Comment configurer une source de données de correspondance dans Microsoft Word? Guide étape par étape

L’un des principaux avantages offerts par Microsoft est la fonction de données de correspondance, cela est sans aucun doute devenu un avantage pour la plupart des utilisateurs , et c’est également une fonction disponible à la fois dans Word , Access , Excel , entre autres programmes.

Pouvoir compter sur cette fonction, également connue sous le nom d’ archivage de données , permettra aux utilisateurs de commencer à l’ utiliser pour remplir les champs de fusion dans les fusions de courrier, ce qui rendra cette tâche encore plus facile.

C’est pourquoi dans cet article nous allons vous en apprendre un peu plus sur ces sources de données et quelles sont les principales étapes pour configurer une source de données de correspondance dans Microsoft Word, pour cela, suivez en détail tout ce que nous expliquerons ci-dessous.

Qu’est-ce qu’une source de données de correspondance et à quoi sert-elle dans Word?

Les fichiers de données ou les sources de données de correspondance sont un endroit où certaines données sont prises , comme son nom l’indique. L’ objectif de cette fonction est de pouvoir remplir les champs correspondants avec chacune des données que vous y avez stockées correctement.

De plus, ces sources peuvent être n’importe quel type de données avec n’importe quel format de fichier , tant que le programme est capable de les lire, ces données seront valides . Dans le cas de Microsoft Office, il dispose de plusieurs programmes capables de développer cette fonction, tels que des logiciels de calcul comme Excel, des bases de données comme Access ou des traitements de texte comme Word.

Dans le cas de Microsoft Word , la méthode la plus courante pour effectuer cette procédure consiste à effectuer un publipostage à partir de données extraites d’un document Excel. Il est à noter que tout fichier texte peut servir de source de données qu’il s’agisse d’un fichier plat ou d’un vrai fichier de base de données. Ainsi, il peut être donné des lettres types, des étiquettes, des enveloppes, des répertoires, des messages électroniques, entre autres.

Étapes pour configurer la source des données de correspondance dans Microsoft Word

En tenant compte de tout ce qui a été mentionné ci-dessus, et en sachant plus clairement ce qu’est cet outil proposé par Microsoft , il ne reste plus qu’à expliquer quelles sont les principales étapes pour que vous puissiez configurer l’origine des données de correspondance dans le traitement de texte .

Il est important de mentionner qu’il existe trois façons de choisir le type de liste à utiliser comme source de données. Pour ce faire, suivez chacune des méthodes que nous allons vous apprendre ci-dessous:

Nouvelle liste

La première consiste à créer une nouvelle liste au cas où vous n’auriez pas encore de source de données, gardez à l’esprit que la liste créée sera enregistrée sous forme de fichier de données pouvant être utilisé à chaque fois que vous en avez besoin, pour la créer, vous devez Suivez ces étapes:

• La première chose à faire sera d’aller dans «Fichier», dans le menu qui y apparaît vous devez sélectionner l’item «Nouveau» puis «Document vierge».
• Maintenant, lorsque vous êtes dans le nouveau document, vous devez sélectionner l’onglet «Correspondance» situé sur le ruban et y sélectionner l’icône «Sélectionner les destinataires».
• Dans les options qui y apparaissent, vous devez sélectionner «Ecrire une nouvelle liste».

• Maintenant, vous verrez une boîte de dialogue sur l’écran où vous devez créer votre nouvelle liste d’adresses, ici vous devez écrire les informations correspondantes pour chacun des destinataires dans leurs colonnes respectives. Gardez à l’esprit qu’ici vous pouvez ajouter autant de destinataires que nécessaire.
• Pour ajouter de nouveaux enregistrements, vous devez sélectionner «Nouvelle entrée».
• Dans le cas où vous avez besoin d’ajouter de nouvelles colonnes pour ajouter de nouvelles commandes, il est nécessaire que vous cliquiez sur l’option «Personnaliser les colonnes».

• À ce stade, vous devez sélectionner le nom du champ que vous souhaitez ajouter et cliquez sur OK, si aucun n’est celui que vous souhaitez ajouter à la liste, vous devez cliquer sur «Ajouter».

• Dans la nouvelle boîte qui apparaît à l’écran, vous devez choisir un nom de fichier que vous voulez et «OK» .

• Une fois que vous avez terminé d’ajouter toutes les données nécessaires à la liste, cliquez sur «OK».
• Dans la case «Enregistrer la liste d’adresses», vous devez mettre un nom et cliquez sur «Enregistrer» de cette façon, vous créerez votre liste de sources de données.

