Macros Microsoft Word Que sont-elles, à quoi servent-elles et quels sont les avantages de leur utilisation?

Aujourd’hui, Microsoft Word est le premier traitement de texte au monde. Depuis, c’est un outil très complet pour créer, éditer, personnaliser et gérer n’importe quel document numérique .

C’est pourquoi de nombreux étudiants et professionnels s’appuient sur ce programme pour réaliser des textes numériques de toute nature. Par conséquent , ils doivent constamment exécuter une série de tâches qui se répètent dans toutes leurs écritures et pour cela, les macros Word ont été créées .

Ainsi, afin d’automatiser vos tâches les plus courantes dans Word, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité. Par conséquent, il est efficace de savoir à quoi servent les macros, quels sont leurs avantages et leurs types , ainsi que le processus à suivre pour les activer et les exécuter .

Qu’est-ce qu’une macro dans Microsoft Word et à quoi sert cet outil?

Fondamentalement, une macro est une série de commandes, de modèles et d’instructions regroupés sous la forme d’un indicatif unique capable d’exécuter une tâche automatiquement . En d’autres termes, ladite série d’instructions spécifie une séquence d’entrée spécifique pour démarrer plusieurs actions simultanément, une fois qu’elles sont envoyées au programme.

De cette manière, c’est une fonctionnalité qui permet d’automatiser une séquence de mouvements répétitifs de la souris ou un ensemble de frappes , avec laquelle il est possible de mécaniser plusieurs tâches qui seront exécutées les unes après les autres dans l’ordre. Avec cela, les utilisateurs obtiendront beaucoup plus de productivité lors de l’édition ou de la gestion de leurs documents dans Microsoft Word.

Quels sont les avantages de l’utilisation de macros dans Microsoft Word?

Étant donné que les macros Word ont la capacité d’automatiser un ensemble d’actions basées sur une série de commandes ou d’instructions, elles sont bien sûr considérées comme des éléments très utiles dans le programme, grâce à la grande utilité qu’elles offrent .

Raison pour laquelle, ils garantissent plusieurs avantages qu’il est important de prendre en compte et, ensuite, nous mentionnons chacun d’entre eux:

• Ils permettent de gagner du temps sur toutes les tâches fréquemment exécutées dans Word . Depuis, ils ne nécessitent pas un ensemble de frappes ou une séquence de mouvements de routine de la souris.
• Les macros sont très faciles à exécuter et intuitives à utiliser , car elles ne nécessitent qu’une combinaison de touches (raccourci clavier) ou l’utilisation d’un seul bouton.
• Ils augmentent également l’utilité du programme , puisque les macros offrent la possibilité de développer de nouvelles fonctions, qu’ils pourront créer en fonction de leurs besoins. En plus de cela, ils vous permettent de personnaliser la barre d’accès rapide.
• Dans la plupart des cas, cette fonctionnalité parvient à réduire le taux d’erreur dans les documents numériques car les macros ont la particularité de toujours fonctionner parfaitement, tant que leur processus de création a été correct. En revanche, si vous effectuez les tâches manuellement, la probabilité de faire des erreurs sera augmentée.

Types de macros dans Word Quelles sont toutes celles qui peuvent être enregistrées et exécutées?

Bien que cela soit vrai, il existe plusieurs types de macros qui peuvent être enregistrées et exécutées dans Microsoft Word. Mais quelles sont ces typologies? Ensuite, nous nommons et détaillons les principales classes de macros qui se distinguent dans ce traitement de texte :

• Macro d’application : ce sont ces scripts qui sont suivis chronologiquement et sont utilisés pour économiser les tâches, essentiellement. Par conséquent, ils vous permettent uniquement d’exécuter un ensemble d’instructions et sont généralement stockés dans un emplacement spécial du logiciel .
• Macro en programmation : Ce sont des macros qui permettent de définir une abréviation pour représenter une partie d’un programme et ainsi, le programmeur peut éviter de répéter constamment des parties identiques d’un logiciel. Depuis, il utilise cette abréviation autant de fois que nécessaire.

Découvrez comment activer et exécuter des macros dans votre Microsoft Word rapidement et facilement

Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité efficace dans Word, afin d’automatiser certaines tâches que vous devez effectuer de manière répétitive ou routinière , il est essentiel de connaître chacune des étapes à suivre pour créer ou activer une macro dans ce programme, ainsi que pour lancez-le .

