Google WorkSpace De quoi s’agit-il, à quoi sert-il et comment fonctionne le nouveau Google G Suite?

Sans aucun doute, la société Google ne se lasse pas de proposer de nouveaux outils de travail à ses utilisateurs , c’est ainsi qu’elle a récemment annoncé ce qu’est Google Workspace , une nouvelle plateforme de collaboration pour les petites et grandes entreprises et qui est venue remplacer l’ancienne plateforme G Suite. De cette manière, tous les abonnés de Google peuvent désormais commencer à profiter d’une nouvelle plate-forme de travail.

WorkSpace se caractérise par le fait qu’il est un site dédié aux professionnels où ils trouveront intégrés chacun des services de l’entreprise tels que Drive , Meet, Docs, Calendar et Gmail . Cela permettra aux gens d’accéder à tous les types de contenu et de documents à partir du même endroit, afin qu’ils puissent obtenir une expérience très complète ici.

De cette manière, tous les utilisateurs qui aiment travailler avec les services de cette entreprise peuvent désormais tous en profiter depuis le même endroit , ce qui a sans aucun doute profité à de nombreuses personnes. C’est ainsi que nous allons vous en apprendre un peu plus sur ce nouvel outil Google, à quoi il sert et comment vous pouvez commencer à en tirer le meilleur parti . Pour ce faire, suivez en détail tout ce que nous vous apprendrons ensuite dans le post.

Qu’est-ce que Google Workspace et à quoi sert cet outil de travail?

Google WorkSpace, anciennement G-Suite , est devenu un ensemble d’applications qui s’adresse principalement aux entreprises, c’est ainsi qu’il leur propose une collaboration dans le but de les aider à augmenter leur productivité. Mais comment pouvez-vous les aider à augmenter leur productivité? Ceci est possible grâce à ses applications qui ont été créées pour améliorer la communication, le stockage cloud, le contrôle métier pour la sécurité informatique et la collaboration en équipe.

De cette manière, son objectif principal est d’offrir des outils de collaboration et de communication qui profitent pleinement à ses utilisateurs, pour cela, ils peuvent utiliser des services tels que le courrier électronique, la voix, le chat, les appels vidéo, la gestion de contenu , tout cela à partir d’un seul endroit. Par conséquent, tout cela est devenu une évolution de G Suite qui vous permet d’optimiser le flux de travail d’une meilleure manière, en évitant d’avoir à passer d’un outil à un autre.

Dans ce cas, les utilisateurs trouveront des outils commerciaux et de bureaux que Google fournit dans le nuage, qui permettent aux entreprises de facilement améliorer leur productivité . De plus, tous offrent une collaboration en temps réel, ce qui est leur plus grand avantage. Par conséquent, si vous avez une petite ou une grande entreprise, nous allons vous laisser ici quelques raisons pour lesquelles vous pourriez commencer à utiliser ce service Google.

Fonce:

• Vous permet d’améliorer la collaboration et la productivité. De plus, il intègre un grand nombre de solutions, tout cela est disponible depuis n’importe quel endroit et appareil, ce qui lui permet d’être toujours à portée de main. Tout cela permet aux employés de votre entreprise de travailler sur le même document à tout moment, que ce soit depuis leur bureau de travail ou depuis leur domicile.
• Il a une facilité d’utilisation , et c’est qu’il a été conçu pour que les gens puissent facilement travailler avec, de cette manière la courbe d’apprentissage sera aussi fluide que possible.
• Il propose une architecture 100% Cloud et totalement multi – appareil disponible à tout moment.
• Vous pouvez travailler à partir de n’importe quel appareil, que vous disposiez ou non d’une connexion Internet. Dans le cas où vous avez déjà téléchargé des appareils, vous pouvez travailler dessus hors ligne.
• Vous devrez investir beaucoup moins dans les infrastructures locales , puisque dans ce cas tout sera dans le cloud, ce qui génère des coûts bien inférieurs à ceux qui représenteraient la maintenance des outils physiques.
• C’est une plate – forme 100% sécurisée , la société Google se caractérise par la protection des informations des utilisateurs de la manière la plus sûre possible, en les faisant passer par des audits et en appliquant certaines normes de sécurité .

