Comment créer et gérer un budget dans Microsoft Project étape par étape

Pour améliorer vos compétences en gestion de projet, nous vous apprenons à créer et à gérer un budget dans Microsoft Project étape par étape.

La gestion de projet est une discipline essentielle pour des professions comme l’administration d’entreprise ou simplement pour garder une bonne maîtrise d’une entreprise. Pour cette raison, beaucoup choisissent de convertir un fichier de projet en Excel

Cette discipline consiste à établir des actions spécifiques qui aident à atteindre un objectif spécifique dans une période de temps préalablement établie. Le suivi des ressources et du temps requis pour chaque étape est plus susceptible d’atteindre les objectifs fixés et de minimiser les risques et les dépenses supplémentaires.

En ce sens, la société Microsoft a mis entre les mains de ses clients un outil qui, associé à la suite Office, le rend très simple. Et si vous ne l’avez pas, vous pouvez apprendre à installer Microsoft Office en ligne dans Windows 10

Cette application possède des fonctionnalités qui s’adaptent à tous les types d’entreprises et de projets. Il permet de planifier étape et avec beaucoup de détails le travail qui doit être fait pour atteindre un objectif proposé.

Créer et gérer un budget dans Microsoft Project

Parmi les différentes ressources que vous pouvez gérer à l’aide de l’ application Microsoft Project, il y a les budgets, qui aident les entreprises à déterminer le coût approximatif d’un certain projet avant de le démarrer. Il vous suffit de suivre les étapes ci-dessous pour le faire facilement.

Avant de commencer, vous devez avoir un projet créé dans l’application. Pour ce faire, appuyez sur l’option Afficher dans le menu principal et sélectionnez la section Diagramme de Grantt . Sélectionnez maintenant l’option Outils, puis Options.

Étapes pour une gestion efficace

Dans le menu qui apparaît ci-dessous, sélectionnez l’option Afficher le résumé du projet de travail et appuyez sur Accepter dans la boîte de dialogue suivante:

1. Création de ressources

Une fois l’application ouverte sur votre bureau, ouvrez le projet sur lequel vous travaillez. Dans la feuille de ressources, cliquez sur la prochaine case disponible et créez la ressource Budget. Dans la case à côté, attribuez le type de ressource, qui dans ce cas sera Coût.

2.- Marquer la ressource comme budget

Double-cliquez sur la case dans laquelle vous avez créé la ressource. Cette action ouvrira la fenêtre correspondant aux informations sur la ressource dans laquelle vous devrez cocher la case Budget, afin d’affecter la tâche dans le récapitulatif du projet et qu’il n’y ait plus d’erreurs ultérieurement. Appuyez sur le bouton OK pour enregistrer les modifications.

3.- Affecter une ressource à la tâche récapitulative du projet

De retour dans le récapitulatif du projet, placez la souris sur la case correspondant à la tâche 0 et cliquez deux fois. Dans la fenêtre Informations sur la tâche récapitulative, sélectionnez l’onglet Ressources et sélectionnez Budget ou le nom que vous avez précédemment attribué, dans la section Nom de la ressource.

Sélectionnez la vue Utilisation des tâches ou Utilisation des ressources

Cette section dépend des préférences de l’utilisateur. Vous pouvez sélectionner le type de vue en appuyant sur les boutons sur le côté droit de la barre inférieure:

1.- Ajouter des colonnes pour le coût budgété

En vous positionnant en haut des colonnes, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l’option Ajouter une colonne et attribuez-lui le nom Coût budgété. Dans les zones de tâche et d’affectation, vous devriez voir la valeur 0.00.

2.- Attribuer la valeur du budget dans l’allocation de la ressource

Dans la case à côté de Budget, vous devez entrer le montant total budgété pour le projet. L’application se chargera de diviser ce montant par parts égales aux jours que vous avez établis comme durée du projet.

3.- Voir la répartition du budget

Si vous voulez voir comment le budget a été réparti, placez enfin le curseur sur les cases vides de l’écran et cliquez avec le bouton droit de la souris, cela affichera un menu dans lequel vous devez sélectionner l’ option Styles de détail.

Dans cette nouvelle fenêtre, recherchez la colonne Coût budgété dans la section Champs disponibles. Sélectionnez-le et appuyez sur le bouton Afficher, appuyez sur OK pour enregistrer les modifications. Avec cette action, vous verrez les lignes correspondant à chaque jour de la durée du projet, avec le montant disponible pour chacun d’eux.

En suivant ces étapes simples, vous pouvez commencer à tirer le meilleur parti de l’outil Microsoft Project pour la gestion de votre travail ou de vos projets éducatifs, tout en apprenant à convertir un fichier Microsoft Project MPP en PDF , car à tout moment vous pourriez avoir besoin de le faire.