Astuces pour gérer Microsoft Word comme un professionnel

Comment pourrait-il en être autrement, ses développeurs sont pleinement conscients de tout cela, donc ils l’améliorent fréquemment. Mais avec tout et avec lui, c’est un logiciel qui à ce stade est déjà plein de fonctions parmi ses nombreux menus de configuration. De plus, comme nous l’avons déjà mentionné à l’occasion, il s’agit d’une application qui possède des fonctionnalités que nous ne connaissons même pas. Tout cela en dépit de travailler avec lui depuis longtemps.

Bien qu’au début certains pensent que nous avons affaire à un simple traitement de texte, la vérité est que Word, en plus de cela, va beaucoup plus loin. Cela est en grande partie dû au grand nombre de fonctionnalités et d’options supplémentaires qu’il nous présente. Par conséquent, dans ces mêmes lignes, nous allons parler d’une série d’ astuces que vous devez connaître afin de tirer le meilleur parti de l’application. Et c’est un programme qui n’est pas seulement utilisé pour l’écriture, mais on peut également inclure une multitude d’ éléments multimédias qui complètent le texte.

Nous entendons par là utiliser des éléments tels que des photos, des graphiques, des vidéos, du texte riche, des formes, des captures d’écran, des tableaux, etc. De plus, et comment pourrait-il en être autrement, nous devons être en mesure de réaliser des retouches ou des adaptations pour qu’elles s’intègrent pleinement au document dans lequel nous travaillons.

Astuces essentielles à connaître sur Word

C’est pourquoi, dans ces mêmes lignes, nous allons parler d’une série d’astuces Word utiles afin que vous puissiez tirer le meilleur parti du programme en tant que tel.

Changer les majuscules en minuscules et vice versa

Plus que lors de la création, lors de l’édition des textes des autres, nous pouvons nous trouver confrontés à la situation dont nous avons besoin pour changer un texte entier de majuscules à minuscules . C’est quelque chose qui peut également être fait dans l’autre sens, nous allons donc éviter d’avoir à taper à nouveau tout le texte. Pour cela, le programme Microsoft nous présente une astuce simple qui nous permet de le faire en quelques secondes. Il suffit de sélectionner le texte que nous allons modifier et dans le menu Démarrer, de cliquer sur l’icône qui montre un A majuscule et un minuscule. Cela nous permettra de faire la conversion, nous choisissons donc l’option dont nous avons besoin à ce moment-là.

Générez des textes de manière aléatoire et automatique

Dans le cas où nous aurions besoin de faire une sorte de test dans les documents Word et que nous devions générer plusieurs paragraphes, il n’est pas nécessaire de les écrire à la main. Nous vous disons cela parce que le programme a une fonction qui nous permet de créer des paragraphes de manière automatisée. Ainsi, il suffit de taper la commande = rand (nombre de paragraphes, nombre de phrases) pour que le texte apparaisse à l’écran par magie. Par exemple, si nous écrivons dans notre document Word = rand (5,7), cela nous fera gagner beaucoup de temps dans certains cas en créant un total de cinq paragraphes composés de sept phrases chacun.

Enrichissez vos textes avec des recherches intelligentes

Lorsque nous travaillons avec nos documents Word , il est clair que nous voulons qu’ils soient aussi précis que possible, surtout si nous allons les présenter à d’autres. Par conséquent, il est possible que nous rencontrions des mots dont nous ne connaissons pas la signification. Il est clair que c’est à cela que servent Google et ses recherches, mais nous pouvons le résoudre de manière plus directe.

Pour ce faire, nous allons vous montrer comment trouver le sens d’un mot sans avoir à quitter Word. Nous faisons cela en cliquant avec le bouton droit sur le mot que nous allons traiter et en sélectionnant l’option Recherche intelligente . Ensuite, nous verrons comment un nouveau panneau apparaît sur le côté droit avec les résultats obtenus.