Quels sont les outils et fonctionnalités de Google Workspace? Voyez ce que vous pouvez en faire

Il est important de garder à l’esprit que cet outil Google WorkSpace possède différentes fonctions et fonctionnalités qui vous aideront à obtenir de très bons résultats après son utilisation. Cependant, si vous n’êtes toujours pas complètement convaincu de commencer à l’utiliser pour votre entreprise, nous allons vous montrer ici tout ce que vous pouvez en faire.

Pour ce faire, suivez en détail tout ce que nous vous apprendrons ci-dessous:

Courriel d’entreprise ou Gmail

Gmail est actuellement l’un des serveurs de messagerie les plus importants au monde, devenu le bras droit de nombreuses entreprises et personnes. Mais il convient de mentionner que la plupart des utilisations et des connaissances de Gmail sont la version gratuite, ouverte et avec la publicité proposée par Google.

Désormais, lorsque vous parlez au niveau de l’entreprise en tant que G Suite , un e-mail est fourni qui n’est plus connu sous le nom de Gmail et qui est désormais appelé avec le domaine de l’entreprise de la personne , dans ce cas, il peut être tel que @Internetpasoapaso . Être ainsi appelé crée sans aucun doute une perception beaucoup plus professionnelle et sérieuse pour l’entreprise.

Parmi les autres caractéristiques les plus remarquables de ce point sont les suivantes:

• Dans la version professionnelle, vous n’aurez pas d’ annonces ni de publicité.
• Vous avez la possibilité d’ incorporer le logo de l’entreprise dans l’interface.
• Vous aurez une plus grande capacité d’hébergement , peut-être le double de ce que vous avez avec la version gratuite.

Conversations sécurisées et centralisées avec chat

Une autre des fonctions que tout cela va vous apporter est de pouvoir communiquer de manière sécurisée , il faut garder à l’esprit qu’aujourd’hui il existe de nombreux outils de communication comme WhatsApp , mais qui ne sont pas créés spécifiquement pour ce qu’ils sont. conversations d’entreprise.

Par conséquent, ils peuvent entraîner des pertes de données ou des fuites d’informations car il ne dispose pas de la sécurité nécessaire . C’est pourquoi Google WorkSpace met à disposition de ses utilisateurs un outil de messagerie instantanée dans le cloud contrôlé par l’entreprise, il peut être synchronisé avec toutes les autres fonctions pour pouvoir être surveillé.

Parmi les fonctions sont les suivantes:

• Hangouts: pour pouvoir communiquer, les utilisateurs doivent utiliser Hangouts comme application de chat, ici ils peuvent mener des conversations individuelles ou des conversations de groupe. Vous devez garder à l’esprit que cette application est intégrée au serveur de messagerie Gmail , elle sera donc toujours ouverte et dans le cas des appareils mobiles, vous pourrez recevoir des notifications s’ils vous écrivent afin que vous puissiez toujours être au courant.
• Rendez-vous pour les visioconférences: Pour que vous puissiez mieux comprendre tout cela, cet outil joue le rôle de l’ application Skype , vous pourrez donc passer des appels vidéo , soit des appels de groupe, soit des appels 1 à 1 sans utiliser la caméra ou tout simplement mener une conversation par chat. Étant intégrées à Google Agenda , les salles de réunion peuvent être générées automatiquement pour chaque événement. Cela permettra donc de rationaliser la coordination des appels vidéo au sein de l’entreprise ou avec d’autres personnes qui utilisent les services Gmail.

Calendrier synchronisé

C’est un autre des services dont vous disposerez avec cet outil Google , dans ce cas, c’est le calendrier dans le cloud qui vous aidera à gérer votre emploi du temps. Le meilleur de tous est qu’il fonctionne au niveau de l’entreprise, il dispose donc de différentes options très importantes, en tenant compte du fait que ces types d’applications sont fréquemment utilisés et qu’il peut aider les équipes de travail à se synchroniser.

