Pièces jointes aux e-mails: quels sont-ils et quels types de formats peuvent-ils envoyer?

Les e – mails sont une partie importante de notre travail ou de nos études , car grâce à eux, nous pouvons envoyer et recevoir des informations à différentes personnes partout dans le monde.

Il est très utile d’envoyer des fichiers ou des archives pour que les destinataires les aient de manière simple, rapide et simple . Vous pouvez envoyer n’importe quel format de fichier, quelle que soit sa taille.

Afin que vous puissiez tout savoir sur la façon d’envoyer une pièce jointe dans un e-mail, vous devriez lire jusqu’à la fin de cet article. De plus, nous vous montrerons quel est le poids maximum autorisé et où ils sont stockés en fonction de la plateforme de messagerie que vous utilisez.

Qu’est-ce qu’une pièce jointe dans un e-mail?

Lorsque nous devons envoyer un e-mail et envoyer certaines informations à l’expéditeur que nous ne pouvons pas inclure dans le corps du message , que ce soit en raison de sa taille ou de son format, nous devons incorporer un fichier ou toute autre information qui sera jointe à l’e-mail. Ce dernier est ce que l’on appelle une pièce jointe à un e-mail .

La procédure pour joindre une pièce jointe est très simple, même si elle dépendra de la plate-forme de messagerie que nous utilisons, elle est généralement représentée par l’icône d’un trombone . Il suffit de cliquer dessus et un explorateur de fichiers s’ouvrira immédiatement pour choisir celui dont nous avons besoin.

Il faut tenir compte du fait qu’il existe différentes classes de fichiers attachés qui dépendent de l’encodage ou non de celui-ci, étant UUEncode, base64, binhex et quoted-printable les formes les plus utilisées. De plus, nous pouvons également classer ces données attachées en fonction de l’endroit où elles sont stockées. Mais nous verrons ce sujet plus tard.

Quels formats puis-je joindre à un e-mail pour le partager?

Parmi la grande variété de plates-formes de messagerie qui existent aujourd’hui, nous pouvons utiliser n’importe laquelle d’entre elles car elles prennent en charge une très grande variété de formats de fichiers qui seront envoyés à notre destinataire.

Les extensions les plus courantes sont celles détaillées ci-dessous:

• txt: Il s’agit du format d’un fichier Excel, nous pouvons donc envoyer n’importe quelle version d’une feuille de calcul. Les xls et xlsx sont également inclus dans cette classe d’extension.
• doc : Nous avons également la possibilité d’envoyer un fichier Microsoft Word, avec lequel nous pouvons joindre des images et des vidéos. Comme avec Excel, nous devrions nommer les versions de traitement de texte docx.
• pdf : Si nous devons envoyer un fichier qui a un format de stockage avec lequel le destinataire ne peut pas le modifier, ou peut le voir avec la même apparence que nous l’avons envoyé, nous pouvons utiliser cette extension Adobe.
• zip : Ce type de format est idéal pour envoyer un fichier complet ou un fichier volumineux. Pour ce faire, nous devons le compresser avant de l’envoyer à la personne qui reçoit notre e-mail, lorsqu’il parvient à l’expéditeur, ils devront le décompresser et simplement l’ouvrir.
• pptx : à partir d’un e-mail, nous pouvons également envoyer des fichiers au format de stockage Power Point. Ce type de pièces jointes que nous envoyons par e-mail vous permettra de voir le diaporama. Comme pour les autres formats, nous pouvons également inclure des versions de pptx.
• rtf: Nous devons inclure cette extension dans les textes, avec quelques variantes introduites par son fabricant Sun Microsystems, Inc.
• ods: Il est également développé par Sun Microsystems et est compatible avec une feuille de calcul Microsoft Excel. La même chose est vraie pour un traitement de texte avec l’extension odt.
• wav, aiff ou au: Une autre classe de fichiers que vous pouvez envoyer en pièce jointe à un e-mail sont ceux qui appartiennent aux audios dans ce que nous pouvons les trouver.
• avi , mpg , h264, mov, wmv: Comme pour l’audio, nous pouvons également avoir des fichiers joints pour envoyer des vidéos.

Quel est le poids maximum d’une pièce jointe dans un e-mail et comment envoyer des fichiers de plus en plus volumineux?

