ONLYOFFICE Workspace, votre suite de travail tout-en-un dans le cloud

Il est vrai que l’on peut trouver un grand nombre de plateformes de travail collaboratif sur le web. L’un des plus utilisés, en particulier dans les entreprises, est Google Workspace. Cependant, lorsque nous nous tournons vers ce type d’outil pour travailler, nous trouvons un problème assez gros: la confidentialité. Plus précisément son absence.

Nous ne devons pas laisser les données confidentielles de notre entreprise entre les mains d’une entreprise bien connue pour contrôler nos données. Par conséquent, si nous avons besoin d’une plateforme collaborative complète, axée sur la confidentialité, et qui assure une protection maximale des données, de la sécurité et de la confidentialité, nous devons en choisir une telle que ONLIOFFICE Workspace.

Principales caractéristiques de cette alternative à Google Workspace

ONLYOFFICE Workspace cherche à offrir aux utilisateurs la suite d’outils collaboratifs la plus complète possible. Par conséquent, il nous offre une série de solutions sur lesquelles nous pouvons effectuer tous nos travaux.

Tout d’abord, nous rencontrerons Docs . Cette solution est, en gros, une alternative à Google Suite ou Office Online à partir de laquelle effectuer toutes sortes de travaux de bureau. Nous aurons un traitement de texte en ligne, un logiciel pour créer des feuilles de calcul et un outil pour créer nos propres présentations.

ONLYOFFICE Docs nous permettra de créer toutes sortes de documents, à la fois personnels et professionnels, sans problème. Cette suite bureautique dans le cloud est compatible avec tous types de formats, aussi bien typiques d’Office (DOCX, XLSX, PPTX) qu’aux formats ouverts (ODT, ODS, ODP) ainsi que les formats Office classiques (DOC, XLS, PPT, etc.) . De plus, la compatibilité qu’il offre avec les formats OOXML est totale.

En plus de créer nos propres documents, nous pourrons également utiliser Docs pour éditer tout document que nous avons créé précédemment, même si nous l’avons créé à l’origine avec un programme différent. Nous pourrons également éditer, en tant que co-auteurs, tout document que vous partagez avec nous, notamment depuis le cloud.

Nous rencontrerons également des groupes . C’est l’outil par excellence pour gérer l’ensemble de la documentation, les projets en cours ou proposés, l’ensemble de l’agenda de contact et les emails de l’entreprise.

Bien entendu, chaque collaborateur ou membre du groupe de travail doit disposer de sa propre adresse e-mail. Et c’est là qu’intervient Mail Server . Cette solution nous permettra de créer des boîtes aux lettres d’entreprise pour chacun des membres et de les gérer de manière très simple et complète, sans problème.

Enfin, nous ne pouvons pas oublier XMPP Server . Chaque entreprise a besoin d’une plateforme de messagerie à travers laquelle tous les membres peuvent rester en contact et communiquer entre eux. Au lieu de recourir à des plateformes externes, grâce à la suite ONLYOFFICE Workspace, nous aurons également cette fonction.

La sécurité: le plus important pour le travail collaboratif

Bien sûr, lorsque nous parlons de plates-formes à usage professionnel, il est très important de nous assurer que nous avons le maximum de sécurité et de confidentialité possible. ONLYOFFICE y a pensé, et offre donc une sécurité blindée pour toutes les informations traitées au sein de la suite. Certaines de ces fonctionnalités de sécurité sont:

• Il permet d’auto-héberger l’ensemble de la suite sur notre propre serveur.
• Cryptez tout le trafic en utilisant HTTPS, que nous ayons un certificat SSL ou non.
• Offre des outils et des services de sécurité pour protéger toutes les données.
• Il a des fonctions de cryptage de données de type AES-256 Encrypt-then-MAC avec l’algorithme symétrique CipherMode.CBC.
• Il offre un système de contrôle d’accès complet pour choisir qui peut entrer et à quelles parties grâce à JSON Web Token.
• Prend en charge les services d’authentification externes.
• Droits d’accès pour nous protéger contre les accès non autorisés ou les fuites de données grâce à la gestion des autorisations.

Il est également conforme au règlement général sur la protection des données (RGDP), ainsi qu’à la loi sur le transfert et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA).

Salles privées: les lieux de travail les plus sûrs

L’une des choses qui nous préoccupent le plus lorsqu’il s’agit de documents confidentiels est la confidentialité. Il faut éviter que rien ne quitte le propre réseau de l’entreprise pour éviter qu’il y ait la moindre fuite. Par conséquent, ONLYOFFICE nous propose une fonctionnalité conçue principalement pour ce chaos: les salles privées.

Ces salles sont des espaces de travail entièrement protégés dans lesquels chaque lettre que nous entrons est cryptée avec AES-256, même lorsque nous éditons des documents en même temps avec d’autres collègues. Il est impossible que le moindre défaut fuit là-bas.

Cette fonctionnalité dispose d’un véritable cryptage de bout en bout, où toutes les données sont cryptées sur la machine et envoyées cryptées au serveur. Même lorsque nous échangeons des données avec d’autres membres du groupe de travail et éditons des documents en temps réel, tout est toujours crypté et sécurisé.

De plus, nous sommes confrontés à une suite totalement open source. Tout le monde peut consulter le code source pour s’assurer qu’il n’y a pas de portes dérobées ou de vulnérabilités.

Téléchargez et installez ONLYOFFICE Workspace

Chaque entreprise a son infrastructure mise en place d’une manière. Par conséquent, chacun peut avoir certains besoins particuliers. Pour cette raison, ONLYOFFICE nous propose une grande variété d’options pour installer cette suite: dans le cloud, sur site, sur des serveurs Amazon, dans des conteneurs Docker, etc. L’installation sur Windows Server et Ubuntu Server se fait via des scripts, donc démarrer ONLYOFFICE Workspace est une tâche très simple et rapide. Nous pouvons également télécharger la version Community Edition pour l’installer localement sur notre ordinateur, à la fois avec Windows et Linux, et pouvoir utiliser cet outil.

Les conditions requises pour pouvoir utiliser cette suite sont les suivantes:

• Processeur Dual Core 2 GHz.
• 6 Go de RAM.
• 40 Go d’espace disque dur.

Évidemment, ces exigences augmenteront en fonction des besoins que nous avons. Par exemple, nous aurons besoin d’espace supplémentaire pour enregistrer les données, et plus de processeur ou de RAM plus les utilisateurs utiliseront cette suite en même temps.

Si nous voulons utiliser gratuitement cette suite d’outils d’entreprise, nous pouvons la télécharger à partir du site Web ONLYOFFICE . Si vous préférez la version professionnelle de la suite, nous pouvons, moyennant des frais, télécharger une version d’essai de ONLYOFFICE Enterprise pour tester, avant de payer, si elle répond vraiment à nos besoins.