Comment envoyer des invitations à des réunions dans Outlook 2016
Les invitations à une réunion Outlook sont un excellent moyen de s’assurer que tout le monde sait quand et où une réunion a lieu, et de RSVP. Si vous utilisez Outlook, l’acceptation d’une invitation à une réunion permettra aux rappels de vous indiquer quand il est sur le point de commencer. Si vous envoyez les invitations, Outlook vous permettra de voir combien de personnes ont accepté l’invitation et de la renvoyer si nécessaire. Si vous n’avez jamais envoyé d’invitation à une réunion dans Outlook, vous pouvez penser qu’il s’agit d’un processus compliqué, mais c’est juste un peu différent de l’envoi d’un e-mail.
Invitations à des réunions dans Outlook
Ouvrez Outlook et cliquez sur le menu déroulant Nouveaux éléments dans l’onglet Accueil. Dans le menu, sélectionnez Réunion.
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et ressemblera, pour la plupart, à la nouvelle fenêtre de message avec quelques différences. C’est ici que vous allez créer la réunion et envoyer une invitation aux destinataires prévus.
Puisqu’il s’agit d’une invitation à une réunion, vous aurez des champs pour l’emplacement et l’heure de début et de fin. Sélectionnez l’endroit où la réunion aura lieu et définissez son heure de début et de fin, ainsi que la date à laquelle elle aura lieu. La réunion a également un «corps» dans lequel vous pouvez ajouter des détails supplémentaires, par exemple, l’ordre du jour de la réunion. Vous pouvez également joindre des fichiers à l’invitation, bien que l’on ne sache pas comment. Tout ce que vous avez à faire est de faire glisser et déposer un fichier dans la fenêtre de réunion et il sera joint.
Lorsque tout est configuré, cliquez dans le champ À et saisissez les e-mails de toutes les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion. Par défaut, l’invitation demandera aux destinataires de répondre en acceptant ou en refusant l’invitation, et leur permettra également de suggérer des heures alternatives pour la réunion s’ils ne peuvent pas y assister à l’heure suggérée.
Cliquez sur Envoyer et votre invitation est en route.
Étiquette d’invitation à une réunion
Les invitations à des réunions Outlook sont un excellent moyen de s’assurer que tout le monde sait où être et quand être là, cependant, les utiliser comme le seul moyen de planifier une réunion et de faire des allers-retours constants sur une invitation pour essayer de régler l’heure est contrairement productif et ennuyeux. C’est une meilleure idée de parler aux participants prévus d’une réunion via un canal de communication personnel, par exemple, discuter ou parler avec eux en personne pour savoir à quelles heures conviennent tout le monde, puis envoyer une invitation que tout le monde peut accepter .