Dans le cas de Gmail, vous pouvez joindre des fichiers jusqu’à un maximum de 25 Mo , mais vous recevrez jusqu’à 50 Mo, car ils peuvent utiliser différents types de plates-formes. D’autres e-mails comme Yahoo! ils prennent en charge jusqu’à 25 Mo pour envoyer et recevoir.

Hotmail et Outlook ont une capacité plus petite entre 10 et 20 mégaoctets .

Mais comment pourrions-nous envoyer des informations plus volumineuses que celles autorisées par ces plateformes? La réponse est simple, pour ce genre de situation nous devons héberger ce que nous voulons envoyer dans le cloud et envoyer au destinataire de l’email un lien vers notre fichier.

Pour envoyer une pièce jointe par Gmail, vous devez suivre ces étapes:

• Sélectionnez «Composer».
• Cliquez sur «Joindre des fichiers».
• Appuyez sur «Joindre» . Un navigateur de fichiers s’ouvre dans lequel vous devez choisir les documents que vous devez envoyer.
• Ensuite, sélectionnez «Ouvrir» et après quelques secondes, le fichier sera chargé avec succès.

Lorsque vous souhaitez envoyer un e-mail depuis votre Android, vous ferez ce guide:

• Appuyez sur «Composer».
• Sélectionnez «Joindre».
• Choisissez le fichier que vous souhaitez envoyer.

Pour les mobiles iOS, vous devrez faire ceci:

• Cliquez sur «Rédiger».
• Appuyez ensuite sur «Joindre».
• Recherchez le fichier ou le fichier que vous souhaitez envoyer.

Toutes ces étapes peuvent être effectuées lorsque le fichier ou l’archive est petit. Au cas où nous aurions besoin d’envoyer un document volumineux, nous devons le compresser via un programme spécial. Dans notre cas, nous choisirons WinZip .

Télécharger WinZip Windows

Une fois que vous avez téléchargé cette application, vous suivrez cette procédure:

• Allez dans «Démarrer» et choisissez «Explorateur de fichiers».
• Faites un clic droit, puis choisissez «Envoyer vers».
• Sélectionnez «J’accepte» .

Si vous souhaitez le faire directement avec Windows 10, vous pouvez choisir le fichier, rechercher l’option «Envoyer vers» et cliquer sur «Dossier compressé (en zip)» .

Où sont stockés tous les documents que je joins à mes e-mails et comment y accéder?

C’est l’une des situations les plus vulnérables que nous ayons dans nos e-mails importants. Souvent, nous ne savons pas où les messages sont stockés et quelle sécurité ils ont, car il y a la possibilité de les enregistrer sur le serveur ou directement sur notre PC .

Ensuite, nous vous montrerons les deux plateformes de messagerie les plus utilisées et vous découvrirez où les e-mails sont stockés dans chacune:

Dans Google Gmail

Les pièces jointes Gmail sont stockées sur le serveur , seul l’en-tête est téléchargé sur notre appareil mobile ou ordinateur.

Mais le serveur a une capacité limitée de Go , selon cela, une fois que nous aurons atteint cette limite, Google nous informera de la situation afin que nous puissions le stocker sur un disque, ou bien supprimer les e-mails dont nous n’avons plus besoin. Dans le cas où nous ne libérons pas l’espace serveur, nous ne serons pas en mesure de recevoir des e-mails et les expéditeurs verront une erreur d’envoi.

Afin de pouvoir supprimer vos e-mails, vous devez vous rendre dans la boîte de réception et sélectionner manuellement un par un , ou par pages, tous les e-mails que vous souhaitez supprimer.

Dans Microsoft Outlook (Hotmail)

Contrairement au cas précédent , lorsque nous utilisons un compte Outlook, que ce soit depuis n’importe quelle plateforme sur laquelle nous synchronisons nos e-mails, les e-mails seront téléchargés sur notre ordinateur . Nous avons la possibilité, lors de la configuration du compte, de choisir si nous voulons également qu’ils soient enregistrés sur le serveur ou supprimés de celui-ci.

Pour pouvoir réaliser cette option et la supprimer de notre serveur, vous devez aller dans «Compte» , puis dans «Paramètres» , cliquer sur «Plus de paramètres» et choisir «Non» dans la section «Enregistrer sur le serveur de messagerie» .

Si vous avez des questions, laissez-les dans les commentaires, nous vous répondrons dans les plus brefs délais, et cela sera également d’une grande aide pour plus de membres de la communauté. Je vous remercie!