Accéder à la fenêtre principale De quoi s’agit-il et quels sont tous les éléments qui s’y trouvent?

Si vous souhaitez tirer le meilleur parti d’ Access, vous devriez lire cet article jusqu’à la fin car nous vous montrerons les meilleurs trucs et astuces pour que vous soyez un expert en gestion de bases de données .

De plus, nous expliquerons ce qu’est la fenêtre principale, à quoi elle sert et quelles sont toutes les options dont vous disposez dans cet outil Microsoft.

Ne manquez pas si vous souhaitez devenir un professionnel d’ Access afin de pouvoir gérer une grande quantité d’informations liées à votre travail . Avec ces conseils que nous allons vous montrer, vous économiserez des étapes et augmenterez votre efficacité au travail.

Quelle est la fenêtre d’accès principale et à quoi sert-elle?

La fenêtre principale Access est la barre d’options en haut de l’écran et dans laquelle vous trouverez tous les outils nécessaires pour que vous puissiez travailler avec les différentes fonctions du programme Microsoft. De cette façon, vous serez en mesure d’ exécuter les commandes d’une manière beaucoup plus facile, en utilisant les raccourcis clavier ou souris.

Il est divisé en différents menus , qui à leur tour sont constitués de plusieurs groupes d’outils contenant des fonctions spécifiques , qui sont séparées selon le type de tâche qu’ils peuvent exécuter. Vous trouverez également dans la fenêtre principale la table de données avec laquelle vous allez travailler. Si vous cliquez sur un nouveau fichier, il apparaîtra en blanc étant très similaire à une feuille de Microsoft Excel .

Quelles sont toutes les options de la fenêtre principale d’accès?

Comme nous vous l’avons dit dans la section précédente, la fenêtre principale d’accès est composée de différentes options .

Nous vous montrerons ci-dessous chacun d’entre eux et quels sont les outils que vous pouvez y trouver:

Tableau de données

Microsoft Access fonctionne à travers des tables, qui sont constituées de lignes et de colonnes que vous pouvez relier et former un ensemble de tables pour former une base de données organisée. Son interface graphique est similaire à celle d’une feuille de calcul Excel. Vous aurez la possibilité d’ajouter des objets et de modifier le type de saisie grâce à des filtres que vous aurez établis par défaut.

Le menu Démarrer

Dans ce menu, vous trouverez tous les outils qui sont liés aux données et qui vous aideront à choisir si vous voulez une vue Conception ou Feuille de données . En outre, vous pouvez trier et filtrer les informations , effectuer une vérification orthographique, choisir la police (taille et couleur) et également utiliser l’outil Rechercher et remplacer .

Créer un menu

Il s’agit de l’un des groupes d’outils les plus utilisés dans Access et est utilisé pour créer une nouvelle table à l’ aide d’une conception dans laquelle vous pouvez ajouter des champs et définir des options d’index ou via des listes SharePoint .

Vous pourrez également choisir un assistant de requête ou créer une requête dans laquelle vous pourrez inclure une boîte de dialogue. Parmi les éléments les plus importants figurent les formulaires , qui vous permettront de travailler avec un assistant , de naviguer avec des onglets horizontaux ou verticaux et de concevoir un nouveau formulaire en mode Création .

D’autre part, vous trouverez un groupe de fonctions qui vous permettront de travailler avec des rapports . Vous pourrez créer un rapport vide, en concevoir un de sorte que vous puissiez ajouter des fonctions qui sont au moyen de groupes par données totales. Enfin, vous trouverez la Macro afin que vous puissiez ajouter des tâches répétitives et les automatiser , cela vous permettra d’effectuer moins d’étapes lorsque vous travaillez.

Menu des données externes

N’oubliez pas qu’Access est un programme dans lequel vous pouvez relier différentes tables en créant des bases de données, vous devrez donc importer et exporter des données externes . Pour effectuer cette tâche, vous devrez aller dans le menu Données externes . Dans ce secteur de l’écran principal, vous pourrez importer et lier les sources de données. Ensuite, vous aurez la possibilité de les exporter vers Excel, un fichier XML, un fichier texte ou de l’envoyer par email.

