Contrôle des modifications dans Microsoft Word De quoi s’agit-il, à quoi sert-il et comment l’activer?

Word dispose d’un outil qui vous permet de partager des documents avec d’autres utilisateurs, puis de contrôler , facilement et rapidement, les modifications qui ont été apportées.

Vous pouvez accepter ou rejeter une à une les indications que les autres ont suggérées, mais vous pouvez aussi le faire en groupe ou en choisissant les éditeurs qui ont fait les modifications.

Si vous voulez connaître tous les secrets que cette fonction très utile a dans de longs textes, vous devrez continuer à lire les paragraphes suivants . Nous vous montrerons un guide pratique pour vous permettre de réaliser cette fonction et les avantages dont vous bénéficierez lors de son utilisation.

Qu’est-ce que le suivi des modifications de Microsoft Word et à quoi sert-il?

Le contrôle Exchange dans Microsoft Word est une fonction qui vous permet de contrôler les documents qui sont écrits et doivent être partagés avec d’autres personnes .

En conséquence, cela génère que si un utilisateur a apporté une modification à un mot ou à une illustration en les ajoutant ou en les supprimant, l’éditeur réalisera rapidement et facilement toutes les modifications apportées.

Le grand avantage de cette fonction est que d’ autres personnes peuvent générer des contributions de leur domaine de connaissance à certains secteurs du texte. Mais ce ne sont pas les seuls avantages, il y en a d’autres que nous mentionnerons dans le paragraphe suivant.

Avantages du suivi des modifications de Word Pourquoi devriez-vous commencer à l’utiliser?

Lorsque vous utilisez un contrôle de modification dans Word, vous pouvez partager votre document avec n’importe qui sans aucune restriction. Il vous suffit d’activer cet outil pour trouver des suggestions ou des corrections à votre texte.

Les personnes avec qui vous avez partagé auront la possibilité d’écrire tous les changements qu’elles jugent nécessaires n’importe où, mais elles ne pourront pas supprimer ou ajouter des mots sans que vous vous en rendiez compte. En effet, lorsque vous ajoutez des phrases, elles apparaissent dans une autre couleur et de manière soulignée. La même chose se produira lorsque vous effacerez , les mots auront une couleur différente et auront un effet barré.

Si vous êtes le rédacteur, lorsque vous recevez toutes les suggestions de modification, vous pouvez accepter ou refuser une par une . Mais si le document est long, vous pouvez approuver ou non les modifications en un seul clic.

De cette façon, le contrôle qui est effectué est efficace, puisque toutes les personnes auront le même document et que l’édition de ces changements peut se faire automatiquement.

Un autre avantage que vous aurez avec ce type d’outil offert par Microsoft Word est qu’il peut y avoir différents correcteurs qui utilisent la même machine . Ces personnes peuvent être identifiées de manière simple car le programme vous permet de modifier les paramètres de couleur et le nom des éditeurs.

Étapes pour activer le contrôle des modifications de vos documents dans Word

Les étapes que vous devrez effectuer pour activer le contrôle des modifications peuvent être divisées en deux étapes. La première est la soumission du document par l’éditeur et la seconde, la réception du fichier corrigé par la personne propriétaire de l’écriture.

La première chose à faire avant de partager le document est:

• Allez dans le menu «Révision» , sélectionnez «Suivi» puis activez l’option «Suivi des modifications» .
• À ce moment, toutes les modifications jugées pertinentes seront apportées.
• Une fois que vous avez terminé d’apporter des corrections ou des recommandations dans le texte, vous devrez l’envoyer à la personne qui a rédigé le document. Cet utilisateur cliquera sur «Change Control» et verra toutes les modifications qui ont été effectuées.
• Ensuite, vous devrez cliquer sur chaque modification et appuyer sur le bouton droit de la souris et choisir de rejeter ou d’accepter les modifications.

Une autre façon d’accepter ou de refuser toutes les modifications est d’aller dans «Révision» , de cliquer sur le menu «Modifications» et de choisir l’outil «Accepter» (ou «Rejeter» ). Ensuite, un menu contextuel s’affiche dans lequel vous devrez choisir d’accepter (ou de refuser) toutes les modifications.

Lorsque vous souhaitez inclure un commentaire, vous devrez vous rendre dans l’option de contrôle des changements puis cliquer sur «Bulles» . Ensuite, vous pouvez choisir si vous souhaitez voir uniquement les commentaires (cela vous aidera à extraire les mots du texte que vous avez supprimé, mais vous les verrez sur le côté), tous les avis en ligne ou les avis en bulles.

Dans le cas où vous souhaiteriez modifier le format des commentaires qui apparaîtront dans les bulles, vous devrez aller dans l’option «Contrôle des modifications» puis sélectionner «Modifier les options de segment … «. Ensuite, vous devrez choisir la couleur des modifications et le nom de la personne qui effectue les corrections.

Comprendre le contrôle des modifications Comment influence-t-il l’interface lorsqu’il est activé?

Lorsque vous activez le contrôle de modification dans votre document, la première chose que vous verrez est que la fonction trouvée sur le ruban s’est transformée en une boîte jaune .

Par conséquent, lorsque vous souhaitez désactiver cet outil, vous devrez à nouveau cliquer sur «Modifier le contrôle» , car ce n’est pas une fonction comme les autres dans laquelle il se désactive automatiquement. Si vous entrez de nouveaux mots dans le texte, ils apparaîtront en rouge et soulignés . Mais lorsque vous souhaitez supprimer un ou plusieurs mots, ils ne disparaissent pas , mais vous pouvez toujours les voir en rouge et barrés .

Une autre option consiste à inclure des commentaires dans le même texte. Cet outil est utile lorsque vous partagez différents sujets avec d’autres éditeurs et que vous souhaitez montrer un point particulier ou indiquer d’autres types d’idées. Dans ce cas, vous verrez une bulle sur la marge droite de la feuille indiquant qu’un mot a reçu un commentaire.

Lorsque vous travaillez avec des bulles, vous pouvez choisir l’une des 3 options que vous aurez dans le menu. Ainsi, vous pouvez voir sur le côté de la page que chaque modification que vous avez effectuée génère un commentaire au moyen d’une bulle. Ceux-ci auront une couleur de contour rouge, mais les lettres seront noires.

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