Trier automatiquement les e-mails dans des dossiers Outlook spécifiques

Malgré la montée en puissance d’outils tels que Slack, le courrier électronique ne disparaîtra pas et peut parfois sembler fastidieux.Une façon de contrôler votre courrier électronique consiste donc à trier automatiquement les messages entrants dans des dossiers spécifiques dans Outlook.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez désormais utiliser votre messagerie Outlook sous Linux . Il vous suffit de cliquer sur le lien et vous aurez toutes les informations à ce sujet.

Pour ce faire, vous devez utiliser les règles Outlook. Ceux-ci fonctionnent automatiquement lorsque vous envoyez ou recevez des e-mails et effectuez des tâches que vous avez planifiées à l’avance.

Il y a donc deux façons de créer une règle pour que vous le fassiez. La première méthode est plus simple et fonctionne mieux avec une seule adresse e-mail que vous souhaitez gérer automatiquement. Ceci est idéal pour les e-mails qui proviennent toujours d’une seule adresse, comme un système de ticket ou des alertes par e-mail.

La deuxième méthode est un peu plus complexe, mais elle reste assez simple. Cela fonctionne mieux pour un domaine entier, comme tous les e-mails provenant de personnes d’une même entreprise. Aussi si vous souhaitez configurer plusieurs règles les unes après les autres.

Créer des règles simples dans des dossiers Outlook spécifiques

Pour pouvoir facilement créer une règle, ouvrez votre boîte de réception Outlook, cliquez avec le bouton droit sur l’e-mail que vous souhaitez trier automatiquement, puis cliquez sur Règles – Créer une règle.

Comme vous le voyez, la fenêtre appelée Créer une règle s’ouvre. Cochez la case en regard du nom du contact. Cette action indique à Outlook d’appliquer la règle à tout courrier électronique provenant de cette adresse. Ensuite, vous devez cliquer sur la case à cocher «Déplacer l’élément vers le dossier:».

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer les e-mails. Vous pouvez également cliquer sur «Nouveau» pour créer un nouveau dossier. Ensuite, vous devez cliquer sur «OK». De cette façon, votre règle est prête, alors cliquez sur «OK».

Vous verrez une boîte de dialogue de confirmation apparaître. Cochez la case «Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans le dossier actuel». Ensuite, vous devez cliquer sur «OK». Désormais, tout e-mail de cette adresse ira dans le dossier que vous avez choisi.

Créez des règles plus compliquées

Pour que vous puissiez établir une règle à partir de zéro, vous devez cliquer sur Démarrer – Règles – Gérer les règles et les alertes. Comme vous le verrez, la fenêtre «Règles et alertes» s’ouvre et il vous suffit de cliquer sur «Nouvelle règle».

Cette action ouvre la fenêtre «Assistant de règles». Dans la section «Commencer à partir d’une règle vide», cliquez sur l’option «Appliquer la règle aux messages reçus», puis sur «Suivant».

Dans cette section, sélectionnez les conditions qu’un e-mail doit remplir pour appliquer cette règle. Vous pouvez définir les conditions à appliquer à chaque e-mail provenant du domaine de votre entreprise.

Pour ce faire, cochez la case «Avec des mots spécifiques dans l’adresse de l’expéditeur», puis la zone de texte en bas. Maintenant, cliquez sur «Mots spécifiques».

Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisissez le domaine auquel vous souhaitez appliquer la règle. Si les e-mails proviennent de personnes dont les adresses se terminent par un domaine spécifique (@domaine), notez-les, puis cliquez sur «Ajouter».

De même, vous pouvez écrire plus d’un article ici, donc si vous avez quelques gros clients, vous pouvez tous les ajouter dans ce champ. Lorsque vous avez terminé, vous devez cliquer sur «OK».

L’assistant de règles affiche les domaines de messagerie que vous avez choisis. De cette façon, vous pouvez cliquer sur les termes pour les modifier s’ils changent. Une fois que tout est configuré, cliquez sur «Suivant». Sélectionnez le dossier sur la page suivante de l’assistant pour déplacer ces e-mails.

Cochez maintenant la case «Déplacer vers le dossier spécifié», puis cliquez sur «Spécifié» dans la zone de texte en bas.

Choisissez certains des dossiers Outlook spécifiques que vous souhaitez pouvoir y enregistrer

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les e-mails ou cliquez sur «Nouveau» pour en créer un puis cliquez sur «OK». L’assistant de règles affiche le dossier que vous venez de sélectionner. S’il ne s’agit pas du bon dossier, cliquez à nouveau pour le modifier, puis cliquez sur «Suivant».

Vous pouvez maintenant spécifier n’importe quelle exception. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur «Suivant» si vous ne souhaitez pas en ajouter. Entrez un nom pour la règle, cochez la case «Exécuter cette règle maintenant sur les messages de la boîte de réception», puis cliquez sur «Terminer».

De cette façon, votre règle est maintenant terminée et apparaît dans la fenêtre «Règles et alertes». Cliquez sur «Appliquer» pour terminer le processus. Votre règle est maintenant pleinement appliquée. Tout e-mail qui remplit les conditions que vous avez choisies ira dans le dossier sélectionné. En outre, les règles que vous créez dans le client Outlook sont reflétées dans l’application Web.