Tirez le meilleur parti de vos documents Word avec ces fonctionnalités
Le traitement de texte le plus connu et le plus utilisé n’est autre que Word, un outil que l’on retrouve dans la suite bureautique Microsoft Office. Avec cette application, nous pouvons créer et modifier toutes sortes de documents. Pour cette raison, il est possible que lors de son utilisation, nous créons plusieurs versions du même document , et après un certain temps, nous ne savons pas quelle est la version la plus récente de celui-ci, ses différences et laquelle peut nous servir et laquelle nous pouvons supprimer . C’est pourquoi nous allons aujourd’hui vérifier comment les documents peuvent être comparés et combinés pour obtenir ainsi un document amélioré et définitif.
Et c’est que depuis que nous ouvrons un document vierge pour la première fois, nous passons par différentes étapes où nous apportons toutes sortes de changements, retouches et corrections jusqu’à ce que nous obtenions la version finale. C’est pourquoi, au cours de ce processus, on finit par enregistrer plusieurs copies d’un même document, sans finalement savoir laquelle est appropriée. Word est un outil qui intègre un grand nombre d’options pour créer, formater, modifier des documents, entre autres. Heureusement, Microsoft a également équipé ce processeur des fonctions de combinaison et de comparaison . Voyons donc comment nous pouvons combiner et comparer deux documents Word.
Comparez deux documents Word
La fonction Comparer des documents est disponible dans la grande majorité des versions de Word de 2007 à 2019. Grâce à elle, nous pouvons comparer deux documents qui montrent les différences entre deux textes qui peuvent apparaître identiques ou très similaires.
Ainsi, si nous voulons comparer deux documents via Word, il faut commencer par ouvrir le traitement de texte et créer un nouveau document vierge. Plus tard, nous cliquons sur l’onglet «Révision» que nous trouvons en haut.
Ensuite, nous cliquons sur l’outil «Comparer» pour ouvrir une nouvelle fenêtre à partir de laquelle nous pouvons choisir les documents à comparer, le document original et le document révisé . Une fois que nous avons sélectionné les deux documents, cliquez sur «OK» et Word nous montrera le contenu des deux documents, ainsi que les différences entre eux. Depuis l’onglet «Affichage», nous pouvons organiser les pages.
Depuis «Tout organiser» , nous pouvons voir la même fenêtre en même temps, l’une sur l’autre. Si nous utilisons l’option «Divide» , nous obtiendrons la même vue mais séparés par une ligne fine, afin de pouvoir nous déplacer et éditer les documents. Avec l’option «Afficher en parallèle» , nous pouvons organiser les documents un à gauche et un à droite. De plus, si nous marquons l’option «Mouvement synchrone», nous déplacerons les deux documents en même temps.
Tant dans les fenêtres du document d’origine que dans le document révisé, nous pouvons voir les deux documents tels qu’ils sont enregistrés. En revanche, dans la feuille où est affiché le document comparé, nous pourrons tout voir du document original qui n’est pas revu. De cette façon, nous pouvons voir quelles parties du texte nous voulons récupérer.
Fusionner deux documents Word
En utilisant la fonction Combiner des documents, nous pouvons obtenir un document final composé de deux versions précédentes . Il s’agit d’un processus automatique, qui consiste à tirer parti de toutes les modifications ou différences dans deux documents en même temps.
De la même manière que dans la fonction Compare, nous pouvons voir comment les deux documents sont fusionnés dans le troisième fichier ou profiter de ceux existants pour introduire les modifications. Pour accéder à cette fonction il faut cliquer sur l’onglet «Revoir», puis sur le bouton «Comparer» et enfin sur «Combiner». Nous sélectionnons les documents à combiner et cliquons sur «Accepter».
Ensuite, nous verrons le document tel que nous le voyons normalement, mais sur le côté gauche, un panneau apparaîtra avec les modifications appliquées avec la combinaison. Ces modifications peuvent être examinées manuellement pour apporter les modifications que nous jugeons appropriées.
Une autre option consiste à afficher uniquement le document combiné sans afficher les deux autres originaux. Pour ce faire nous pouvons les masquer, en cliquant sur l’outil «Comparer», mais dans ce cas nous sélectionnons «Afficher les documents source». Parmi les options qui apparaissent, nous devons sélectionner «Masquer les documents source». Une fois cela fait, nous pouvons voir comment les modifications sont mises en évidence avec une ligne rouge verticale visible dans la marge de gauche.
