Comment créer ou créer des inventaires et des factures dans Access – Système d’inventaire

Access est un outil qui fait partie de la suite Microsoft Office pour les systèmes d’exploitation Windows. Vous pouvez l’utiliser à la fois dans sa version de bureau et dans la version en ligne de Microsoft Office .

Parmi les nombreuses utilisations du programme Access, nous allons aujourd’hui vous expliquer comment créer ou réaliser des inventaires et des factures dans Access . Pour que vous puissiez commencer à l’utiliser dans votre entreprise ou dans votre entreprise pour avoir plus de contrôle et de sécurité sur les informations.

Que sont les systèmes d’inventaire?

Lorsqu’une entreprise commence à croître, son organisation se divise pour commencer à tendre plus spécifiquement vers chacun des secteurs qui la composent. Il en va de même pour vos informations. Les données commencent à être plus spécifiques dans chaque domaine.

Cependant, pour gérer ce système de données , c’est le contraire qui se produit. Ils sont tous au même endroit, mais ils sont regroupés et de différentes manières. Et leur accès dépend de la personne qui les consulte. Ainsi, les données les plus sécurisées ne sont accessibles que par la personne qui dispose de ces autorisations.

Dans le cas des entreprises dont le travail est destiné à l’achat et à la vente de produits, ces systèmes sont mis en œuvre principalement pour gérer leur inventaire .

Comment créer ou créer des inventaires et des factures dans Access 

Ce processus n’est pas aussi compliqué qu’il n’y paraît. Ce que vous devriez avoir sous la main, ce sont des diagrammes des données qui sont traitées au sein de l’entreprise pour laquelle ledit système d’inventaire et de facturation est fait. Eh bien, le processus est divisé en threads pour suivre ces étapes.

création de la base de données

Tout d’abord, nous devons créer la base de données. Ceci est similaire à ce qui se fait dans un magasin de musique , de nourriture, de vêtements, de chaussures , entre autres. Presque les mêmes étapes doivent être suivies. Nous trouverons la différence en indiquant les tableaux et les données que chacun de ces tableaux contiendra.

Pour connaître les données qui seront utilisées dans le système, il est nécessaire de faire un diagramme entité-relation . Où nous présentons toutes les données que notre base de données doit contenir et nous effectuons les normalisations respectives. Ainsi, en les reliant, nous pouvons nous assurer qu’aucune donnée dupliquée n’est trouvée et que la base de données est normalisée.

Conception du système d’inventaire et de facturation

Pour cela, il faut prendre en compte de nombreux facteurs qui interviennent dans le processus au sein de l’entreprise. Ainsi, les acteurs qui vont interagir avec le système peuvent être définis en fonction de leur rôle. À son tour, cette étape permet de connaître les autorisations d’accès que ces personnes auront . De cette manière, Access demandera l’accès à l’utilisateur et, en fonction du niveau, les moyens par lesquels il pourra interagir avec ledit système.

Développement d’interface avec Access

Ce qui caractérise Access est sa polyvalence pour implémenter une interface utilisateur graphique , en même temps qu’il peut développer les interactions que les données auront lors de l’entrée et de la sortie de la base de données. Ainsi, nous devons déterminer chacune des vues qu’aura le système et la manière dont chacune traitera les données pour établir des connexions avec la base de données.

Cette partie est généralement l’une des plus longues et des plus complexes en raison du niveau de travail élevé requis pour obtenir un fonctionnement correct du système. Une chose dont nous devons tenir compte au cours de ce processus est que toutes les fonctions du système d’inventaire sont définies dès le départ , afin d’établir un objectif. 

N’oubliez pas d’ajouter parmi les options la possibilité de créer une sauvegarde de la base de données dans Access . Ainsi, vous pouvez avoir une plus grande sécurité que vos données ne seront pas perdues.

Créer des factures et rapporter des rapports

Cette étape comprend le produit tangible que vous souhaitez obtenir, concernant la facture, en utilisant Word, nous pouvons accéder aux informations trouvées dans notre base de données Access et créer le format de facture dont nous avons besoin. Cependant, nous pouvons également créer les rapports directement dans Access .

Bien entendu, il ne faut pas oublier que les factures sont établies selon les réglementations qui régissent chaque pays. Par conséquent, vous devez les prendre en compte lors de la définition du format.

Dans le cas des rapports, ceux-ci dépendent de vos besoins. Eh bien, vous pouvez obtenir des rapports sur les ventes , les clients, les produits en inventaire et plus encore. Vous pouvez utiliser toutes les données requises.