Ce sont les erreurs les plus courantes à éviter lors de l’utilisation d’Excel

Ainsi, en raison de sa nature, il s’agit d’un programme qui peut nous être d’une grande aide dans les environnements professionnels et domestiques. De cette façon, il est activé afin que nous puissions tenir les comptes de l’économie nationale, faire des budgets ou les comptes de toute une entreprise.

Exploitez la puissance d’Excel avec ces conseils

Les bases du programme sont simples, mais la maîtrise d’ Excel en profondeur nécessite un peu plus d’expérience et de temps. Principalement en raison du grand nombre de fonctions qu’il nous offre, tant en termes d’ interface que de fonctionnement, nous commettons parfois de graves erreurs dans leur utilisation. C’est pourquoi il y a certaines actions que nous devrions essayer d’éviter lorsque nous tirons le meilleur parti du programme en question.

Surtout dans des environnements de travail plus professionnels, par exemple lors de la tenue de comptes d’entreprise, nous avons tendance à utiliser la même feuille, mais à la refaire. C’est une erreur, et nous voulons dire utiliser la feuille de pointage du mois dernier, par exemple, pour générer la feuille actuelle simplement en changeant les chiffres. Cela peut nous faire perdre une documentation importante pour l’avenir. Nous vous recommandons donc d’utiliser des modèles avec les données communes à tous ces documents, et d’en créer un nouveau à chaque fois.

Dans le même temps, quelque chose de similaire peut nous arriver avec les paramètres par défaut du programme. Avec cela, nous voulons vous dire qu’à de nombreuses reprises, nous leur faisons confiance pour créer nos feuilles de calcul et dans le processus nous les ajustons à nos besoins, mal fait. Il sera toujours conseillé de créer un modèle Excel avec les paramètres dont nous avons besoin et de le sauvegarder pour des documents ultérieurs, nous gagnerons du temps.

Lorsqu’il s’agit de liens entre deux feuilles, ce sont des éléments assez courants et utiles, mais plusieurs liens devraient essayer de les exclure. C’est parce que le travail que nous faisons dans Excel pourrait commencer à nous donner des erreurs à tout moment car ils sont très instables. Les utilisateurs qui possèdent le lien trois, quatre ou cinq peuvent supprimer ou ne pas fermer leur feuille , ce qui entraîne un échec de notre projet. Par conséquent, il est conseillé d’utiliser des liens simples avec un maximum de deux feuilles si l’on veut éviter ces erreurs.

Utilisez Excel de la bonne manière pour éviter de futures déceptions

Une autre des erreurs que nous commettons souvent dans Excel est de ne pas l’utiliser dans le but pour lequel le programme a été réellement conçu. Par exemple, certains utilisateurs inexpérimentés l’utilisent pour créer des documents bureautiques où le texte prévaut , ou pour créer une base de données. Il s’agit d’une erreur grave, car l’interface du programme n’a pas été conçue pour cela et n’offre pas les fonctions dont nous avons besoin. Pour cela, nous devons utiliser des applications spécifiques telles que Word ou Access , les propositions Microsoft qu’il inclut également dans Office.

Cela nous est peut-être arrivé à l’occasion, et c’est qu’en appliquant certaines formules à un ensemble de données stockées dans une colonne, il renvoie un résultat erroné. C’est une chose courante dans la fonction de somme automatique, par exemple, donc notre première pensée est que le programme est faux. Mais non, c’est une erreur très courante si nous utilisons des données numériques comme en-têtes dans ces colonnes, ce qui peut provoquer ces échecs inattendus. Ainsi, lors de la conception d’une nouvelle feuille de calcul, nous vous recommandons d’éviter ces en-têtes de colonne.

Quelque chose de similaire peut nous arriver, des erreurs inattendues surviennent si nous utilisons des espaces vides dans certaines cellules Excel. Et c’est que pour le programme une cellule vide n’est pas la même chose qu’une cellule pleine d’ espaces vides , ou avec un seul d’entre eux. Nous vous recommandons d’éviter ces pratiques car lorsque le programme rencontre ces espaces vides, il peut ne pas les classer. Par conséquent, cela entraînerait des erreurs lors de la saisie de formules ou de l’exécution de comptes où ces cellules sont présentes dans la plage sélectionnée.

Prenez soin de la sécurité de vos feuilles de calcul personnelles

En changeant le troisième, nous vous dirons qu’une autre erreur que nous commettons habituellement lors de l’utilisation de ce programme est de ne pas protéger nos documents . Ceci est important car, en règle générale, les données que nous allons utiliser ici sont généralement assez sensibles. Comme nous ne voulons pas que ceux-ci tombent entre les mains d’autres personnes, il est préférable de protéger les documents créés ici avec un mot de passe. Dites que c’est quelque chose que nous pouvons réaliser à partir du menu Fichier / Enregistrer sous. Dans cette fenêtre, nous cliquons sur le lien appelé Outils et cliquons sur Options générales, où nous pouvons déjà protéger la feuille avec un mot de passe d’accès .

Et pour finir, également afin de sauvegarder les feuilles de calcul que nous créons dans Excel, nous recommandons l’utilisation de copies de sauvegarde. C’est quelque chose qui est étendu à pratiquement tous les fichiers avec lesquels nous travaillons sur le PC . Par conséquent et parce que les feuilles de calcul créées avec ce programme peuvent être très importantes, nous devons également en faire des copies de sauvegarde et ne pas les supprimer lorsque nous pensons que nous n’en avons plus besoin.

On peut stocker cette copie de feuilles dans le cloud, sur une clé USB, sur un disque dur externe, etc.