Gérez vos contacts Gmail depuis Excel et sans Internet avec cette astuce

Avec le changement de Gmail il y a plusieurs mois, Google a décidé de dédier ce client uniquement à l’activité de messagerie. Les contacts sont allés à une application externe, développée par Google pour gérer plus efficacement toutes les données.

Cependant, nous n’avons pas toujours une connexion Internet disponible, avec ce que cela implique. Si nous avons besoin des informations d’une personne que vous connaissez pour passer un appel et que nous n’avons pas de connexion, nous ne pourrons pas obtenir ce dont nous avons besoin. Cependant, nous pouvons facilement y remédier en exportant nos contacts Gmail vers une feuille Excel.

La vérité est qu’avoir tous nos contacts liés à notre compte Google est une vraie merveille. Avec notre liste de contacts, nous pouvons toujours sélectionner ce que nous voulons de qui nous voulons, mais si nous exportons toutes les données, nous aurons la possibilité de les utiliser sur notre ordinateur ou smartphone en toutes circonstances, voire de les importer dans un autre de nos comptes.

Ainsi, vous pouvez exporter vos contacts de Gmail vers Excel

Tout d’abord, ce que vous devez savoir, c’est que vos contacts ne sont plus dans Gmail . Comme nous l’avons déjà dit, ils se trouvent désormais dans un autre outil créé par Google spécifiquement pour la gestion des contacts.

Nous devons y accéder pour démarrer le processus d’exportation.

Une fois à l’intérieur, il faut sélectionner tous les contacts que l’on souhaite exporter. Nous avons plusieurs façons de le faire. La première consiste à les exporter tous, en cliquant sur exporter et en sélectionnant l’option Contacts (X) , où X est le nombre total de contacts que nous avons.

Une autre option consiste à rechercher manuellement chaque contact que nous souhaitons exporter et à le sélectionner dans la liste en remplissant sa case à cocher. Une fois que tout a été choisi, il faut cliquer à nouveau sur exporter et choisir l’option Contacts sélectionnés .

Mais il y a une dernière option qui, selon nos intérêts, peut être plus utile que les précédentes. Si nous avons des contacts étiquetés en fonction de ce que nous jugeons bon, nous pouvons accéder à cette étiquette et les sélectionner tous là-bas. Google nous propose également deux autres choix, avec ses propres suggestions et avec nos contacts les plus fréquents.

Une fois que nous avons complètement défini notre sélection, nous devons exporter les données au format Outlook CSV . Un fichier .csv sera téléchargé sur notre ordinateur, que nous devons maintenant formater.

Comment formater nos contacts dans Excel

Le fichier que nous avons téléchargé est un fichier de valeurs séparées par des virgules. Ce format est destiné à regrouper toutes les données dans une colonne et, à l’intérieur de celle-ci, à séparer chaque valeur par des virgules.

Par conséquent, pour lire correctement nos contacts , nous devons l’adapter à notre vision. Avec le fichier ouvert dans Excel, nous devons sélectionner la première colonne entière, où nos données devraient être. Ensuite, nous allons dans la section Données et cliquons sur Texte dans les colonnes.

Le processus est très simple. Nous choisissons l’option des valeurs délimitées et, dans l’écran suivant, nous choisissons la virgule comme séparateur de valeur. Cliquez sur Accepter jusqu’à ce que le processus soit terminé et nous aurons nos contacts classés par valeur avec leurs données correspondantes.

Avantages et précautions d’exportation des contacts Gmail

Comment pourrait-il en être autrement, ce dont nous parlons, pouvoir exporter vos contacts de Gmail vers Excel , nous présente de nombreux avantages. Comme il est facile de l’imaginer, ce mouvement va nous permettre d’avoir ces contacts auxquels nous nous référons et qui ont été stockés dans le cloud, localement. De plus, l’utilité de tout cela devient particulièrement claire si l’on en parle d’un bon nombre. Et c’est que parfois dans Gmail lui-même, nous avons tendance à stocker des centaines, voire des milliers de contacts différents, tous avec leurs données internes respectives.

Ainsi, dans le cas où, pour quelque raison que ce soit, nous devons les partager avec d’autres ou changer de plate – forme , avoir une copie de tout cela, localement, nous aidera. Mais bien sûr, nous devons également prendre en compte les dangers de tout cela si nous ne faisons pas attention. Et il faut garder à l’esprit que jusqu’à présent tous ces contacts étaient protégés au moyen d’un mot de passe, celui du compte propre, mais plus maintenant. Désormais, si ce fichier Excel tombe entre de mauvaises mains et n’est pas correctement protégé, n’importe qui aura accès à toutes ces informations.

C’est pourquoi, par exemple, une fois que nous avons effectué l’ exportation en tant que telle, nous recommandons de la protéger. Dire que ces données stockées ici peuvent être dans certains cas de nature très sensible, elles ne devraient donc pas être accessibles à tout le monde. Ainsi, afin d’attribuer un mot de passe au nouveau document, avant de l’enregistrer, nous cliquons sur la liste déroulante appelée Outils.

Il se trouve à côté du bouton Enregistrer lui-même dans l’option Enregistrer sous Excel. Ici, nous verrons une option appelée Options générales, où nous cliquons, de sorte que la fenêtre qui nous intéresse apparaît afin d’attribuer un mot de passe au fichier.