Apprenez à créer un «Flow» à partir de zéro, étape par étape

Microsoft Flow est un système basé sur des déclencheurs pour créer des flux de travail automatisés. De nombreux modèles sont disponibles, mais s’ils ne correspondent pas à vos besoins, voici comment créer un nouveau flux à partir de zéro.

Vous aurez besoin d’un forfait gratuit ou payant pour utiliser Flow, alors inscrivez-vous si vous ne l’avez pas déjà fait. Accédez au lanceur d’applications Office 365 (les neuf points dans le coin supérieur gauche) et cliquez sur Flux pour le lancer.

Première étape: créer un nouveau flux

La première page vous amène directement aux modèles, mais nous allons créer un flux à partir de zéro, alors cliquez sur «Mes flux» dans le menu de gauche.

Si vous n’avez jamais créé de flux auparavant, cette page sera vide; sinon, il contiendra les flux que vous avez créés précédemment. Cliquez sur Nouveau> Créer à partir du blanc pour démarrer un nouveau flux à partir de zéro.

Vous aurez la possibilité de démarrer à partir d’un déclencheur populaire, mais nous allons commencer à partir de zéro, alors cliquez sur le bouton «Créer à partir de vide».

Deuxième étape: sélectionnez un déclencheur

À ce stade, vous devrez sélectionner un déclencheur pour démarrer le flux. Vous pouvez rechercher un service particulier ou en choisir un dans la liste. Cliquez sur la flèche vers le bas sous les deux rangées d’icônes pour voir tous les services disponibles.

Nous allons mettre en place un flux simple qui envoie un e-mail lorsqu’un fichier dans un dossier OneDrive spécifique est modifié. Ceci est utile si vous avez partagé un dossier avec quelqu’un et que vous voulez savoir quand quelque chose change dans le dossier.

Pour configurer ce flux, nous devons sélectionner une action de déclenchement, qui est une modification de fichier OneDrive . Commencez par cliquer sur le service OneDrive.

Assurez-vous d’avoir cliqué sur le bon OneDrive: «OneDrive» (inclus avec les abonnements Office 365 gratuits et personnels) et «OneDrive Entreprise» (inclus avec les plans d’affaires). Lorsque vous cliquez sur le service OneDrive, vous devrez vous reconnecter à Office 365 pour vous assurer que vous êtes toujours vous.

Une fois que vous êtes connecté, une liste des déclencheurs OneDrive s’affiche. Nous recherchons le déclencheur «Lorsqu’un fichier est modifié», qui se trouve en bas.

Cliquez sur «Lorsqu’un fichier est modifié» pour ouvrir les options de ce déclencheur. La seule option requise est de sélectionner le dossier contenant les fichiers que vous souhaitez surveiller, cliquez donc sur l’icône du dossier.

Une boîte de dialogue affichera la structure du fichier OneDrive, en commençant par «Root». Vous pouvez sélectionner cette option si vous souhaitez être averti chaque fois qu’un fichier OneDrive est modifié, ou vous pouvez cliquer sur la flèche en regard de Racine pour parcourir la structure de dossiers OneDrive et sélectionner le dossier que vous souhaitez surveiller.

Troisième étape: sélectionnez une action à entreprendre

C’est le déclencheur ordonné, nous devons maintenant sélectionner une action à effectuer. Cliquez sur «Nouvelle étape» pour ouvrir à nouveau les options.

Il existe de nombreux services parmi lesquels choisir (et malheureusement, ils ne sont pas classés par ordre alphabétique), alors mettez «Outlook» comme terme de filtre et choisissez le service Outlook.com.

Sélectionnez l’action «Envoyer un e-mail».

Les options «Envoyer un e-mail» apparaîtront. Vous pouvez commencer à voir comment le flux prend forme, avec un déclencheur en haut et des actions en bas.

Ajoutez l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer le message dans le champ «À». Lorsque vous cliquez sur la case «Sujet», vous verrez un panneau «Contenu dynamique» apparaître sur la droite. Cela vous donne la possibilité d’ajouter une ligne d’objet à l’e-mail en fonction du fichier qui a été modifié.

Nous voulons que la ligne d’objet dise «[nom de fichier] a été modifié», où «[nom de fichier]» est remplacé par le nom de fichier. Pour ce faire, cliquez sur «Nom du fichier» dans le panneau «Contenu dynamique».

Dans la ligne «Objet», vous verrez «Nom de fichier». Ajouter dans le texte «a été modifié» (sans oublier de mettre un espace avant le mot «has»).

Nous voulons aussi faciliter la recherche du fichier, donc sur la ligne «Corps», revenez au panneau «Contenu dynamique» et cliquez sur «Chemin du fichier» pour l’ajouter au corps. Le flux est maintenant terminé, cliquez donc sur Enregistrer.

Quatrième étape: tester le flux

La prochaine étape consiste à tester le flux. Cliquez sur l’option Test dans le coin supérieur droit.

Dans le panneau «Flux de test» qui s’ouvre, cliquez sur «Je vais effectuer l’action de déclenchement» et cliquez sur «Enregistrer et tester».

Maintenant, en laissant l’onglet avec le flux ouvert, accédez au dossier que vous surveillez dans OneDrive et apportez une modification à un fichier (vous pouvez le faire dans l’application Web OneDrive ou dans OneDrive sur votre ordinateur). Enregistrez la modification et revenez à l’onglet où Flow est ouvert. Vous verrez un message vous indiquant que le flux a réussi.

Lorsque vous consultez vos e-mails, vous verrez qu’une alerte e-mail vous a été envoyée, avec la ligne d’objet indiquant le nom du fichier et le texte que vous avez ajouté, et le corps indiquant le chemin du fichier.

Il s’agit d’un flux simple, bien sûr, mais vous pouvez ajouter plusieurs déclencheurs et actions sur un large éventail de services, ainsi que des variables d’utilisation, définir des critères d’approbation, acheminer des données vers des groupes de sécurité spécifiques dans Office 365, et bien plus encore, beaucoup plus.

Microsoft ajoute régulièrement de nouvelles fonctionnalités, et si bon nombre de ces fonctionnalités sont destinées aux utilisateurs professionnels (et ne sont disponibles que dans les plans d’entreprise), bon nombre d’entre elles sont également disponibles et utiles pour l’utilisateur domestique.