Comment gérer correctement une chaîne Slack pour votre entreprise ou votre équipe de travail? Guide étape par étape
Pour gérer correctement une chaîne Slack pour votre entreprise ou pour une équipe de travail, il est pratique que vous sachiez quelle est la fonction principale de ces sections qu’offre Slack et quels sont les avantages que vous obtenez en les utilisant.
Vous trouverez ces informations en détail, et expliquées de manière simple, dans les paragraphes suivants. Nous allons vous apprendre étape par étape pour gérer les chaînes Slack comme un expert.
De plus, vous trouverez un guide complet pour savoir comment cela fonctionne et comment gérer les canaux d’un compte Enterprise Grid à partir de zéro . Ne manquez rien.
Quelle est la fonction principale des chaînes et quels sont les avantages de leur utilisation dans Slack?
Slack divise la plateforme en espaces de travail , qui sont généralement destinés à chacune des entreprises ou grands projets auxquels participe le même utilisateur. À son tour, dans chaque espace de travail, vous pouvez trouver des sections plus petites qui sont créées pour être partagées par un groupe de personnes ou de collègues. Ces sections sont appelées canaux et c’est le lieu où différents utilisateurs envoient et reçoivent des messages, des fichiers et tout autre type d’informations.
Chacun de ces utilisateurs peut rejoindre sur invitation et également quitter une chaîne à tout moment et sans autorisation d’aucun administrateur. D’un autre côté, les canaux peuvent être ouverts, fermés, partagés et appartenir à plusieurs espaces de travail. En effet, ici, dans chacune de ces sections, vous pouvez autant de canaux que nécessaire, en fonction des besoins de l’entreprise.
Par exemple, vous pourrez créer un canal par projet, par objectif ou aussi par thème, entre autres facteurs. Il est conseillé de supprimer un canal lorsque le projet est terminé , car cela empêchera les utilisateurs de continuer à écrire dans une section obsolète. De plus, cette bonne pratique améliorera l’organisation dans la communication de l’entreprise et entre les différents membres. Si vous ne souhaitez pas supprimer une chaîne, vous pouvez l’archiver pour une utilisation future .
Apprenez étape par étape à gérer les canaux Slack comme un expert et à améliorer l’organisation des communications dans votre espace de travail
Nous allons vous montrer étape par étape que vous devez faire pour gérer correctement les chaînes Slack comme un expert. De cette façon, vous améliorerez l’organisation des communications dans votre espace de travail et empêcherez d’autres personnes de faire des erreurs involontaires en écrivant dans des sections qui ne correspondent pas. De plus, vous augmenterez considérablement votre efficacité.
Voir ci-dessous:
Créer une nouvelle chaîne
Lorsque vous devez créer une chaîne, vous devez accéder à l’application Slack pour PC avec votre ordinateur et l’ouvrir.
Ensuite, vous devez continuer avec ces étapes:
- Choisissez l’espace de travail dans lequel vous souhaitez ajouter une nouvelle chaîne. Vous pouvez le trouver dans le coin supérieur gauche de votre écran.
- Une fois que vous êtes entré dans l’espace de travail, vous devrez cliquer sur Créer un canal .
- Ensuite, choisissez un nom pour la chaîne et notez-le. Vous devez garder à l’esprit que les noms sont écrits en minuscules, ils ne doivent pas contenir d’espaces ni de points, ni dépasser 80 caractères.
- Si vous préférez, vous pouvez ajouter une description . Cette légende servira de guide aux autres membres qui composeront la chaîne afin qu’ils sachent de quoi parle le thème de cette section.
- Par défaut, le canal est créé ouvert. Si vous devez générer un canal fermé, vous devez cliquer sur l’option Définir comme canal fermé .
- Pour terminer, vous devrez cliquer sur Créer . Ce qui reste à faire est d’ajouter les différents utilisateurs qui appartiendront à ce groupe, si vous souhaitez le faire plus tard, vous devrez choisir le bouton Ignorer pour l’instant .
Lorsque vous souhaitez créer une chaîne depuis votre mobile, vous devrez suivre ce guide:
- Une fois que vous ouvrez l’application, allez dans le coin inférieur gauche de l’écran et choisissez l’option Démarrer .
- Ensuite, cliquez sur le signe + , que vous trouverez sur la gauche, à côté de l’outil Canaux .
- Un mobile Android, vous devez cliquer sur l’icône d’ un cercle avec un + à l’intérieur . Si vous le faites depuis un iPhone, vous devrez choisir l’option Créer .
- Écrivez le nom de la chaîne que vous allez créer, gardez à l’esprit toutes les recommandations que nous avons faites dans les paragraphes précédents pour créer une chaîne depuis l’ordinateur.