Recherchez et utilisez des synonymes dans vos textes Word

Comme dans le cas précédent, l’utilisation de synonymes est également intéressante pour rendre le texte plus complet et riche. Cela peut arriver si nous travaillons sur un très long document, où, à de nombreuses reprises, nous voyons que nous répétons beaucoup un certain mot. Cela dit, ce programme nous aidera également à trouver des synonymes de manière efficace et rapide.

Ici, nous sélectionnons le mot qui nous concerne et faisons un clic droit pour, dans ce cas, opter pour l’option de menu Synonymes. Ensuite, nous verrons qu’une liste apparaît à l’écran avec plusieurs options où nous choisissons celle qui nous intéresse.

Tirez le meilleur parti de votre traitement de texte

Ajoutez des filigranes à vos documents

Ce sont des éléments couramment utilisés dans des éléments multimédias tels que des photos ou des vidéos. Ainsi, ces filigranes nous permettent de marquer ces fichiers comme les nôtres et d’informer le reste de ceux qui les consultent. Cependant, cette même tâche, comment pourrait-il en être autrement, nous pouvons également la réaliser à partir de Word. Avec tout cela, nous avons réussi à empêcher d’autres personnes de copier nos documents et de les rendre les leurs.

Par conséquent, comme nous l’avons mentionné, le programme nous permet d’ajouter un filigrane à notre document personnel. C’est quelque chose que nous réalisons à partir de l’option de menu Conception, où nous recherchons la section appelée Arrière-plan de la page et là, nous verrons l’option Filigrane. Ici, nous pouvons déjà choisir l’un des paramètres par défaut ou ajouter le nôtre et personnalisé.

Traduire directement des documents à partir de Word

C’est quelque chose qui devient de plus en plus courant, on évoque la possibilité d’avoir à travailler avec des textes dans une autre langue . Dans le même temps, nous pouvons nous trouver confrontés à la situation que nous devons créer nous-mêmes dans une autre langue, ce programme nous offre donc la possibilité de traduire directement tout le document dans Word , ou une partie de celui-ci.

Comme vous pouvez l’imaginer, cela nous sera d’une grande aide et peut nous faire gagner beaucoup de temps. Pour traduire un texte du même Word, nous le sélectionnons et nous allons dans l’option de menu Révision / Langue. Ensuite, nous verrons un bouton appelé Traduire, où nous choisissons la langue avec laquelle nous voulons travailler, soit pour le fichier entier, soit pour une partie seulement.

Protégez vos documents avec un mot de passe

La sécurité est quelque chose qui a gagné en importance ces dernières années, plus depuis l’arrivée, pour rester, d’ Internet . Et est-ce qu’à de nombreuses reprises, nous envoyons et partageons toutes sortes de fichiers, y compris Word. Par conséquent, lorsque le cas se présente, il peut arriver que l’on veuille protéger un document Word avec un mot de passe afin que personne ne puisse l’ouvrir et accéder aux textes écrits.

Par conséquent, ci-dessous, nous allons vous montrer comment réaliser tout cela. La première chose que nous faisons est, lorsque vous enregistrez le document en tant que tel à partir de l’option Fichier / Enregistrer sous, jetez un œil à cette fenêtre. Et c’est qu’au bas de celui-ci, nous verrons une liste déroulante dans Outils, où nous choisirons Options générales. Ensuite, une nouvelle fenêtre s’ouvrira dans laquelle nous pouvons maintenant spécifier les mots de passe correspondants pour ce document spécifique.

Augmentez ou diminuez la taille de la police avec ces raccourcis

Lors de la génération de nos propres documents texte, en fonction de leur structure, nous utilisons parfois des polices plus grandes et d’autres plus petites. C’est pourquoi Microsoft lui-même souhaite faciliter ces tâches, nous permettant d’augmenter ou de réduire rapidement la taille de la police.

Pour tout cela, nous pouvons utiliser deux combinaisons de touches qui nous permettront de faire ce dont nous parlons. Si nécessaire, nous devons sélectionner le texte avec lequel nous voulons travailler et appuyer sur les touches Ctrl + Maj + <pour augmenter sa taille. En revanche, dans le cas où nous aurions besoin de le réduire, nous utiliserons la combinaison Ctrl + <.

