Comment ajouter une signature numérique à un document Word

Découvrez comment ajouter une signature électronique / numérique à un document Microsoft Word.

Les signatures électroniques ont révolutionné la façon dont nous traitons les documents. Ce qui nécessitait autrefois un stylo et du papier peut maintenant être fait avec des outils numériques.

Les signatures électroniques ne sont pas un nouveau concept. Elles ont été développées depuis des décennies, comme par exemple dans les machines fez en 1980. Aujourd’hui, les signatures électroniques sont plus sophistiquées.

Ils incluent souvent une clé de cryptage numérique pour vérifier l’identité du signataire et établir une confirmation juridiquement contraignante. Les signatures électroniques étant légalement reconnues, elles peuvent être utilisées dans presque tous les documents, tels que les accords commerciaux, les contrats immobiliers, les demandes de prêt, etc.

Vous pouvez ajouter des signatures électroniques à une variété de types de fichiers, y compris des documents Word, des PDF , des fichiers Excel et même des diapositives PowerPoint. Ce guide explique comment ajouter et supprimer une signature électronique dans un document Word.

Mais commençons par définir ce qu’est une signature électronique / numérique.

Qu’est-ce qu’une signature électronique / numérique?

Une signature électronique / numérique a une définition juridique assez flexible. Aux yeux de la loi, une signature électronique est un son, un symbole ou un processus électronique, attaché ou associé logiquement à un contrat ou autre document et exécuté ou adopté par une personne avec l’intention de signer le document.

Cette définition est très générale, car elle couvre un large éventail de possibilités. Cependant, dans le cas des documents Word, le concept est beaucoup plus concret. Lorsqu’une personne signe numériquement un document Word, elle place un tampon d’authentification crypté sur le fichier, ainsi qu’une représentation visuelle de sa signature.

Ce sceau numérique garantit l’authenticité, l’intégrité et la notoriété de la signature. Concrètement, il remplace la signature physique traditionnelle de votre nom sur un document pour confirmer sa validité.

Comment ajouter une signature électronique / numérique dans Word

Pour mettre une signature numérique sur un document Word, ouvrez le document et déplacez le curseur vers l’espace où vous souhaitez insérer la signature. Une fois là-bas, dans l’onglet «Insertion», cliquez sur l’option «Ligne de signature», suivie de «Ligne de signature Microsoft Office». Complétez ensuite la fenêtre Paramètres de signature.

Une fois les paramètres acceptés, une ligne de signature sera ajoutée au document Word. Maintenant, faites un clic droit dessus et sélectionnez «Signature».

Vous avez besoin d’un certificat numérique pour officialiser la signature

Pour ajouter des signatures électroniques / numériques à vos documents Word, vous avez besoin d’un certificat de signature. Ce certificat confirme votre identité. Il est inclus avec une clé publique lorsque vous envoyez un document signé numériquement.

Les certificats numériques peuvent être obtenus via une autorité externe officielle ou en créant votre propre certificat personnel. Bien qu’un certificat externe officiel soit plus légal, pour le dire autrement, créer le vôtre peut également vous aider.

Sous Windows, selon la version dont vous disposez, la manière de créer votre propre certificat peut être différente. Jetez un œil à l’aide de Microsoft pour créer votre propre certificat .

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Mettez une place de signature pour que d’autres personnes puissent signer le document

Comme expliqué ci-dessus, dans les paramètres de ligne de signature Microsoft Office, vous pouvez ajouter des instructions pour créer une ligne de signature. De cette façon, vous pouvez envoyer le document à quelqu’un d’autre pour le signer avec certaines instructions. N’oubliez pas: Insérez -> Ligne de signature -> Ligne de signature Microsoft Office -> remplissez les champs de la fenêtre Paramètres de signature.

La fenêtre de configuration de la signature contient des zones qui spécifient le nom du signataire, le titre du poste, l’adresse e-mail, ainsi que la possibilité d’ajouter des instructions pour la signature. En outre, vous pouvez activer les cases à cocher pour inclure la date de signature et la possibilité d’ajouter des commentaires du signataire.

L’autre personne n’aurait qu’à faire un clic droit sur la ligne de signature et sélectionner «Signature». Microsoft Word permet deux options de signature de document, vous pouvez choisir d’ajouter une signature de texte en tapant le nom à côté du X ou en sélectionnant une image, ainsi qu’une signature électronique numérique comme mentionné ci-dessus.

Si vous souhaitez supprimer une signature électronique / numérique d’un document Word, faites un clic droit sur la ligne de signature et sélectionnez «Supprimer la signature».

Possibilité de mettre une signature invisible / cachée

Contrairement aux lignes de signature mentionnées ci-dessus, une signature numérique invisible / cachée n’ajoute aucun balisage ou texte dans le document. La signature numérique invisible n’ajoute que quelques métadonnées au fichier de document. Ces métadonnées sont un moyen de garantir l’authenticité du document sans altérer son contenu.

Les signatures visibles et invisibles impliquent l’utilisation de métadonnées. Une signature visible comprend des métadonnées et un tampon visible dans le document, tandis qu’une signature invisible attache uniquement les métadonnées, protégeant ainsi l’intégrité du document.

Pour ajouter une signature électronique / numérique invisible à un document Word, cliquez sur l’onglet «Fichier», puis sélectionnez «Informations» puis «Protéger le document» puis sélectionnez «Ajouter une signature numérique».

Sélectionnez maintenant le type d’engagement, ainsi que le motif de la signature, et appuyez sur le bouton «Signer» pour terminer.

Une fois le fichier signé numériquement, le document deviendra en lecture seule pour empêcher les modifications. Un bouton Signatures apparaîtra également pour pouvoir le supprimer si vous le souhaitez: fichier -> informations -> voir les signatures -> cliquer sur la flèche à côté du nom de la signature -> supprimer la signature.

Si vous n’êtes pas sûr du type de signature à utiliser, vous devez ajouter une signature visible, c’est la plus courante, et le document conviendra à l’impression.