Découvrez ces fonctions et paramètres de base pour utiliser Excel

En effet, grâce à la polyvalence que nous présente ce programme , il peut devenir indispensable lors de la réalisation de multiples tâches et projets. Bien sûr, comme nous l’avons déjà mentionné à l’occasion, son fonctionnement et son interface sont spécialement préparés pour travailler avec des données numériques. Si au début une bonne partie des modes de fonctionnement qu’Excel nous présente peuvent sembler un peu étranges, la vérité est qu’il n’y a rien de mieux pour traiter les nombres.

C’est quelque chose qui est principalement dû aux fonctions internes et aux formules que le logiciel lui-même nous présente, qui sont peu nombreuses. Ceux-ci nous permettent de tirer le meilleur parti de l’application, du niveau le plus basique, en faisant des ajouts ou des soustractions, à la tenue de la comptabilité d’une entreprise.

Fonctions Excel de base que tout le monde devrait connaître

C’est pourquoi pour les nouveaux utilisateurs qui veulent commencer à se faire une idée de ce que sont les fonctions de base et les configurations du programme, nous allons les aider. Dans ces mêmes lignes, nous allons vous montrer tout ce dont vous avez besoin pour commencer à travailler avec Excel, bien qu’en principe vous ne le sachiez pas beaucoup.

L’interface utilisateur particulière d’Excel

Comme la plupart d’entre vous le savent peut-être déjà, lorsque nous démarrons le programme, nous trouvons une interface pleine de cellules qui sont utilisées pour placer les données. Ainsi, nous les aurons de manière distribuée et bien placée, et nous pouvons nous y référer simplement en nommant cette cellule.

Ceux-ci sont classés en colonnes et lignes , la première représentée par des lettres et la seconde par des nombres. Nous pouvons donc nous référer aux données de chaque cellule par des noms tels que A7 ou C9. Cela sera très utile lors de l’utilisation des données saisies dans les formules.

Ajoutez des images, des zones de texte et plus d’objets

Nous vous avons déjà dit qu’il s’agit d’un programme spécialement dédié au travail avec des données numériques, avec lequel nous allons opérer à partir d’ici. Cependant, ce ne sont pas les seuls que nous pouvons présenter ici. Et c’est qu’en même temps nous pouvons utiliser d’autres éléments tels que des textes que nous plaçons également dans les cellules mentionnées. Il est clair que nous n’allons pas opérer avec ces derniers, mais ils servent de complément à nos feuilles de calcul.

En même temps, nous aurons l’opportunité d’inclure d’autres objets encore plus frappants qui donneront une plus grande valeur au projet sur lequel nous travaillons dans Excel. Pour cela, nous pouvons aller dans le menu Insertion de l’interface principale du programme. Ici, nous voyons plusieurs de ces éléments supplémentaires que nous pouvons ajouter. Ainsi, nous voyons un accès direct aux images, aux images en ligne, aux cartes Bing, aux graphiques , aux hyperliens, etc. De plus, chacune de ces fonctions nous présente une multitude de paramètres personnalisables.

Utiliser des modèles dans Excel

Comme pour de nombreux autres programmes Microsoft et bureautiques en général, y compris celui-ci, Excel nous permet d’utiliser des modèles. Ceux-ci peuvent être utilisés parmi ceux inclus dans le programme lui-même, tels que ceux que nous pouvons télécharger sur Internet. Ce sont des éléments qui mettent déjà à notre disposition une série de designs afin que nous n’ayons qu’à saisir nos propres données ou à personnaliser ce design .

Comme vous pouvez l’imaginer, cela nous fera gagner énormément de temps. Nous pouvons également trouver des modèles pour toutes sortes de thèmes. Dites que lors du démarrage du programme lui-même, avant de choisir d’ouvrir un document vierge, nous pouvons jeter un œil à la grande variété de modèles qu’Excel nous propose . Nous les verrons donc faire des listes, des budgets, des calendriers, des graphiques, des planificateurs, etc.

Protégez votre travail dans Excel

Gardez à l’esprit que dans de nombreuses occasions, lorsque nous travaillons dans Excel, nous le faisons avec des données quelque peu délicates et que nous n’aimerions pas qu’elles tombent entre les mains d’autres personnes. En effet, il peut s’agir des données comptables d’une entreprise , ou des nôtres, que nous ne voulons pas que quelqu’un d’autre voie. C’est pourquoi le programme nous offre la possibilité de protéger les feuilles ou les livres avec un mot de passe.

Pour ce faire, lors de l’enregistrement du document en tant que tel, dans le menu Fichier de l’interface principale, dans la fenêtre Enregistrer sous, nous cliquons sur la liste déroulante située à côté du bouton Enregistrer, Outils. Ensuite, nous sélectionnons Options générales pour ouvrir une fenêtre afin de pouvoir définir les mots de passe de la feuille.

