Importer des données de base de données XML, Access ou SQL vers Excel

Les données sont la chose la plus importante dans toute entreprise. Toutes les entreprises utilisent différents types de programmes et de formats pour enregistrer des données en fonction des besoins de stockage de données d’entreprise. Vous pourriez avoir un logiciel de paie alimenté par un moteur de base de données (SQL ou Access) ou même sur une page Web que vous aimeriez pouvoir importer dans Excel. Ce guide vous apprendra étape par étape pour y parvenir.

Source de données externe Excel

Les données externes sont des données que vous liez / importez dans Excel à partir d’une source extérieure à Excel. Ceux-ci peuvent être de différents types, par exemple:

• Données stockées dans une base de données Microsoft Access.
• Importez des données depuis SQL Server ou d’autres moteurs de base de données, c’est-à-dire MySQL , Oracle, etc.
• Données stockées sur une page Web (XML), telles que les cours des actions, les clients, etc.
• Fichiers texte.
• Autres types de données, tels que HTML, Azure Market Place, etc.

Importer des données d’une page Web (XML) vers Excel

Dans ce cas, nous allons importer dans Excel les données de taux de change actuellement présentées par la devise Euro à partir du site Web de la Banque centrale européenne. Ces données peuvent être trouvées dans l’URL XML: Euro Currency Exchange .

Pour commencer à importer ces données, commencez par ouvrir un nouveau classeur Excel. Ensuite, à partir de l’onglet «Données» de la barre d’outils, cliquez sur le bouton «Depuis le Web». Maintenant une fenêtre va s’ouvrir dans laquelle vous devez mettre l’url XML que vous voulez importer les données et cliquer sur «OK».

Ensuite, dans la fenêtre suivante, cliquez sur le bouton «Transformer les données» pour ouvrir «Power Query Editor» et ainsi pouvoir sélectionner les données que nous voulons importer dans Excel.

Maintenant, dans l’éditeur Power Query, nous recherchons les colonnes qui disent «Table» et nous cliquons sur la petite icône de flèche située dans le coin supérieur droit pour voir quels éléments ces tableaux présentent.

Dans notre exemple, nous nous intéressons aux éléments «Cube» de la structure XML de l’url. Ces éléments contiennent les données «Devise» et «Taux» par rapport à l’euro.

Maintenant que vous savez quelle colonne «Tableau» vous voulez ajouter à votre feuille Excel, cliquez simplement sur «Tableau» de cette colonne puis sélectionnez l’option «Supprimer les colonnes» -> «Supprimer les autres colonnes». De cette façon, vous ne laisserez que les données qui vous intéressent.

La prochaine chose que vous devez faire est de cliquer sur le mot «Tableau» autant de fois que nécessaire jusqu’à ce que les données que vous voulez vraiment insérer dans votre feuille Excel soient affichées.

Lorsque vous voyez les données qui vous intéressent (dans notre exemple, les attributs Devise et Taux), sélectionnez le bouton «Fermer et charger» dans la barre d’outils. De cette façon, vous insérerez les données dans votre feuille Excel.

Remarque: Vous pouvez voir sur le côté droit toutes les étapes qui ont été appliquées pour accéder aux données à insérer dans la feuille Excel.

Vous pourrez voir dans votre feuille Excel un résultat comme celui qui apparaît dans l’image suivante. Bien sûr, vous pouvez changer le nom des champs A1 et A2 en ce que vous voulez.

Un avantage de l’importation de données XML via une page Web est que ladite importation est liée via une requête. Cela signifie que vous pouvez mettre à jour les données de la table sans avoir à effectuer ce processus à chaque fois. Pour mettre à jour les données vous n’aurez qu’à aller dans le menu de droite «Requêtes et connexions» et, en faisant un clic droit sur la requête, vous sélectionnerez «Mettre à jour».

Importer des données d’un fichier XML vers Excel

Au lieu de choisir les données d’un site Web, vous pouvez également importer les données d’un fichier XML que vous avez déjà sur votre ordinateur. Par exemple, un fichier XML contenant ces données:

Dans votre feuille Excel, allez dans l’onglet «Données» et sélectionnez l’option «Obtenir les données» -> «A partir d’un fichier» -> «A partir d’un fichier XML». Recherchez ensuite le fichier XML dans le navigateur de fichiers et sélectionnez-le.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez les tables dans le fichier XML et cliquez sur le bouton «Transformer les données».

De cette façon, vous accéderez à l’éditeur Power Query et vous pourrez choisir les données à ajouter à votre feuille Excel, comme expliqué dans l’exemple précédent d’importation de données à partir d’une page Web (XML).

Le résultat de l’importation des données du fichier XML vers la feuille Excel serait le suivant:

Importer des données de Microsoft Access vers Excel

Dans le cas où vous souhaitez importer les données d’une base de données Microsoft Access, le processus est assez simple.

Dans l’onglet «Données» de la barre d’outils Excel, sélectionnez l’option «Obtenir des données» -> «À partir d’une base de données» -> «À partir d’une base de données Access».

Maintenant, à partir de l’explorateur de fichiers, recherchez le fichier de base de données Access et ouvrez-le.

Nous avons utilisé un exemple de base de données Access qui contient une table avec des produits comme celui que vous pouvez voir ci-dessous:

Une fois que vous avez ouvert le fichier de base de données Access à partir de l’importation de données Excel, la fenêtre suivante apparaît. Sélectionnez dans le menu de gauche les tables de la base de données que vous souhaiteriez importer et, enfin, cliquez sur le bouton «Charger».

Bien entendu, si vous souhaitez mieux gérer les données que vous souhaitez importer, au lieu d’appuyer sur le bouton «Charger», appuyez sur le bouton «Transformer les données». Comme expliqué dans les exemples précédents, l’éditeur Power Query s’ouvrira pour avoir beaucoup plus d’options d’importation des données.

Eh bien, une fois que vous avez cliqué sur «Charger», toutes les données de la table «Produits» de la base de données Access auront été importées dans la feuille Excel, laissant le résultat comme suit:

Dans ce cas, comme lors de l’importation de données d’une page Web (XML) vers Excel, une requête est créée entre la base de données Access et la feuille Excel. Ainsi, à tout moment, vous pouvez mettre à jour les informations en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la requête et en sélectionnant «Mettre à jour».

Importer des données d’une base de données SQL vers Excel

Les étapes à suivre pour importer des données d’une base de données SQL dans Excel sont très similaires aux exemples précédents. Vous devez aller dans l’onglet «Données», puis sélectionner l’option «Depuis une base de données», puis «Depuis une base de données SQL Server».

Entrez ensuite l’adresse IP ou le nom du serveur et sélectionnez «OK».

Ajoutez les informations d’identification pour vous connecter à la base de données SQL et cliquez sur le bouton «Connecter». Dans le cas d’un serveur local, les informations d’identification peuvent être Windows. En revanche, s’il s’agit d’un serveur distant, vous devrez spécifier les informations d’identification spécifiques du serveur distant.

Enfin, une fois l’assistant Excel connecté au serveur SQL, vous pourrez sélectionner la base de données, ainsi que ses tables que vous souhaitez importer dans votre feuille Excel. Dans cet exemple, avec la base de données SQL que nous avions créée avec le code suivant:

Le résultat est le suivant:

Résumé sur l’importation de données externes à partir d’Excel

Comme vous pouvez le voir, Microsoft Excel dispose de fonctions puissantes qui permettent l’importation de données externes pour créer vos propres rapports visuels ou graphiques personnalisés qui répondent à vos besoins. Il vous suffit de choisir la bonne option d’où proviennent les données externes et de choisir les données que vous souhaitez importer.