À partir d’une liste existante

L’autre façon de réaliser cette procédure consiste à utiliser les feuilles de calcul Excel ou à partir de la base de données Access ou de tout autre programme de données permettant d’exécuter cette fonction .

Dans le cas de Microsoft Excel , cette feuille de calcul fonctionne comme une source de données qui est mise en forme correctement afin que le traitement de texte dans Word puisse la lire correctement.

Pour ce faire à partir d’Excel, vous devez effectuer les étapes suivantes:

• La première chose à faire est de créer la source de données Excel , qui sera utilisée pour le publipostage Word . Dans ce cas, vous devez vérifier que les colonnes de données numériques sont au bon format.
• Cela signifie qu’une colonne numérique doit être créée pour correspondre à une catégorie telle que la devise ou le pourcentage.
• Dans le cas du pourcentage, vous devez être très prudent lors du choix, car vous devez garder à l’esprit que le format de pourcentage multipliera chaque valeur des cellules par 100. Pour éviter cela, vous devez affecter le format de texte à une colonne de pourcentage.
• Il est très important de pouvoir formater les codes postaux sous forme de texte afin de préserver les données lors d’un publipostage .
• Dans ce cas, vous devez choisir la colonne contenant les codes postaux ou d’autres données que vous souhaitez formater.
• Là, vous devez aller dans l’onglet «Accueil» et sélectionner «Nombre», puis sélectionner la flèche en dessous de «Format des nombres» , puis choisir certaines des options qui y apparaissent.

• Ici, il est important que vous vous assuriez d’ ajouter les symboles correspondants avant ou après chaque champ de fusion . Ci-dessous, vous pouvez voir à quoi ressemblent les symboles s’ils sont omis et s’ils sont inclus.

• Dans les documents pour le publipostage, il est nécessaire d’ ajouter les symboles avant ou après les champs de fusion , comme indiqué à l’écran.

Si vous souhaitez effectuer cette procédure à partir de la base de données Access, vous pourrez le faire en sélectionnant n’importe quelle table ou requête définie dans la base de données. Ce processus est très similaire à celui mentionné avec Microsoft Excel.

Dans le cas où vous souhaitez effectuer cette procédure à partir d’autres fichiers de base de données, vous pourrez le faire en suivant ces étapes que nous vous apprendrons ci-dessous:

• La première chose à faire sera de saisir «Correspondance» et de choisir l’option «Sélectionner les destinataires», «Utiliser une liste existante».
• Maintenant, dans la boîte de dialogue, sélectionnez l’option «Source de données» , puis «Nouvelle source» pour pouvoir ouvrir l ‘ «Assistant de connexion de données».

• L’étape suivante consistera à sélectionner le type de source de données que vous souhaitez utiliser pour le publipostage. Une fois que vous l’avez sélectionné, vous devez cliquer sur «Suivant».

• Ici, vous devez suivre chacune des indications qui sont indiquées dans l ‘ «Assistant de connexion de données» afin de pouvoir terminer cette procédure avec le document de combinaison .

À partir de la liste de contacts Outlook

Une autre façon de récupérer les informations de contact consiste à utiliser Outlook en utilisant votre liste de contacts dans Word.

Pour ce faire, vous devez suivre les étapes que nous vous indiquerons ci-dessous:

• La première chose est d’entrer dans la plate – forme Outlook et là vous allez dans l’option «Contacts».
• Une fois que vous êtes dans «Contacts», vous devez sélectionner tous les noms que vous souhaitez inclure dans la liste . Dans le cas où vous souhaitez inclure toutes les adresses, vous pouvez également le faire .
• La prochaine chose sera d’aller dans «Démarrer» et là vous sélectionnez «Fusion et publipostage».
• Ici, vous devez sélectionner l’option souhaitée, puis cliquer sur «OK».

• Maintenant, dans Microsoft Word, vous devez aller dans l’onglet «Correspondance» et insérer les champs de publipostage qui extraient les informations de la liste de contacts Outlook.

• La prochaine chose sera d’ ajouter le texte que vous voulez dans chacun des documents, étiquettes, messages électroniques, enveloppes , entre autres.
• Vous devez choisir l’aperçu des résultats puis cliquer sur «Suivant» ou «Précédent» pour voir chacun des documents qui y sont établis .
• Pour terminer et terminer cette procédure , vous devez aller dans «Terminer» et là choisir «Terminer et combiner» puis cliquer sur «Imprimer le document ou envoyer un e-mail» ici choisissez la méthode que vous souhaitez pour terminer le processus de source de données de correspondance.

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