Comment utiliser les fonctions de recherche d’informations de Microsoft Excel? Guide étape par étape

Dans Excel , vous pouvez trouver des fonctions de recherche et de référence . Avec eux, vous pouvez localiser différentes valeurs dans la feuille de calcul en fonction des critères que vous spécifiez dans votre recherche .

En ce sens, c’est un excellent outil pour lancer des informations de référence à partir de cellules . Chacune de ces fonctions a une syntaxe spécifique et vous pouvez en profiter en fonction de vos besoins.

Ici, nous allons parler de la façon d’utiliser les fonctions de recherche d’informations d’Excel avec un guide détaillé étape par étape.

Que sont les fonctions de recherche et à quoi servent-elles dans mes feuilles de calcul Excel?

Avec l’ aide des fonctions de recherche d’Excel , l’utilisateur a la possibilité de trouver tout type d’informations dont il a besoin dans une feuille de calcul . Pour utiliser ces fonctions, il suffit d’ écrire la formule correspondant à chaque cas .

De cette façon, il existe différentes fonctions de recherche et de référence qui peuvent faciliter votre travail dans Excel .

Ceux-ci sont:

• ADRESSE: aide à renvoyer une référence sous forme de texte dans une seule cellule d’une feuille de calcul.
• ZONES: affiche le nombre de zones dans une référence .
• CHOISIR: offre la possibilité de choisir une valeur dans une liste de valeurs .
• COLUMN – Affiche le numéro de colonne d’une référence .
• COLONNES: affiche le nombre de colonnes dans une référence .
• FILTRE: disponible dans Office 365 et permet de filtrer une plage de données , en fonction des critères définis par l’utilisateur.
• FORMULATEXT: pour les versions d’Office 2013. Affiche la formule dans la référence donnée sous forme de texte .
• IMPORTATION DYNAMIQUE DE DONNÉES – Disponible dans la version d’Office 2010. Affiche les données stockées dans un rapport de tableau croisé dynamique .
• Hlookup: permet la recherche dans la ligne supérieure d’une matrice et donne une valeur de la cellule spécifiée.
• HYPERLINK: permet de créer un raccourci ou un saut qui ouvre un document stocké dans un serveur réseau, sur Internet, etc.
• INDEX: choisissez une valeur dans une référence ou un tableau .
• INDIRECT: affiche une référence indiquée par une valeur de texte .
• RECHERCHE: permet d’obtenir des valeurs à partir d’ un vecteur ou d’une matrice .
• MATCH: trouver les valeurs d’une référence ou d’une matrice .
• OFFSET: affiche un mouvement de référence par rapport à une référence spécifiée .
• ROW: affiche le numéro de ligne d’une référence .
• ROWS: affiche le nombre de lignes dans une référence .
• RDTR: vous permet de récupérer des données en temps réel à partir d’un programme prenant en charge l’automatisation COM .
• TRIER: disponible dans Office 365 et trie le contenu d’une plage ou d’un tableau .
• TRIER PAR: disponible dans Office 365. Trie le contenu d’une plage ou d’un tableau en fonction des valeurs d’un tableau ou d’une plage correspondante.
• TRANSPOSE: montre la transposition d’une matrice .
• UNIQUEMENT – Disponible dans Office 365. Affiche une liste de valeurs uniques à partir d’une plage ou d’une liste .
• CONSULTAV: permet de rechercher dans la première colonne d’une matrice et de se déplacer horizontalement dans la ligne, dans le but de renvoyer la valeur d’ une cellule .
• XLOOKUP – Disponible dans Office 365. Permet à l’utilisateur de rechercher une plage ou un tableau et renvoie un élément correspondant à la première correspondance qu’il trouve . Il convient de mentionner qu’en cas d’ absence de correspondance, XLOOKUP permet de renvoyer la correspondance (approximative) la plus proche .
• XMATCH – Disponible dans Office 365. Affiche la position relative d’un élément dans un tableau ou une plage de cellules .

Étapes pour utiliser correctement les fonctions de recherche d’informations dans Excel

Tirer parti des fonctions de recherche d’informations dans Excel est plus facile qu’il n’y paraît.

Par conséquent, nous expliquerons étape par étape comment le faire correctement dans chaque cas:

Fonction RECHERCHE

L’utilisation de cette fonction est recommandée aux utilisateurs lorsqu’ils ont besoin de rechercher dans une seule ligne ou colonne et de trouver une valeur à partir de la même position dans une deuxième ligne ou colonne .

Plus précisément, SEARCH a deux options à utiliser, sous forme vectorielle et sous forme matricielle:

RECHERCHE en forme vectorielle

Avec la forme vectorielle , vous pouvez rechercher une plage d’une ligne ou d’une colonne (appelée vecteur) pour une certaine valeur. De cette façon, il le renvoie à partir de la même position mais dans une seconde plage .

La syntaxe correspondante est: SEARCH (valeur_recherche, vecteur_comparaison, [vecteur_résultat]) .