D’autre part, pour protéger complètement un livre, nous le faisons à partir du menu Fichier / Informations. Ici, nous sélectionnons Protéger le livre / Crypter avec un mot de passe pour pouvoir générer le mot de passe qui protégera l’ensemble du livre.

Définir les types de données

Bien que généralement ici nous allons utiliser des données numériques dans nos fiches , celles-ci peuvent être de toutes sortes. C’est pourquoi, selon leur nature, la manière d’opérer plus tard avec eux peut varier. Par conséquent, pour éviter les erreurs ou la confusion, Excel nous permet de définir le type de données que nous allons utiliser dans une cellule ou un ensemble spécifique de données.

Nous faisons cela en cliquant avec le bouton droit de la souris sur cette cellule ou groupe de cellules marquées, et sélectionnons l’option Formater les cellules. Ensuite, les différents types de données numériques que nous allons utiliser ici apparaîtront à l’écran. Parmi ceux-ci, nous pouvons mettre en évidence le type de devise , nombre, date , fraction, spécial, heure, pourcentage, etc. De plus, après avoir choisi l’un d’entre eux, nous avons des paramètres ajustables pour ce format spécifique.

Polices et alignement

Comme prévu, bien que centrés sur les chiffres, l’apparence et l’ordre de nos feuilles Excel sont également importants, tant pour l’esthétique que l’organisation. Par conséquent, comme d’habitude les applications Office , nous pouvons également aligner le contenu, changer sa couleur, le type de police , etc. Tout cela se trouve dans le menu Démarrer afin que nous puissions appliquer les modifications à une seule cellule, ou à toutes celles que nous avons marquées.

Configurer la sauvegarde automatique

Nous avons également la possibilité, pour éviter de perdre le travail effectué, de personnaliser la fonction de sauvegarde automatique d’Excel . Pour atteindre cet objectif, la première chose que nous allons faire est d’accéder au menu Fichier de l’interface, où nous cliquons sur Options. Une nouvelle fenêtre apparaîtra où nous cliquons sur l’option Enregistrer pour pouvoir établir à quelle fréquence la feuille sur laquelle nous travaillons sera enregistrée. Plus ce temps est bas, moins il y a de chances de perdre quoi que ce soit.

Vérifier l’orthographe

Malgré le fait que la plupart des données que nous allons traiter ici, comme nous l’avons dit, sont numériques, nous utilisons également des textes en complément. Mais que ce soit sur le plan professionnel ou plus personnel, les fautes d’orthographe ou les erreurs dans ces textes ne sont jamais mal vues.

C’est pourquoi ce programme nous propose également une fonction qui nous permet de vérifier l’orthographe de tous les textes qui composent notre tableur. De plus, c’est certainement quelque chose qui sera particulièrement utile lorsque nous travaillons avec de grandes quantités de données. Ainsi, nous devons aller dans le menu Révision et cliquer sur Orthographe pour lancer le processus de recherche et de correction.

Utiliser des bordures dans les cellules

Principalement afin d’améliorer l’apparence et la structure des feuilles que nous créons ici, nous avons la possibilité d’utiliser des bordures dans les cellules du document . En fait, nous avons ici de multiples possibilités sur lesquelles s’appuyer, dont beaucoup sont liées à la personnalisation de l’apparence de ces cellules.

Ainsi, pour accéder à la section dont nous parlons maintenant, nous allons dans l’option du menu Démarrer, pour localiser la section Source . Ici, nous verrons qu’à côté des icônes en gras et en italique, à droite, il y a une petite boîte. C’est là que nous devons cliquer pour que toutes les options dont nous disposons à cet égard soient affichées.

Ainsi, nous n’aurons plus qu’à marquer la ou les cellules que nous souhaitons traiter puis à cliquer sur l’option souhaitée.

Utilisation de formules dans le tableur

Tout d’abord, nous vous dirons que les formules sont l’un des éléments les plus importants que nous allons trouver dans ce programme. Comme vous pouvez l’imaginer, ce sont ceux qui nous permettent d’opérer avec les données numériques que nous saisissons dans le programme. En même temps, il faut dire que les formules Excel sont nombreuses, certaines plus complexes que d’autres. Cependant, l’application elle-même dispose de méthodes qui nous aident grandement à concevoir et à utiliser ces éléments.

De cette façon, lorsque nous irons à l’option de menu Formules dans l’ interface principale du programme, nous pourrons voir les différentes catégories qu’il présente. Ici, nous pouvons trouver des types tels que des formules financières , logiques, mathématiques et trigonométriques, etc. Bien entendu, au sein de chaque catégorie, nous verrons comme prévu un bon nombre d’éléments de ce type.