Dans toute entreprise, il est essentiel de pouvoir trouver des espaces pour planifier différents rendez-vous et connaître à tout moment la disponibilité de chacun des membres de l’équipe. Tout cela vous permettra de gagner du temps et vous pourrez également synchroniser votre appareil mobile afin que vous puissiez avoir une gestion parfaite de votre horaire de travail.

Pilote pour les documents cloud

Ce n’est un secret pour personne que Google Drive est la solution d’hébergement de fichiers pour la société Google , c’est un service de stockage qui a été lancé comme alternative à Dropbox , mais cette fois il est intégré à G Suite et il a une suite de bureau.

Les principaux éléments qui ressortent sont les suivants:

• Documents: C’est le Microsoft Word de la suite Google et qui vous permet de créer et d’éditer des documents directement depuis le navigateur, vous n’aurez donc pas à installer de programmes pour travailler dessus, mais tout ça vous pouvez le faire en ligne.
• Feuille de calcul: Comme dans le cas précédent, elle joue cette fois le rôle d’Excel de Microsoft , donc si vous avez l’habitude de travailler avec cette plate-forme, vous ne la manquerez pas dans ces feuilles de calcul. Cependant, il faut mentionner que ces feuilles de calcul peuvent ne pas trouver des fonctions très avancées ou toutes celles qui sont disponibles dans Excel.
• Présentations: il s’agit du remplacement de PowerPoin t , il peut être utilisé à chaque fois que vous devez effectuer une présentation, il peut être ouvert à partir du navigateur Web afin que vous puissiez y accéder de n’importe où, car il ne nécessite aucun type d’installation. De plus, vous pouvez commencer à travailler dessus, puis poursuivre le projet ailleurs sans craindre de mal configurer ou de perdre ce que vous avez . Il vous suffit d’accéder au lien et c’est tout.

Enfin, on peut dire que le principal avantage de tout cela est que ledit outil est dans le cloud, il n’y aura donc pas de problèmes de synchronisation, de versions et il n’est pas nécessaire d’envoyer des pièces jointes à d’autres collaborateurs et le meilleur de tous est qui est disponible sur n’importe quel appareil disposant d’une connexion réseau .

Au moment de l’embauche des services Google WorkSpace, vous disposerez de tous les outils disponibles, tant d’entreprises ont choisi de ne plus payer les licences Microsoft Office , car ce service remplit les mêmes fonctions et est capable de les satisfaire. nécessiteux.

Tout dans Mobile

Sans aucun doute, c’est l’une des fonctions préférées de tout le monde, et c’est qu’elle vous donne la possibilité de configurer tous les services WorkSpace sur votre appareil mobile, vous aurez donc un plus grand contrôle sur chacune des fonctions ici offert. Dans ce cas, il offre une compatibilité avec les appareils mobiles Android et iOS.

Dans le cas des appareils mobiles Android, il offre une intégration de très bonne qualité, il ne nécessite donc pas plus qu’un nom d’utilisateur et un mot de passe pour commencer à utiliser chacun des services disponibles tels que le chat, Gmail, Drive, Agenda , entre autres. Pour cela, il vous suffit de le configurer, de le synchroniser et de commencer à l’utiliser.

Prix ​​de Google Workspace Combien coûte l’utilisation de la nouvelle Google Gsuite?

Gardez à l’esprit que Google Workspace n’est pas gratuit , donc cette nouvelle mise à jour est également accompagnée de nouveaux plans et donc de nouveaux prix , qu’il s’agisse de plans pour les petites ou grandes entreprises. Dans le cas des petites entreprises, il a trois plans, gardez à l’esprit que Google qualifie de petites entreprises celles qui comptent moins de 300 employés .

