Comment fusionner facilement la correspondance dans un document Word

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Dans cet article, nous voulons vous apprendre à combiner la correspondance avec Word . Tout cela, à l’aide d’un document ou d’une feuille de calcul d’ Excel qui servira de base de données pour contenir toutes ces adresses e-mail au message que vous souhaitez envoyer de manière personnalisée.

Il s’agit d’un processus similaire, qui fonctionne pour la seule raison de faire différentes combinaisons au sein de la correspondance postale. La seule différence que cette combinaison aura sera les spécifications initiales de l’ objectif et le processus final.

Il vous suffira d’avoir sous la main un document Excel, qui contiendra dans l’une de ses colonnes toutes les données personnelles nécessaires à la création de ladite correspondance, qui doit inclure l’ email .

De quoi parle ce processus?

Lorsque nous parlons de publipostage, nous nous référons à un processus dans lequel toutes les données trouvées dans une liste externe sont utilisées pour être insérées dans un e-mail préalablement sélectionné et modifié afin de faciliter le processus d’insertion de données.

De cette façon, vous créeriez une lettre ou une carte personnalisée , de structure similaire, mais de contenu différent. Tout cela dépendra du goût et des besoins de chaque personne lors de l’envoi de ladite correspondance.

Cet élément est particulièrement utile lorsqu’une personne a besoin d’envoyer une grande quantité d’e-mails et qui à leur tour doivent être envoyés avec diverses spécifications différentes les unes des autres. Il est largement utilisé par les cadres et les assistants , pour faciliter leur travail au sein du bureau. C’est pratiquement un lien qui existe entre Word et Excel .

Comment fusionner facilement la correspondance dans un document Word

Commencez par accéder à l’assistant. Nous le ferons en accédant à Word et dans l’onglet qui s’appelle « Correspondance », nous pouvons trouver un bouton qui s’appelle « Démarrer les combinaisons de correspondance ».
Dans cette option, si nous voulons le faire de la bonne manière, vous devez aller dans l’option » Pas à pas … «. Et avec cela, vous verrez que l’assistant va démarrer.
À partir de ce moment, nous verrons une colonne sur le côté droit. En y accédant, il faut commencer par préciser quel est le type de document , pour cela on va sélectionner les e-mails.
Une fois que cela sera prêt, nous passerons à l’étape suivante. Ici, il nous sera demandé de préciser si nous utiliserons ledit document dans son format existant ou dans un format totalement nouveau.
C’est ici que nous préciserons à qui le ou les e-mails sont adressés. Comme vous pouvez le voir en haut, ils vous donneront la possibilité d’utiliser une liste, qui est déjà enregistrée dans Word.
Ce que nous cherchons ici, c’est d’utiliser ces e-mails de manière à ce que nous puissions les trouver dans un document Excel que nous rechercherons dans notre ordinateur.
Une fois ouvert, nous pourrons voir un document Excel qui nous montrera les feuilles du livre, et dans ce cas nous devons sélectionner la liste trouvée sur Sheet1 . Ici, nous pouvons voir que l’assistant indiquera diverses options, y compris une autre source pour toutes les directions.
Le classeur Excel nous fournira déjà toutes les données nécessaires, mais nous pouvons directement combiner toutes ces données avec le document que nous allons envoyer. Pour cela, il suffit de placer le curseur à droite dans la section où nous voulons ajouter le champ et de le sélectionner.
Vous pouvez voir que dans une prochaine étape, cet assistant nous permettra de revoir le résultat de notre courrier, sur cette base, nous verrons chacun de ses éléments et ainsi nous pouvons nous assurer que nous sommes corrects avec toutes les données et pas.