Comment créer des formulaires PDF avec des calculs dans Adobe Acrobat?

Pour information, en plus de créer des documents proprement imprimables, les fichiers créés avec Adobe Acrobat Pro peuvent contenir des formules qui calculent automatiquement vos entrées. Par conséquent, nous vous montrons ici comment créer des formulaires PDF avec cet excellent programme.

Créez des formulaires PDF avec des calculs avec ce logiciel

En ce qui concerne les logiciels capables de créer des fichiers avec des formules et des calculs automatiques, vous avez probablement à l’esprit un tableur comme Microsoft Excel ou Google Sheets. Cependant, la nature et le format des feuilles de calcul les rendent difficiles à manipuler et peu pratiques à utiliser comme un formulaire pouvant être donné à d’autres personnes.

Heureusement, Adobe Acrobat est le package de création de PDF le plus populaire et le plus utilisé.Il dispose de plusieurs outils qui vous permettent de créer des champs avec des calculs automatiques. Il existe de nombreux cas d’utilisation potentiels d’un formulaire PDF avec des calculs, tels que.

1.- Bons de commande: si vous livrez un formulaire plein de produits possibles et de leurs prix à un client, vous pouvez créer un champ qui affiche rapidement le prix final de la commande en question sans avoir à sortir de calculatrice.

2.- Examens et évaluations: vous pouvez faire un questionnaire ou une évaluation qui affiche automatiquement le score lorsque vous avez terminé de répondre.

3.- Factures: si vous créez une facture imprimée, vous pouvez la configurer pour afficher le montant final que vous facturez automatiquement.

En plus de ces alternatives, les formulaires PDF peuvent être utiles pour effectuer des évaluations des risques, créer des formulaires d’adhésion ou même faire un simple test de personnalité hors ligne.

Vous pouvez créer des champs avec des calculs simples

Tout d’abord, accédez à Acrobat et créez un formulaire. Cliquez sur «Outils» dans le coin supérieur droit de l’écran. Faites maintenant défiler vers le bas et sélectionnez l’option «Préparer le formulaire».

Lorsque vous êtes dans cette section, vous pouvez démarrer un nouveau formulaire à partir de zéro ou le définir dans un fichier PDF. Aussi, dans un document existant que vous possédez déjà. L’importation d’un fichier vous donnera la possibilité de remplir des cases avec des champs qui peuvent être remplis automatiquement. De cette façon, peu importe que vous le fassiez ou non, vous pouvez toujours modifier et créer ces champs plus tard.

Pour mieux comprendre comment créer un formulaire avec des calculs, commencez par un exemple. Voici un bon de commande simple avec sept champs: Quantité 1 à Quantité 5, où chaque champ correspond à différentes quantités d’articles; montant total; et prix total.

Commencez par laisser les cinq montants être des champs que les utilisateurs peuvent saisir pour remplir. Alors que les champs Quantité totale et Prix total sont calculés automatiquement.

Pour vous assurer qu’un champ peut être rempli, double-cliquez dessus ou faites un clic droit et allez dans la section «Propriétés de la zone de texte» et laissez la case «Lecture seule» décochée.

Étant donné que toutes vos cases de quantité peuvent être remplies, vous devez créer un calcul pour le champ appelé Quantité totale. Sélectionnez la case, puis accédez à Propriétés de la zone de texte – Calculer.

Maintenant, vous pouvez faire l’une des deux choses suivantes: vous pouvez sélectionner la deuxième option pour choisir l’un des calculs prédéfinis, comme la somme, le produit ou la moyenne. Vous pouvez également choisir la troisième option pour créer une formule de notation de champ simplifiée. Pour cet exemple, les calculs prédéfinis sont utilisés et l’option «somme» est sélectionnée.

Maintenant, cliquez sur Sélectionner et vous accéderez à un menu où vous pourrez choisir tous les champs que vous souhaitez ajouter. Sélectionnez tous les champs que vous souhaitez inclure, puis cliquez sur OK. Vous remarquerez que la valeur de votre champ est passée à 0.

Utilisez également la notation simplifiée

Maintenant, vous pouvez créer un calcul pour le champ appelé «Prix total». Contrairement au montant total, vous ne pouvez pas simplement résumer un ensemble de champs. Vous devez donc créer une série d’équations.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser le format de notation simplifié. Sélectionnez la case Prix total, accédez à Propriétés de la zone de texte – Calculer et choisissez la troisième option. Vous pouvez maintenant saisir une formule dans une zone de texte en cliquant sur le bouton Modifier.

Pour les calculs arithmétiques simples, cette boîte de formule fonctionne un peu comme une boîte de formule Excel. Tapez simplement les noms de champ des cases de quantité et vous pouvez les ajouter, soustraire, multiplier ou diviser par d’autres nombres.

De même, vous pouvez également mettre les calculs entre parenthèses pour les segmenter. Pour référence, voici les modificateurs pour les calculs arithmétiques de base.

Ajouter: +

Soustraire: –

Multiplier: *

Diviser: /

Pour cet exemple, vous pouvez multiplier chaque quantité par son prix respectif. En tenant compte des prix établis, aboutissez à la formule simple suivante:

(Qté1 5) + (Qté2 7) + (Qté3 7) + (Qté4 12) + (Qté5 * 20)

En entrant la formule ci-dessus, vous multiplierez chaque quantité par son prix respectif et générerez le prix final.

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Remplir, enregistrer et calculs complexes

Avant d’enregistrer votre fichier, vous devez configurer les cases que vous ne souhaitez pas modifier en mode «Lecture seule», dans les Propriétés de la zone de texte. Tout utilisateur qui ouvre le formulaire PDF ne pourra pas modifier ces champs.

Maintenant, enregistrez votre document en tant que fichier PDF standard et il devrait s’agir d’un formulaire qui peut être rempli par n’importe quel programme de visualisation de documents, y compris les navigateurs Web. Une fois terminé, il peut être enregistré ou imprimé comme n’importe quel autre fichier PDF.

Étant donné que le système de calcul dans les fichiers PDF est basé sur le langage de programmation Javascript, vous pouvez faire beaucoup de choses avancées avec lui. Si vous êtes intéressé par plus d’informations, vous pouvez vous rendre sur le site Web officiel d’Adobe pour en savoir plus sur les différents modificateurs qu’il peut utiliser.

En plus de créer des scripts de calcul personnalisés qui vous permettent d’avoir un format conditionnel et des formules qui vous permettent de modifier le texte.