Si tel est votre cas, les plans qui peuvent vous aider sont les suivants:

• Business Starter: Ce plan comprend un e-mail personnalisé et coûte 5,20 euros par utilisateur enregistré.
• Business Standard: Il offre ce qui est une plus grande capacité pour les appels vidéo et beaucoup plus de stockage, dans ce cas le plan standard a une chaleur de 10,40 euros par utilisateur.
• Business Plus: Enfin, le plan Plus inclut l’accès à des outils tels que Vault et MDM (Mobile Device Manager), cela a une valeur plus chère que les précédents qui est de 15,60 euros par utilisateur enregistré.

Dans le cas des grandes entreprises, à savoir ceux qui ont plus de 300 employés ont leurs propres offres, de sorte que les entreprises les invite de Google à contacter leur service commercial afin qu’ils puissent connaître le prix de la Éditions d’entreprise. Pour les départements et les équipes intéressés par l’utilisation des services Workspace, la société Google propose un plan qui coûte 8 euros par utilisateur, il comprend des outils de collaboration et de visioconférence.

Il convient également de noter qu’il n’est pas nécessaire de remplacer les systèmes de courrier ou de calendrier actuels . Cependant, vous vous demandez peut-être ce qui arrive à tous les utilisateurs qui étaient déjà clients dans leur version précédente, jusqu’à présent, rien ne se passera, puisque Google a annoncé que les nouveaux plans n’auront aucun impact sur les contrats actuels, car si la licence G Suite va encore continuer à travailler comme il l’ a jusqu’à présent.

Si, pour une raison quelconque, l’une des entreprises n’est pas prête à effectuer la transition vers Workspace , l’ assistance Google la contactera pour lui fournir les informations nécessaires. Enfin, il convient de mentionner que Workspace atteindra les clients de l’éducation à but non lucratif .

Liste des meilleurs outils de travail que nous pouvons utiliser dans Google Workspace

En tenant compte de chacune de ses fonctions, il est également important de mettre en évidence certains de ses outils les plus importants qui vous aideront à tirer le meilleur parti de tout cela.

C’est pourquoi nous vous présentons ici les quatre nouvelles les plus importantes de tout ce service et que vous devez savoir:

Aperçu des liens

Avec cet aperçu de lien, les utilisateurs auront l’opportunité à chaque fois qu’ils travailleront avec un document de voir le contenu qui est lié sans avoir à quitter ledit document, ce qui fait sans aucun doute beaucoup de temps , surtout si il y a beaucoup d’informations liées là-bas.

Pour que vous puissiez mieux comprendre tout cela, nous vous laissons cet exemple: si vous travaillez sur un document et qu’il a une présentation Slides liée , alors vous aurez l’occasion de voir de quelle présentation il s’agit et même de passer chacune des diapositives dans un petit pop-up . Cela vous évitera d’avoir à quitter le document et à ouvrir la présentation dans une autre fenêtre, ce qui vous fera sans doute plus de temps et une diminution de vos performances .

Puces intelligentes

Dans le cas des puces intelligentes, vous pouvez trouver une opération vraiment intéressante, surtout lorsque vous travaillez avec un fichier et que vous devez mentionner quelqu’un en particulier. Dans ce cas, une fenêtre contextuelle s’affiche avec des informations contextuelles et des actions suggérées, telles que le partage du document en cours de création.

Il est également possible que vous puissiez voir un fichier de la personne avec sa photo comme vous pouvez le voir sur l’image, il y aura également d’autres données telles que l’ email, le numéro de téléphone, la profession , entre autres. Tout cela vous offrira un plus grand confort lors de l’utilisation de ce service.

Mode PiP de Google Meet

C’est l’un des outils les plus importants de Google WorkSpace.C’est ainsi que ce mode fonctionne dans Sheets, SLides, Docs , et leur objectif est de pouvoir démarrer un appel vidéo avec des personnes qui travaillent sur un document via Meet , pour ce qui peut faciliter le travail d’équipe lorsqu’ils le font à partir de Meet.

Par conséquent, chacun des membres de l’équipe peut continuer à travailler