Comment indexer automatiquement un document Microsoft Word? Guide étape par étape

Une table des matières ou index automatique, dans Microsoft Word est un outil utile lorsque vous travaillez avec des textes longs ou que vous devez donner à votre écriture un style formel et répondre à certaines exigences.

De cette manière, vous pourrez incorporer un index sur la première page et ainsi vous pourrez renvoyer le lecteur à l’endroit où se trouve un certain contenu . Cela aidera à rendre le texte plus interactif.

Dans les paragraphes suivants, nous parlerons des avantages et des inconvénients de l’utilisation de cet outil. De plus, nous vous montrerons toutes les étapes à suivre pour utiliser correctement la fonction.

Quels sont les avantages et les limites de la création d’index automatiques dans Word?

Lorsque vous utilisez un outil d’indexation automatique, vous pouvez organiser un résumé de l’ensemble du document en quelques étapes seulement . De cette façon, vous aurez la possibilité de montrer au lecteur la structure de l’écriture d’une manière simple.

De plus, si vous appuyez sur la touche «Ctrl» et choisissez du contenu, Microsoft Word vous redirigera vers le début de ce titre. Pour ce faire, vous devez attribuer un style à chaque titre des paragraphes, soit Titre 1 , Titre 2 ou Titre 3 .

Bien que ce qui précède soit un avantage important que le document entier puisse être transcrit automatiquement, cela peut être fait si vous attribuez un style à chaque titre. Sinon, vous n’aurez qu’un seul contenu . Il en ressort qu’il ne faut pas oublier l’affectation de styles au titre des paragraphes.

Une fois que vous utilisez les index automatiques, le système prendra le numéro de la page actuelle sur laquelle se trouve le titre. Bien qu’il soit vrai que vous n’avez pas besoin d’incorporer une numérotation à la feuille, lorsque vous y apportez des modifications et que les titres sont transférés vers une autre feuille, cette situation ne sera pas reflétée dans l’index automatique.

Pour résoudre ce problème, vous devrez utiliser un autre outil Word manuellement . Il est donc pratique de mettre à jour l’index dans la dernière étape lorsque vous modifiez le document. Cela vous aidera à éviter de faire des erreurs.

Étapes pour créer des index automatiques dans mes documents Microsoft Word

Pour créer des index automatiques, vous devrez suivre ce guide:

• La première chose à faire est d’incorporer tout le texte dont vous avez besoin dans votre document.
• Ensuite, vous devez attribuer un style à chaque titre que vous avez dans l’écriture. Pour ce faire, vous devrez aller dans «Démarrer» , puis chercher le groupe «Styles» et choisir si vous voulez un titre 1, 2 ou 3 . De cette façon, il donne les différentes catégories et vous pouvez former une structure organisée de votre document.
• Lorsque vous aurez terminé les étapes précédentes, vous devrez cliquer sur l’endroit où vous voulez que l’index automatique apparaisse.
• Ensuite, vous devez aller dans le ruban et choisir le menu «Références».
• Recherchez «Table des matières» et cliquez sur la fonction avec le même nom de groupe.

Lorsque vous souhaitez mettre à jour l’index automatique, vous devez suivre ces étapes:

• Allez dans Références puis dans le groupe «Table des matières».
• Cliquez sur l’option «Mettre à jour la table».

Vous pouvez également effectuer cette dernière tâche en sélectionnant l’icône dans la marge supérieure gauche de la table des matières et en choisissant l’option «Mettre à jour la table».

Pour supprimer un index automatique, vous devrez le sélectionner avec la souris puis appuyer sur la touche «Suppr» . Ou, vous pouvez accéder à la fonction «Table des matières» et choisir l’option «Supprimer la table des matières».

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