Contrôler toutes les modifications apportées à un document DOCX à partir de Word

Le contrôle des modifications d’un document est une fonction très utile qui nous aide à contrôler tout ce qui est fait dans le document. Cette fonction gagne beaucoup de puissance si nous l’utilisons, par exemple, dans des documents presque terminés et dans lesquels nous collaborons avec d’autres personnes. Grâce à lui, nous pourrons voir ce que fait chaque collaborateur et, si quelque chose ne va pas, annuler les modifications pour revenir à l’état précédent.

De plus, cette fonction de contrôle des modifications peut grandement simplifier la tâche de combinaison et de jonction de deux ou plusieurs documents, car nous pouvons très facilement voir les changements entre l’un et l’autre et, comme nous allons vous l’apprendre, accepter ou rejeter chacun des eux.

Comment activer le suivi des modifications dans Word

L’outil de contrôle des modifications se trouve dans n’importe quel document Word dans l’onglet «Révision» de la barre du ruban. Ici, nous trouverons un bouton appelé «Suivre les modifications». En cliquant dessus, cette fonction sera activée et nous pourrons commencer à l’utiliser. Nous pouvons également activer à l’ aide du raccourci clavier Ctrl + Maj + E .

Nous verrons que l’option sera marquée, avec un ton gris. Cela signifie qu’il est prêt à enregistrer toutes les modifications. Mais si nous cliquons dessus, même par erreur, il sera désactivé. Pour éviter cela, nous affichons le menu de cette fonction et nous pouvons voir une option appelée » Bloquer le suivi » qui nous permettra de bloquer le contrôle des modifications pour empêcher quiconque de le déverrouiller.

Nous entrons un mot de passe, ce que nous voulons, et cette fonction sera activée indéfiniment.

Comment voir les modifications apportées à un document Word

Une fois la fonctionnalité activée, Word commencera automatiquement à marquer toutes les modifications apportées au document. Par exemple, lorsque nous ajoutons du nouveau texte, il apparaîtra dans une certaine couleur (chaque collaborateur aura sa propre couleur qui nous permettra de savoir qui a effectué les modifications). Et la même chose se produit lorsque nous supprimons du texte, c’est-à-dire qu’au lieu de disparaître, il est barré.

Il se peut que nous devions justifier chacune des modifications que nous apportons au document. Pour ce faire, Word dispose d’une fonction de commentaire. Nous sélectionnons le mot, ou le paragraphe, que nous voulons mettre en évidence, et cliquons sur le bouton de commentaire dans la barre du ruban. Nous pouvons également ajouter un nouveau commentaire depuis le menu du bouton droit.

Les commentaires apparaîtront sur le côté droit du document, à côté de chacun des changements. Et ils seront visibles par tous les collaborateurs. Nous pouvons répondre à de tels commentaires. Et, si tout est correct, on peut cliquer sur «Résoudre» pour le masquer et réduire son importance.

Accepter ou rejeter les modifications dans Word

Lorsque d’autres personnes ont édité et modifié le document, il nous revient, nous pouvons voir toutes les modifications qu’ils y ont apportées, ainsi que leurs commentaires.

En haut, dans la section «Modifications» de la barre du ruban , nous pouvons trouver une série de boutons qui nous permettront d’interagir avec ces changements. Si nous acceptons l’une des modifications, nous pouvons l’accepter afin qu’elle fasse partie du document original. Au contraire, si nous n’aimons pas le changement, nous pouvons le rejeter pour revenir au contenu original qui était dans le document.

Nous pouvons accepter tous les changements en même temps, si nous les acceptons, ou les rejeter. Nous avons également un bouton qui nous permettra de revoir automatiquement les modifications une par une.

Choisissez les modifications que vous souhaitez voir dans le document

Par défaut, Word nous montrera toutes les modifications que nous apportons comme nous l’avons montré. Cependant, nous pouvons personnaliser les changements que nous voulons voir, pour toujours avoir le plus important de notre document en vue.

À partir de la section «Surveillance» de la barre d’outils, nous pourrons contrôler beaucoup mieux tout ce qui se passe avec le document. Par exemple, nous pourrons choisir les éléments que nous voulons mettre en évidence dans le document. Nous pouvons même désactiver les surlignages et afficher à nouveau le document original.

Tout est correct? Compléter le document

Lorsque nous activons cette fonction, nous pouvons voir beaucoup de changements, de couleurs, de commentaires … des choses qui ne semblent pas du tout bonnes dans un document professionnel. Par conséquent, si nous avons déjà fini de modifier le document, ce que nous devons faire est de supprimer toute cette mise en forme étrange et de fermer les commentaires pour qu’ils ressemblent à nouveau à un autre document.

Si nous avons accepté ou rejeté toutes les modifications, elles n’apparaîtront plus en rouge. Mais les commentaires resteront.

Dans la section «Commentaires», tout comme nous pouvons en ajouter de nouveaux, nous pouvons supprimer tous ceux qui ne sont plus intéressants. Nous pouvons supprimer les commentaires un par un, ou les supprimer tous à la fois. À partir de cette section, nous pouvons également faire défiler tous les commentaires pour nous assurer de ne rien manquer.

Si tout est correct, une fois les commentaires supprimés, le document sera finalisé.

Il ne nous restera plus qu’à désactiver le contrôle des modifications, enregistrer le document et l’envoyer à la personne qui doit le recevoir. Cependant, envoyer un document professionnel au format .docx n’est pas exactement «professionnel». Par conséquent, profitant du fait que nous sommes dans la dernière étape, nous pouvons l’enregistrer au format PDF, bien mieux.

De plus, nous pouvons protéger le PDF contre les modifications, et ajouter une signature numérique, pour assurer au destinataire qu’il reçoit le document comme nous le voulions, et que personne n’a pu le modifier (du moins, sans casser la signature numérique ).