement n’existe pas encore, vous devrez utiliser l’outil Rapport vierge . Cependant, vous pouvez également choisir de créer les tables ou la requête , en sélectionnant l’un de ces utilitaires dans le panneau de navigation. En revanche, si les données à utiliser proviennent d’une requête ou d’une table existante, il vous suffit de choisir la requête ou la table dans le panneau de navigation et de passer à l’étape suivante .

Choisissez un outil de reporting

Ensuite, il est temps de choisir un outil de reporting, selon l’option que vous préférez, pour pouvoir créer votre formulaire et synthétiser les informations de votre base de données. Pour ce faire, allez dans la barre d’options du programme et cliquez sur l’onglet «Créer» pour y localiser le groupe Rapports et faire ce choix . En ce sens, il vous suffit de cliquer sur la solution que vous souhaitez utiliser. Soit: rapport, présentation de rapport, rapport vierge, assistant de rapport ou étiquettes .

Créer le rapport en question

Une fois que vous avez sélectionné l’outil que vous souhaitez utiliser pour créer votre rapport, Access affichera l’élément en mode Mise en page . Si un assistant apparaît dans le logiciel, il vous suffit de suivre les étapes indiquées et de cliquer sur «Terminer» à partir de la dernière page .

Ensuite, grâce à la vue Présentation, vous avez la possibilité d’effectuer les opérations suivantes, selon vos besoins, pour visualiser l’aspect souhaité:

• Modifiez la taille des champs et des étiquettes , simplement en les sélectionnant et en faisant glisser les bordures jusqu’à ce qu’elles acquièrent la taille que vous préférez.
• Déplacez un champ , simplement en le sélectionnant et en le faisant glisser vers le nouvel emplacement.
• Combinez ou divisez des cellules, sélectionnez ou supprimez des champs ; ceci, à partir des commandes qui apparaissent dans le menu contextuel lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un certain champ.

Obtenez un aperçu avant impression

Enfin, pour voir un aperçu avant impression de votre rapport et vous assurer que tout est en parfait état avant d’obtenir le document physique, vous devez procéder comme suit:

• Accédez au panneau de navigation du programme .
• Maintenant, où se trouve votre rapport, cliquez avec le bouton droit de la souris .
• Ensuite, parmi les options disponibles, sélectionnez «Aperçu avant impression» .
• À ce stade, vous pouvez ajuster la mise en page ou la taille de la page, mettre à jour les données du rapport et effectuer un zoom avant, un zoom arrière ou afficher plusieurs pages à la fois . Comme, imprimez le fichier .

Si vous avez des questions, laissez-les dans les commentaires, nous vous répondrons dans les plus brefs délais, et cela sera également d’une grande aide pour plus de membres de la communauté. Je vous remercie!