Par conséquent, nous détaillons ici chaque procédure :

Activer

En général, les macros créées dans Word sont affectées à un bouton ou à une combinaison de touches pour exécuter, automatiquement, la série d’instructions établies. Pour commencer, nous vous montrons comment enregistrer une macro avec un seul bouton , en tenant compte du fait qu’au lieu de la souris, vous devez utiliser le clavier pour sélectionner un texte lors de la création de la macro:

• Dans un premier temps, recherchez et accédez à n’importe quel document Word , pour vous localiser dans le ruban du programme et cliquez sur l’onglet «Affichage» .
• Après cela, positionnez-vous dans le groupe Macros et appuyez sur la flèche vers le bas de cette option, puis cliquez là où il est dit «Enregistrer une macro …» .
• Maintenant, vous devez entrer le nom que vous voulez pour cette macro , dans la barre indiquée.
• Dans la section «Enregistrer la macro dans:» , assurez-vous de sélectionner l’option «Tous les documents (Normal.dotm)» pour pouvoir utiliser cette séquence dans les fichiers suivants.
• Dans la partie «Assign macro to:» , sélectionnez «Button» .

• Ensuite, dans la barre d’outils d’accès rapide, cliquez sur la nouvelle macro et cliquez sur Ajouter . Ensuite, cliquez sur «Modifier …» et là vous devez choisir une image pour le bouton en ajoutant le nom que vous voulez. Une fois cela fait, cliquez deux fois sur OK .

• Maintenant, cliquez sur les commandes ou appuyez sur les touches pour chaque étape de la tâche, pendant le processus d’enregistrement des étapes .
• Lorsque vous avez terminé ce qui précède, revenez à l’onglet «Affichage», sélectionnez «Macros» et cliquez sur «Arrêter l’enregistrement» .

• Enfin, le bouton de la nouvelle macro sera affiché dans la barre d’outils d’accès rapide du programme .

En revanche, pour enregistrer une macro Word avec un raccourci clavier, la procédure à suivre est la suivante:

• Situé dans le document Word, cliquez sur l’onglet «Affichage» et sélectionnez l’option «Macros» pour cliquer sur «Enregistrer la macro …» .
• Après ce qui précède, entrez le nom que vous préférez pour cette macro, choisissez «Tous les documents (Normal.dotm)» dans la partie de «Enregistrer la macro dans:» et dans ce cas, dans «Attribuer une macro à:» , cliquez sur dans «Clavier» .

• Plus tard, dans la zone Commandes, choisissez la macro en question et dans «Nouvelle touche de raccourci» , tapez un raccourci clavier ou une combinaison de touches. En général, «Ctrl + touche» est utilisé et il est important de vérifier que ce raccourci n’est pas affecté à une autre fonction par défaut dans le programme.
• Aussi, choisissez l’option «Normal.dotm» dans la case «Enregistrer les modifications dans:» et faites tout ce qui précède, cliquez sur le bouton «Attribuer» .

• Maintenant, il est temps d’enregistrer les étapes et pour cela, cliquez sur les commandes ou appuyez sur les touches pour chaque étape de l’action .
• Enfin, cliquez sur «Arrêter l’enregistrement» , dans le menu «Macros» appartenant à l’onglet «Affichage» .

Courir

Fondamentalement, pour exécuter une macro dans Word, vous devez utiliser le bouton situé sur la barre d’outils d’accès rapide, utiliser la combinaison de touches affectées à une certaine action ou accéder à la liste des macros dans le programme.

Ensuite, nous expliquons chacune des étapes à suivre pour effectuer cette dernière exécution mentionnée :

• Localisez-vous dans le document Word indiqué et procédez à la sélection de l’onglet «Affichage», puis cliquez sur «Macros» .
• Maintenant, parmi les options disponibles, cliquez sur «Voir les macros» , qui est celle qui se trouve en première position.
• Après cela, ils vous montreront une liste avec toutes les macros que vous avez créées et celles-ci, bien sûr, seront identifiées avec le nom que vous leur avez attribué lors de leur enregistrement.
• Enfin, trouvez la macro que vous souhaitez utiliser, cliquez dessus et appuyez sur le bouton «Exécuter» . Toutes les instructions établies au début seront exécutées immédiatement.

Sécurité des macros Dans quelle mesure est-il sûr de l’utiliser sur des documents d’origine inconnue?

Bien que cette fonctionnalité ajoutée dans Office soit très utile et révèle des avantages notables pour les utilisateurs , elle peut malheureusement être considérée comme une menace puissante . Depuis, certaines macros dans Word contiennent des virus, il est donc considéré comme un outil idéal pour exécuter et propager des logiciels malveillants dans vos documents .

Ainsi, il y a de nombreuses années, la diffusion de virus informatiques dangereux via des macros dans des documents d’origine inconnue, s’est sensiblement accentuée et a réussi à se répandre à travers une époque . D’autant plus qu’il s’agit des seules menaces multiplateformes entre les ordinateurs Windows et Macintosh.

Mais, à partir de 2006, Microsoft a conçu des correctifs de sécurité pour Word et a ainsi réussi à éliminer les risques engendrés par ces macros . Par conséquent, actuellement, le risque d’infecter un ordinateur ou un fichier avec des virus de macros a été presque complètement réduit et ils sont de moins en moins courants, puisque le même programme parvient à régler si une macro d’origine incertaine peut être exécutée ou non; mais, de la même manière, nous vous recommandons d’y prêter attention .

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