Évitez les distractions en utilisant le mode de lecture de Word

En règle générale, il s’agit d’un programme bureautique que nous utilisons pour créer nos propres textes, mais aussi pour les réviser et les éditer. C’est pourquoi, dans le cas où nous avons besoin d’une concentration totale, le programme nous présente le soi-disant mode de lecture de mots pour éviter les distractions. À ce stade, nous vous dirons qu’il s’agit d’un mode d’affichage dans lequel nous verrons le document dans lequel nous travaillons, mais comme s’il s’agissait d’une page Web.

Comme vous pouvez l’imaginer, cela élimine une bonne partie des menus et options personnalisables du programme, ce qui évite les éléments qui pourraient nous distraire lors de la lecture . Par conséquent, disons que si vous souhaitez activer cette fonctionnalité, vous pouvez le faire à partir du menu du mode Affichage / Lecture. En même temps, vous devez savoir qu’en opérant de cette manière, bien que de nombreux éléments du programme disparaissent, la zone de visualisation est également élargie. Vous devez également savoir qu’à partir de là, nous ne pourrons pas modifier directement les textes.

Télécharger toutes les photos d’un document Word dans un dossier

Comme nous l’avons mentionné précédemment, Microsoft Word nous permet de travailler avec une bonne quantité d’éléments multimédias. Celles-ci nous permettront d’améliorer et d’enrichir grandement les documents que nous créons avec l’application bureautique. C’est le cas, par exemple, des graphiques , des formes, des tableaux, des vidéos ou des images. Plus précisément dans cette section, nous allons nous concentrer sur ces dernières, les photos, peut-être le type le plus utilisé pour le moment.

Ainsi, si nous avons besoin de télécharger toutes les images d’un document Word à la fois, nous vous montrerons comment vous pouvez y parvenir. Par conséquent, dans ce cas, nous allons aller dans l’option de menu Fichier / Enregistrer sous. Bien sûr, nous allons maintenant sélectionner l’option d’enregistrement en tant que page Web filtrée . Avec cela, nous obtenons que le programme crée un dossier dans lequel tous les fichiers des images qui s’y trouvaient seront stockés indépendamment.

Écrivez du texte n’importe où dans le document

Généralement, lors de la création d’un nouveau document texte à partir de ce programme, nous le faisons généralement en complétant des lignes, des paragraphes et des pages entières, ou presque. C’est la norme dans la plupart des cas. Mais bien sûr, ce n’est pas toujours le cas, donc encore une fois les gars de Redmond ont pensé à tout et nous permettent d’écrire n’importe où dans un document. Évidemment, c’est quelque chose que nous pouvons faire en introduisant des espaces, des tabulations ou des intros, mais nous allons nous passer de tout cela.

De cette façon, si nécessaire, sur toute partie vierge dans laquelle nous voulons commencer à écrire directement, nous n’aurons qu’à cliquer deux fois avec la souris. Ensuite, nous pouvons commencer à écrire le texte à partir de cette position spécifique. Bien sûr, pour cela, nous pouvons également utiliser les zones de texte utiles que nous trouvons dans le menu Insertion / Zone de texte, mais ce système que nous vous disons est plus rapide.

Répétez instantanément la dernière action effectuée dans Word

Les fonctions et modes d’utilisation qu’un programme aussi complet que Microsoft Word nous permet de réaliser au milieu de 2020 sont nombreux. La plupart d’entre eux sont «cachés» derrière les menus et sous-menus du programme lui-même, ou après certaines combinaisons de touches. Dire que parfois, pour accéder à certaines de ces fonctionnalités , nous devons trop bouger sur vos options, ce qui peut être un peu gênant.

À tel point que dans le cas de devoir répéter continuellement la même action, travailler avec le programme peut devenir vraiment ennuyeux. Par conséquent, nous allons vous dire que vous avez la possibilité de répéter la dernière fonction exécutée, simplement en appuyant sur une touche . Comme vous pouvez l’imaginer, cela peut nous faire gagner beaucoup de temps et d’efforts, ce que nous pouvons réaliser simplement en cliquant sur F4 .