De plus, il a les arguments suivants:

• Lookup_Value (obligatoire): Il s’agit de la valeur que vous recherchez avec la fonction SEARCH dans le premier vecteur. Il peut s’agir d’un texte, d’un nombre, d’une valeur logique et même d’un nom de référence indiquant une valeur spécifique.
• Compare_vector (obligatoire) – Fait référence à une plage qui ne contient qu’une seule ligne ou colonne. Ceux-ci peuvent être des textes, des nombres ou des valeurs logiques.
• Result_vector (facultatif): est une plage qui ne contient qu’une seule colonne ou ligne. Il doit être de la même taille que lookup_vector.

Enfin, pour que ces formules affichent les résultats , il peut être nécessaire de les sélectionner dans la feuille de calcul . Pour ce faire, appuyez sur F2 puis sur Entrée . En dehors de cela, vous pouvez ajuster les largeurs des colonnes pour voir toutes les données, au cas où vous en auriez besoin.

RECHERCHE de la forme du tableau

Avec la forme de tableau de LOOKUP , vous pouvez trouver la valeur spécifiée dans la première colonne ou ligne d’un tableau . Avec lui, la valeur de la même position est affichée dans la dernière ligne ou colonne de la matrice.

Son utilisation est recommandée si les valeurs que vous recherchez se trouvent dans la première ligne ou colonne d’une matrice .

La syntaxe pour cela est: SEARCH (valeur_recherche, tableau) .

En dehors de cela, il a les arguments suivants:

• Lookup_Value (obligatoire): il s’agit de la valeur recherchée par la fonction SEARCH. Il peut s’agir d’un texte, d’un nombre, d’un nom de référence d’une valeur et même d’une valeur logique. En plus de cela, vous devez savoir que si vous ne trouvez pas la valeur_recherche, utilisez la plus grande valeur du tableau qui est inférieure ou égale à la valeur_recherche. De plus, si cette valeur est inférieure à la première ligne ou colonne (selon les dimensions de la matrice), une valeur d’erreur # N / A sera renvoyée.
• Array (obligatoire): correspond à la plage de cellules contenant des nombres, du texte ou des valeurs logiques que vous souhaitez comparer avec lookup_value.

Fonction FIND et FINDB

Avec ces fonctions, l’utilisateur peut rechercher une chaîne de texte dans une seconde chaîne . De cette manière, il renvoie le numéro de la position de départ de la première chaîne à partir du premier caractère de la seconde .

Plus précisément, FIND a deux options à utiliser, FIND et FINDB:

Fonction FIND

Il compte toujours chaque caractère comme 1 , qu’il soit à un octet ou à deux octets , quel que soit le paramètre de langue par défaut.

La syntaxe utilisée dans ces cas est: (search_text, within_text, [start_num]) .

Fonction FINDB

Il est responsable de compter chaque caractère codé sur deux octets comme 2 , si l’ option d’édition d’une langue prenant en charge DBCS a été activée . Après cela, il est défini comme langue par défaut . Sinon, la fonction comptera chaque caractère comme 1.

La syntaxe de FINDB est: (search_text, within_text, [start_num]).

Dans les deux cas, les arguments de ces fonctions sont:

• Search_text (obligatoire): texte que vous souhaitez rechercher .
• Inside_the_text (obligatoire): texte qui contient le texte que vous souhaitez rechercher .
• Start_num (facultatif): aide à spécifier le caractère à partir duquel la recherche commence .

Observations Que faut-il garder à l’esprit lors de l’utilisation de ces fonctions Excel?

Toutes les fonctions que vous pouvez effectuer dans Excel comportent une série de recommandations très utiles qui vous permettront de travailler avec elles plus facilement et d’ éviter les erreurs lors de votre travail.

Voici quelques observations à prendre en compte avec la fonction RECHERCHE:

• Si vous ne trouvez pas la search_value avec la fonction de recherche, vous devez savoir que la fonction retourne la plus grande valeur dans la comparison_vector , qui est inférieur ou égal à la search_value .
• Dans le cas où la valeur de recherche est meilleure que la plus petite valeur du vecteur de comparaison , LOOKUP renverra une valeur d’erreur # N / A.

Pour leur part, les observations correspondant à FIND et FINDB sont:

• Les deux sont sensibles à la casse . En outre, ils n’autorisent pas l’utilisation de caractères génériques . Pour cette raison, si vous ne souhaitez pas effectuer une recherche distinguée de ce type, utilisez FIND et FINDB .
• Lookup_text ne doit pas contenir de caractères génériques .
• Dans le cas où search_text vaut «» (texte vide) , la fonction FIND correspondra au premier caractère de la chaîne de recherche . Cela signifie le caractère de start_num ou 1.
• Si le search_text n’est pas in_the_text , FIND et FINDB généreront l’erreur #VALUE! ou # VALUE! .
• Si start_num n’est pas supérieur à zéro , l’erreur #VALUE! Erreur #VALUE!.
• Si start_num est supérieur à la longueur de within_text , le message d’erreur #VALUE! Sera également affiché . erreur # VALUE! .
• Utilisez start_num pour omettre un nombre spécifique de caractères.

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