- Saisissez la description , puis ajoutez les membres qui composeront la chaîne.
- Enfin, cliquez sur le bouton Créer .
Rejoindre une chaîne
Entrez avec votre navigateur depuis le PC et ouvrez dans Slack , vous pouvez également le faire via l’application pour ordinateurs. Ensuite, dans la barre latérale à gauche de votre écran, trouvez la section Canaux et cliquez sur l’icône représentée par un signe + . Sélectionnez l’option Parcourir les chaînes , cela affichera une liste de toutes les chaînes disponibles.
Ensuite, vous devez choisir la chaîne que vous souhaitez rejoindre et vous devez cliquer sur Rejoindre la chaîne . Si vous souhaitez appartenir à une chaîne via votre mobile, vous devrez cliquer sur le bouton Démarrer situé en bas à gauche. Après cela, vous devrez faire glisser l’écran jusqu’à ce que vous trouviez le champ Canaux . Dans cette section, vous devez choisir un canal dans la liste et cliquer sur Rejoindre le canal .
Créer des préfixes de canal
Les préfixes sont des outils que vous pouvez utiliser dans les noms de chaînes pour guider les utilisateurs vers des informations pertinentes. Vous devez prendre en compte ces éléments, vous pourrez les utiliser de manière limitée, dans les plans Slack payants, vous devrez utiliser jusqu’à 99 préfixes, tandis que pour la version gratuite, la limite est de 6.
À partir d’un ordinateur ou d’un mobile, vous devez effectuer les opérations suivantes:
- Entrez dans l’espace de travail dans lequel vous pouvez créer un préfixe pour un canal.
- Accédez à l’option Paramètres et administration .
- Cliquez sur l’outil Personnaliser .
- Choisissez les préfixes de chaîne .
- Cliquez sur Ajouter un préfixe et écrivez la description qui sera transmise à tous les membres de la chaîne.
- Pour terminer, sélectionnez le bouton Enregistrer .
Définir la description du canal
La description de la Chaîne contribuera à améliorer l’organisation de la communication. Pour cette raison, il est important que vous incluiez une déclaration représentative des sujets et des projets qui sont suivis dans cette section de l’espace de travail Slack. N’oubliez pas que la description n’est pas la même que le nom de la chaîne.
Pour effectuer cette tâche, vous devrez suivre cette procédure:
- Ouvrez la chaîne que vous souhaitez modifier depuis votre ordinateur.
- Ensuite, allez en haut à droite et sélectionnez l’ icône des détails , représentée par un i avec un cercle.
- Cliquez sur Modifier la description .
- Entrez la nouvelle description et cliquez sur Mettre à jour la description .
Effectuez cette tâche depuis votre mobile, procédez comme suit étape par étape:
- Ouvrez la chaîne que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur l’icône formée par un i avec un cercle .
- Cliquez sur Modifier , si vous le faites via un Android. Si vous souhaitez modifier la description d’un iPhone ou d’un iPad, vous devrez sélectionner l’outil Modifier .
- Accédez au champ Objectif .
- Écrivez la nouvelle description et sélectionnez Enregistrer (ou Terminé si vous travaillez avec un téléphone iOS).
Renommer une chaîne
Si vous cherchez à changer le nom d’une chaîne, vous devrez ouvrir Slack sur votre ordinateur et continuer ce processus:
- Entrez la chaîne que vous souhaitez renommer.
- Cliquez sur l’icône Détails .
- Choisissez ensuite les 3 points horizontaux ou la fonction Plus .
- Cliquez sur Plus d’options .
- Choisissez Renommer cette chaîne et entrez son nouveau nom.
- Pour terminer, cliquez sur le bouton Renommer la chaîne .
Pour changer le nom du mobile, vous devrez faire ceci:
- Ouvrez la chaîne.
- Sélectionnez Informations , dont l’icône est un i entouré.
- Cliquez sur MODIFIER .
- Entrez le nouveau nom.
- Pour terminer , choisissez le bouton ENREGISTRER (ou Terminé sur iOS).
Quitter une chaîne
Si pour une raison quelconque vous souhaitez quitter une chaîne à laquelle vous appartenez, vous pouvez le faire tant que ce n’est pas la chaîne #general , ni si vous êtes membre d’une seule chaîne . De plus, vous aurez besoin de l’autorisation de l’ administrateur ou du propriétaire si vous souhaitez quitter une chaîne ouverte.
Les étapes à suivre sur votre ordinateur, une fois que vous ouvrez le canal vers lequel vous souhaitez quitter, sont les suivantes:
- Cliquez sur l’icône Détails .
- Choisissez l’option Plus .
- Cliquez sur Abandon [le nom du canal apparaîtra] .
