6 trucs et astuces pour devenir un maître chez Microsoft Planner

Si vous utilisez Microsoft Planner, vous saurez qu’il y a beaucoup plus d’applications qu’il n’y paraît. Il existe un certain nombre de fonctionnalités, de conseils et d’astuces qui vous aideront à passer du statut de débutant à l’aide de cet outil à celui de maître chez Microsoft Planner.

Ajoutez des émoticônes aux titres de vos devoirs pour devenir un maître chez Microsoft Planner

Actuellement, l’utilisation des emojis a réussi à donner une touche plus informelle à toutes vos conversations, mais elles sont vraiment incluses même dans celles écrites. Nous allons donc vous dire comment vous pouvez l’inclure dans certaines de vos tâches et le meilleur endroit pour cela est son titre.

Pour ce faire, vous devez appuyer sur la touche Windows +. (Point) afin que vous puissiez ouvrir le sélecteur d’emoji (Commande + Contrôle + Espace sur un Mac), puis vous devez choisir votre emoji. En ayant un emoji, vous pouvez l’identifier ou l’utiliser de manière récurrente pour certains types de tâches. Vous pouvez l’identifier simplement en visualisant l’emoji sans avoir à lire le texte.

Ces emojis peuvent également être ajoutés aux titres de dépôt déjà pleins, ce qui est très utile pour les plans qui ont certaines caractéristiques ou des emplois spécifiques, tels que la conception graphique, les communications, les tests, entre autres. Vous pouvez également utiliser les émojis pour indiquer clairement ce que représente chacun de ces dépôts.

C’est aussi simple que ça d’ajouter des emojis à vos titres pour mieux les comprendre et leur donner une approche plus visuelle.

Si vous souhaitez trouver plus d’informations sur les outils Microsoft, vous pouvez les trouver dans Microsoft Word: comment utiliser ses outils d’apprentissage?

Lorsque vous souhaitez ajouter des pièces jointes, des listes de contrôle et des notes aux vignettes

Dans le cas où vous ajoutez des émoticônes, cela vous aide à montrer ou à identifier ce qu’est une tâche, cependant, il ne vous montre pas comment elle progresse ou ce qui doit être fait. Vous pouvez donc ajouter n’importe quelle pièce jointe, liste de contrôle ou texte de note de votre choix afin qu’il s’affiche dans la vignette et que vous puissiez voir plus facilement ce qui se passe.

Pour utiliser cet outil, vous devez ouvrir la tâche Planificateur et choisir «Afficher sur carte» à côté de l’élément que vous souhaitez afficher dans la mosaïque. Dans la fenêtre, vous pouvez voir trois options, vous ne pouvez choisir qu’une des trois et vous pouvez la modifier à nouveau lorsque vous en avez besoin. Ce que vous avez choisi, vous pouvez déjà le voir dans la mosaïque.

Vous pouvez maintenant voir votre liste de contrôle visible sur la vignette.

Dans le cas où vous souhaitez copier une seule tâche ou un plan complet

Avec cet outil, vous n’avez pas besoin de réécrire plusieurs fois la même tâche, il vous suffit de la copier. Pour ce faire, vous devez ouvrir la tâche que vous souhaitez copier, cliquez sur l’icône de menu à trois points dans le coin supérieur droit et vous devez ensuite sélectionner le bouton «Copier la tâche».

Vous devez choisir les éléments de la tâche que vous souhaitez copier puis cliquer sur «Copier». À partir de là, vous pouvez avoir une copie que vous pouvez utiliser pour effectuer de nouvelles tâches. Ce qui est idéal lorsque ceux-ci doivent être attribués à des personnes différentes, que vous ayez besoin des mêmes instructions, instructions ou d’une tâche qui est assignée à une personne différente chaque jour.

Ainsi, dans le cas où vous utilisez des tâches similaires à plusieurs reprises, ainsi qu’un ensemble de tâches qui sont appliquées dans chaque projet ou un nombre spécifique et déterminé de tâches par semaine, vous pouvez copier un plan complet.

Si vous utilisez de nombreuses tâches similaires à plusieurs reprises, comme un ensemble de tâches que vous effectuez pour chaque projet ou un certain nombre de tâches hebdomadaires, vous pouvez copier un plan entier.