Outils de base de données

Lorsque vous devez travailler spécifiquement avec la base de données que vous avez créée, vous devrez utiliser le menu Outils de base de données . Dans ces fonctions, vous pouvez compacter et réparer la base de données lorsqu’elle n’est pas compatible ou si vous trouvez une erreur avec un élément spécifique.

Vous pourrez exécuter des macros et définir des relations de données afin que les champs puissent être mis en correspondance avec d’autres tables. Vous devez également utiliser ce menu pour établir des relations avec les dépendances d’objets lorsque vous effectuez des requêtes basées sur certaines tables. Un autre avantage que vous aurez lorsque vous utiliserez ce type de menu est que vous pourrez déplacer les données et gérer les modules complémentaires de manière simple. Enfin, vous pourrez analyser les performances grâce au documentateur de base de données.

Des champs

Dans ce type de menu, vous serez en mesure de travailler chaque fois que vous aurez besoin de modifier les champs d’une table . Vous pourrez choisir le type de vue dont vous avez besoin, ajouter et supprimer des types de champs (n’oubliez pas que ceux-ci peuvent être du texte, un lien hypertexte, un numéro et une date, entre autres). Avec cet outil, vous pouvez également ajouter les noms, le titre et la description à chaque champ . Enfin, vous pouvez modifier un format et effectuer une validation pour vérifier une règle spécifique ou configurer un message d’erreur.

Table

Lorsque vous devez travailler avec les propriétés d’une table, vous devez utiliser ce menu pour effectuer votre tâche. De cette façon, vous pourrez connaître, examiner et valider les événements pour déterminer la bonne exécution des macros (dont vous pouvez également créer et modifier le nom de ce secteur). Enfin, vous pourrez créer des relations pour les données dans les différentes tables et afficher des objets utilisant les requêtes basées sur certaines tables.

Outils de table

Il s’agit d’un menu déroulant que vous pouvez trouver à côté de chaque champ et dans lequel vous pouvez sélectionner différentes options qui vous aideront, entre autres, à formater, trier et filtrer les données.

Trucs et astuces pour tirer le meilleur parti de Microsoft Access

Voici quelques conseils et astuces pour que vous puissiez tirer le meilleur parti d’Access et devenir un expert en un rien de temps.

Voyons voir:

Utilisez des modèles prédéfinis

Lorsque vous vous lancez dans la gestion de bases de données ou que vous êtes déjà un utilisateur avancé dans Access, il ne faut pas négliger l’utilisation de modèles prédéfinis par Microsoft. Cela vous fera gagner du temps et définira également les paramètres de formulaire et les mises en page dans un tableau plus rapidement. Pour ce faire, vous devrez vous rendre dans l’onglet Fichier , puis vous devrez cliquer sur Nouveau et choisir, dans la barre de recherche, le type de base de données que vous souhaitez.

Créez des macros pour automatiser les tâches

L’utilisation de macros vous aidera à automatiser les tâches répétitives . De cette façon, vous pouvez générer une combinaison de touches ou l’inclure dans le menu rapide (situé en haut à gauche de l’écran) afin de pouvoir effectuer plusieurs étapes en une. Vous pouvez le faire en allant dans le menu Tableau , en recherchant le groupe d’outils Relations et en cliquant sur Macro nommée . Ensuite, vous devrez attribuer un nom, exécuter la tâche et cliquer sur Enregistrer .

Analyser les performances de la base de données

Lorsque vous commencez à travailler sur la base de données et que vous intégrez différents éléments, vous risquez de faire des erreurs, il vous sera donc nécessaire de voir quelles sont les performances d’une ou plusieurs tables et d’une base de données Access complète.

Pour cela, vous devrez aller dans Outils de base de données , choisir le groupe Analyser et cliquer sur Analyser les performances . Une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous aurez un détail des requêtes, formulaires, états et macros que contient le document. Vous pourrez contourner certains de ces composants en un seul clic. Vous pouvez également analyser le tableau , grâce à un assistant (en cliquant sur Analyser le tableau ), dans lequel il vous montrera les informations qui se répètent et comment vous pouvez mettre à jour différentes tables en même temps.

Si vous avez des questions, laissez-les dans les commentaires, nous vous répondrons dans les plus brefs délais, et cela sera également d’une grande aide pour plus de membres de la communauté. Je vous remercie!