- Sélectionnez Oui s’il s’agit d’un canal ouvert, sinon choisissez Oui, quittez le canal fermé .
Pour quitter une chaîne depuis votre mobile, vous devrez la sélectionner puis cliquer sur l’icône Information , située dans le coin supérieur droit de l’écran. Ensuite, choisissez Quitter .
Archiver une chaîne
Une bonne idée que vous pouvez mettre en œuvre pour maintenir l’organisation et la propreté d’un espace de travail est d’ archiver les canaux dans lesquels l’objectif a été atteint ou ces sections ne seront pas utilisées pendant longtemps.
Pour cela, vous devez ouvrir Slack sur votre ordinateur et procéder de cette manière:
- Entrez la chaîne sur laquelle vous souhaitez archiver.
- Cliquez ensuite sur l’icône des détails .
- Choisissez l’option Plus , puis sélectionnez l’outil Plus d’options .
- Cliquez sur File this channel .
- Une fenêtre d’avertissement apparaîtra dans laquelle vous devrez cliquer sur Oui, archiver la chaîne .
Si vous souhaitez le faire à partir d’un mobile Android, vous devrez ouvrir la chaîne, puis aller dans l’option Archiver et enfin sélectionner le bouton Archiver . D’un autre côté, si vous voulez faire cette tâche avec un iPhone, vous devez cliquer sur Information , alors vous devrez choisir Plus d’options , puis vous devrez cliquer sur Archive channel et enfin vous sélectionnerez la fonction Archive .
Comment fermer un canal ouvert
Lorsque vous souhaitez convertir un canal ouvert en canal fermé, vous devez garder à l’esprit que cette tâche ne peut pas être effectuée avec le canal #general . De plus, vous devez être le propriétaire ou l’administrateur de l’espace de travail auquel appartient la chaîne pour pouvoir la fermer. Enfin, les fichiers appartenant au canal resteront en mode ouvert, ils n’appartiendront donc pas ou ne deviendront pas privés.
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Ouvrez le canal depuis votre ordinateur et effectuez cette tâche:
- Accédez à l’icône qui représente le menu des détails .
- Cliquez ensuite sur Plus .
- Trouvez l’outil Plus d’options et cliquez dessus.
- Sélectionnez l’option Basculer vers un canal fermé .
- Pour confirmer, vous devez cliquer sur Rendre fermé .
Gardez à l’esprit que cette tâche ne peut être effectuée qu’à partir de votre PC ou Mac, vous ne pourrez donc pas utiliser Slack depuis votre mobile pour modifier les paramètres de confidentialité de la chaîne.
Accepter une invitation à partager une chaîne
L’un des avantages les plus importants de Slack est que vous pouvez utiliser son outil Connect pour partager une chaîne avec une organisation externe. De cette façon, un membre d’une autre entreprise vous enverra une invitation à rejoindre un canal de résiliation. Vous ne devez pas oublier que cette invitation expire après 7 jours , vous devrez donc demander à nouveau l’invitation et pendant ce temps vous n’avez pas accepté de faire partie de l’organisation externe.
Une fois la demande envoyée, vous devrez ouvrir Slack sur votre PC ou votre mobile et suivre ces étapes:
- Rendez-vous sur Slackbot , trouvez l’invitation et ouvrez-la.
- Cliquez ensuite sur Continuer .
- Choisissez votre propre espace de travail dans lequel le canal d’invitation fera partie . Si vous préférez, vous pouvez choisir un autre groupe de travail, vous devez donc sélectionner l’option Se connecter à un autre espace de travail .
- Enfin, cliquez sur Accepter l’invitation .
Supprimer une chaîne
Lorsque vous devez supprimer une chaîne, gardez à l’esprit que seuls les propriétaires et les administrateurs de l’espace de travail pourront le faire. En plus de cela, le canal nommé #general ne peut pas être supprimé, ni les fichiers partagés par le canal à supprimer . Enfin, si vous souhaitez supprimer une chaîne que vous partagez, vous devez d’abord arrêter le partage et simplement la supprimer.
Les étapes à suivre pour supprimer un canal informatique incubo sont les suivantes:
- Ouvrez la chaîne que vous souhaitez supprimer définitivement.
- Ensuite, allez sur l’icône qui représente le menu des détails.
- Cliquez sur l’outil Plus pour afficher plus de fonctions.
- Cliquez sur le bouton Plus d’options et choisissez l’ option Supprimer cette chaîne .
- Cochez la case Oui, supprimer définitivement cette chaîne .
- Enfin, choisissez le bouton Supprimer la chaîne .
Si vous souhaitez supprimer une chaîne que vous avez archivée, vous devrez procéder comme suit:
- Cliquez sur Plus .
- Trouvez l’outil Channel Browser et cliquez dessus.
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