Comment lier ou lier facilement Excel avec Word?

Bien que de nombreuses personnes sachent utiliser Word et Excel séparément, il existe des cas où les deux types de documents peuvent être liés pour faciliter le travail de bureau; Lorsque nous faisons cela, le fichier Word fonctionnera comme un modèle et toutes les modifications que nous devons apporter sur le contenu lié ne doivent être effectuées que dans Excel. Alors voyez comment vous pouvez lier Excel à Word.

Quels sont les avantages de lier ou de lier Excel à Word?

Lier un Excel avec Word est très utile pour éviter l’édition constante d’un fichier Word; par exemple, vous pouvez avoir une sorte de liste de présence dans Excel, où les données exactes des personnes apparaissent , et cela est lu par un document Word. Ce qui évitera d’éventuelles erreurs de transcription lors de la création d’un document certifié.

Pour comprendre ce qui précède, nous expliquerons brièvement quelques exemples dans lesquels nous lierons un fichier Excel à Word; Dans le premier, nous lierons une liste de noms dans Excel à une lettre Word, et dans le second, nous insérerons un tableau Excel qui sera lié au document Word.

Exemple pour lier ou lier une liste

Nous devons au préalable avoir notre document Word, par exemple une preuve d’études, dont le texte est le même pour tous les étudiants, mais pour chaque cas le nom de l’ étudiant doit être changé ; L’autre chose que nous devrions avoir est un fichier Excel avec une liste verticale de tous les noms des étudiants (1 nom par cellule).

Allons à l’onglet Correspondance → Démarrer la combinaison de correspondance → Étape par étape via l’assistant pour combiner la correspondance ; puis sur le côté droit, nous verrons un menu contextuel en 6 étapes où il y a plusieurs options; à l’étape 1, nous laissons marqué là où il est écrit Lettres et appuyez sur Suivant .

Ensuite, à l’étape 2, nous sélectionnons l’option Utiliser le document actuel et appuyez sur Suivant ; à l’étape 3, nous sélectionnons l’ option Utiliser une liste existante et appuyez sur Parcourir pour rechercher le fichier Excel; Une boîte appelée Sélectionner un tableau s’ouvrira, nous montrant le tableau que nous allons lier à Word avec le bouton OK .

À l’étape 4 du menu contextuel Combiner la correspondance (côté droit), nous verrons plusieurs options; Nous sélectionnons celui qui dit Plus d’éléments pour ouvrir la fenêtre Insérer un champ de combinaison; là, nous appuyons sur le bouton Insérer et sur le côté droit, nous appuyons sur Aperçu suivant des cartes pour passer à l’étape 5.

Dans l’onglet Correspondance, nous verrons quelques contrôles avec des flèches pour sélectionner le nom dont nous avons besoin; la sélection que nous faisons sera l’étape 6; Si par la suite vous devez supprimer ou ajouter d’autres noms, il vous suffit de modifier les cellules d’Excel sans avoir à modifier quoi que ce soit d’autre dans le fichier Word. Ensuite, il ne reste plus qu’à l’imprimer; Peut-être que vous n’aimez pas les marges ou que vous voulez changer quelque chose, pour le résoudre, voyez comment réduire ou agrandir un document de la lettre à la profession juridique.

Exemple pour lier ou lier une table

Les tableaux dans Word sont très fréquents et il suffit souvent d’aller dans l’onglet Insertion → Tableau et de sélectionner avec la souris le nombre de tableaux que nous voulons; mais si son contenu est variable, il est préférable de faire un lien avec Excel . Le moyen le plus simple consiste à sélectionner l’option Feuille de calcul Excel, mais ce n’est pas la meilleure pour les raisons que nous expliquerons ci-dessous.

Seul le nombre de cellules peut être ajusté à ce type de tableau, il n’est pas possible de changer son style; C’est pourquoi la meilleure option est d’ avoir le tableau précédemment créé dans Excel , avec ses données et son style (couleurs, taille, alignement, etc.) et une fois qu’il est prêt, nous sélectionnons toutes les cellules avec la souris et les copions avec Ctrl + C.

Dans Word, nous allons dans l’onglet Accueil → Coller → Collage spécial, dans la boîte Collage spécial, nous sélectionnons Coller le lien , puis l’ option Feuille de calcul d’objet Microsoft Excel, pour terminer avec le bouton OK ; l’objet sera collé dans Word exactement de la même manière que dans Excel, mais il ne peut en aucun cas être modifié, il ne peut être que déplacé ou redimensionné.

Tout ce que nous changeons dans Excel sera immédiatement reflété dans Word , ce qui nous fera gagner du temps, des efforts et des erreurs lors de la transcription manuelle des données dans chaque cellule. Il y a quelques jours, nous avons fait un autre article similaire avec lequel nous lions des données ou des tableaux Excel, où les résultats sont reflétés dans Word , si cela vous intéresse, vous pouvez jeter un coup d’œil. Maintenant que vous savez à quel point il est utile de lier Excel à Word, il ne vous reste plus qu’à mettre ces deux exemples en pratique à partir de maintenant.