Ce nouveau plan utilisera uniquement le même nom, il utilisera un préfixe «Copie de». Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le nom afin qu’il soit accessible au public à tous les membres de votre organisation. Vous cliquerez sur «Copier le plan» et il peut maintenant être consulté dans la section «Plans récents» de la barre latérale. Ceci est idéal pour les plans modèles.

Faites glisser entre les compartiments pour pouvoir modifier vos tâches et devenir un maître dans Microsoft Planner

Pour devenir un maître dans Microsoft Planner, dans le cas des compartiments par défaut, vos tâches ont tendance à être regroupées dans les compartiments que vous utilisez comme: À faire, En cours, Terminé ou tout autre compartiment que vous avez créé. Microsoft Planner peut également vous offrir la possibilité de regrouper les tâches en fonction de propriétés telles que la date d’échéance, l’attribution, la priorité, etc.

Si vous souhaitez modifier vos groupes de tâches, vous devez cliquer sur le bouton «Grouper par cube» en haut à droite de l’interface de Microsoft Planner. Vous devez choisir une propriété différente pour regrouper vos tâches et les réorganiser automatiquement. Par exemple, si vous choisissez «Priorité», vos tâches seront regroupées dans de nouveaux groupes de priorité.

Là, vous pouvez faire glisser et déposer des tâches entre les différents compartiments afin de pouvoir modifier les propriétés. Si vous trouvez un problème, vous pouvez le regrouper sous «Progression» et faire glisser les tâches vers la colonne «En cours». Ensuite, vous devez regrouper par «Attribué à» et faire glisser les tâches vers les compartiments des destinataires qui doivent résoudre les problèmes ou vers les compartiments «Non attribués» si quelqu’un peut les récupérer.

Ce processus est beaucoup plus simple et instinctif que vous devez laborieusement ouvrir chaque tâche et modifier chacun des champs.

Lorsque vous souhaitez ajouter des tâches et modifier les dates dans la vue du calendrier

Dans cette option, il vous suffit de cliquer sur l’option «Planifier» en haut du plan, afin de pouvoir les visualiser par dates récentes. Vous pouvez avoir l’option du calendrier, qui vous permettra d’ouvrir une vue du calendrier de toutes vos tâches. Vous pouvez dans cette section ajouter de nouvelles tâches, faire glisser des tâches vers différents jours pour leur donner une nouvelle date d’échéance ou déplacer des tâches du calendrier pour les supprimer complètement.

L’horaire vous montrera le mois en cours par défaut, mais vous pouvez également cliquer sur le bouton «Semaine» pour afficher une vue de votre semaine. Pour cela, la vue Planification est le meilleur moyen dans Microsoft Planner pour obtenir une vue panoramique de tout ce que vous avez à faire.

De même, vous pouvez faire glisser n’importe quelle tâche de la liste des «Tâches non planifiées» vers le calendrier afin de lui donner une date d’échéance. Et faites-le également vice versa et éliminez ainsi la date d’expiration.

Vous devez ajouter une nouvelle tâche en cliquant simplement sur le bouton «Ajouter une tâche» ou en cliquant sur le signe plus (+) à n’importe quelle date, vous pouvez définir automatiquement la date d’échéance de la tâche pour qu’elle soit utilisée.

Afficher toutes les pièces jointes dans le magasin de fichiers de votre agenda

Au fil du temps, de nombreux plans peuvent être ajoutés à votre plan, qu’il s’agisse d’images, de documents, de feuilles de calcul ou autre. Si vous souhaitez retrouver un fichier joint à nouveau, vous pouvez l’afficher dans le magasin d’archives.

Pour ce faire, vous cliquerez sur l’icône du menu à trois points en haut du plan et sélectionnez l’option «Fichiers». Cette action vous permettra d’ouvrir un nouvel onglet dans votre navigateur qui vous montrera le site SharePoint qui stocke tous les fichiers pour vos tâches.

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fichiers, mais gardez à l’esprit que la suppression d’un fichier peut supprimer votre plan. Bien que si le cas est que vous avez de nombreuses pièces jointes dans vos tâches et que vous souhaitez les trouver rapidement, c’est la façon de le faire. C’est ainsi que vous pouvez devenir un maître de Microsoft Planner.