Enregistrements dans Microsoft Access De quoi s’agit-il, à quoi cela sert-il et comment en créer un dans ma base de données?

Ce programme appartenant à la suite bureautique Microsoft est devenu l’un des principaux outils pour les utilisateurs lorsqu’ils travaillent avec une base de données . Et c’est qu’il dispose d’un grand nombre de fonctions et d’outils qui vous aideront à obtenir des résultats professionnels de manière très simple.

L’une des principales clés pour travailler avec ce logiciel est d’être parfaitement clair sur ce que sont les enregistrements , à quoi ils servent et comment ils peuvent être créés dans la feuille de calcul. Gardez à l’esprit que c’est l’élément principal du fonctionnement d’ Access .

Conformément à l’importance de connaître cette définition et surtout l’ opération et comment les appliquer dans votre feuille de calcul . Ici, nous allons vous apprendre tout ce que vous devez savoir sur les disques . Cela vous permettra de travailler plus facilement et de tirer le meilleur parti de cette application . Pour ce faire, suivez en détail tout ce que nous vous apprendrons dans le post.

Que sont les enregistrements dans Microsoft Access et à quoi servent-ils?

Les enregistrements sont nommés comme un ensemble de tous les champs d’une ligne d’une table , de sorte que les bases de données sont organisées et créées dans une table. Par conséquent, une table est composée d’enregistrements et les enregistrements sont constitués de champs . De cette manière, ces éléments représentent un seul objet de données .

En d’autres termes, une table dans une base de données peut être composée de lignes et de colonnes ou de champs. Dans ce cas, chacune des lignes appartenant à la table représentera un ensemble de données liées et toutes les lignes contiennent la même structure.

Comme déjà mentionné, les enregistrements sont un ensemble de champs chargés de contenir des données appartenant à la même répétition d’entité , où un numéro consécutif est automatiquement attribué, également appelé numéro d’enregistrement, qui est utilisé comme index. . Bien que le plus normal et le plus courant, chaque enregistrement se voit attribuer un champ spécifique pour sa recherche .

Signification des symboles des enregistrements dans Access Que sont-ils et que m’indiquent-ils?

Lorsque vous gérez les enregistrements et que vous sélectionnez chacune des lignes, vous remarquerez que différents types de symboles apparaissent généralement .

Où chacun d’eux a une signification particulière et que nous vous montrerons ci-dessous:

SYMBOLE	SENS
	Lorsque ce symbole apparaît à l’écran, cela signifie qu’il s’agit de l’enregistrement actuel, c’est-à-dire que l’enregistrement a été sauvegardé tel qu’il y apparaît . Par conséquent, chaque fois qu’un changement de couleur se produit dans la sélection, ce sera la signification.
	Si un crayon apparaît à l’écran , cela signifie qu’il est en cours de modification et que les modifications dans le registre n’ont donc pas été enregistrées.
	Si pour une raison quelconque ce symbole apparaît à l’écran, cela signifie que l’enregistrement sélectionné est bloqué par un autre utilisateur, c’est-à-dire qu’il ne peut pas être modifié.
	Si un astérisque apparaît, cela signifie qu’il s’agit d’un nouvel enregistrement , vous pouvez donc commencer à y entrer des informations.
	Et enfin, si vous voyez le symbole d’une clé, cela signifie qu’il s’agit du champ principal de la grotte , il contient une valeur qui vous permet d’ identifier l’enregistrement de manière unique .

Apprenez étape par étape à utiliser les enregistrements dans une base de données Access

En tenant compte du fait que chaque fois que vous travaillez dans Microsoft Access, vous devez utiliser les enregistrements , nous allons vous montrer ici en détail comment vous pouvez commencer à l’utiliser dans chacune de vos bases de données .

Pour ce faire, suivez chacune des méthodes que nous allons vous apprendre ci-dessous:

Créer un enregistrement

La première chose que vous devez faire lorsque vous commencez à travailler dans Microsoft Access est de créer vos enregistrements .

Pour ce faire, vous devez suivre chacune de ces étapes:

• La première chose que vous devez faire est d’ouvrir la table en «Vue Feuille de données» ou sous le formulaire en «Vue Formulaire», l’une ou l’autre de ces deux options est valide.
• Maintenant, dans l’onglet «Accueil», vous devez aller dans la section «Enregistrements» et là, vous devez cliquer sur «Nouveau» ou «Nouvel enregistrement» ou dans ce cas, vous devez appuyer sur la combinaison de touches «Ctrl + signe +».
• La prochaine chose à faire sera de trouver l’enregistrement avec un astérisque dans le sélecteur d’enregistrement et là, vous devez écrire les informations dont vous avez besoin.
• Ici, vous devez cliquer sur le premier champ que vous souhaitez utiliser, puis saisir les données.

• Si vous souhaitez accéder au champ suivant de la même ligne, vous pouvez appuyer sur la touche TAB , puis utiliser les touches fléchées droite ou gauche pour accéder au champ souhaité.
• Lorsque vous avez passé le champ et allez créer un autre enregistrement, Access enregistrera automatiquement le nouvel enregistrement , maintenant si vous souhaitez enregistrer les informations plus explicitement, vous pouvez appuyer sur la combinaison de touches «Shift + Entrée» .

Modifier l’enregistrement

La prochaine chose à faire sera de rechercher un enregistrement pour pouvoir le modifier et le supprimer de votre feuille de calcul. Dans le cas où votre feuille de données ne contient qu’un nombre réduit d’enregistrements, pour des raisons évidentes la recherche sera plus facile, dans ces cas vous pouvez utiliser les boutons de défilement de votre clavier pour faire défiler tous les champs jusqu’à ce que vous atteigniez celui que vous souhaitez modifier .

Mais si le contraire est vrai et que vous avez un grand nombre d’ enregistrements, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue «Rechercher et remplacer» et filtrer l’enregistrement.

Cela vous permettra d’atteindre le champ que vous souhaitez de manière plus directe:

Utilisation des boutons de navigation d’enregistrement

Une manière très courante de naviguer entre les champs consiste à utiliser les boutons de navigation.

Voyons ci-dessous:

• Boutons fléchés: Dans ce cas, vous pouvez utiliser les boutons de défilement de votre clavier pour passer d’un enregistrement à un autre ou dans ce cas vous pouvez le faire en cliquant sur chacun des champs.
• Nouvel enregistrement vierge: cliquez pour ajouter un nouveau champ à votre base de données.
• Enregistrement actuel: Dans le champ actuel, vous devez écrire le numéro d’enregistrement et appuyer sur la touche «Entrée» pour que le système vous y amène automatiquement. Le numéro d’enregistrement est généralement compté séquentiellement à partir du début du formulaire et ne correspond à aucune valeur de champ.
• Filtre: Ce bouton de filtre est chargé de montrer si un filtre a été appliqué au champ, vous pouvez cliquer pour supprimer ou réappliquer ce filtre.
• Recherche: Vous pouvez taper le texte dans la zone de recherche et la première valeur qui correspond sera mise en évidence dans le formulaire , cela vous permettra de trouver les informations dont vous avez besoin.

Via la boîte de dialogue Rechercher et remplacer

Ce champ de recherche peut vous sembler familier car il se trouve dans chacun des programmes de Microsoft et constitue une excellente alternative lorsque vous recherchez des informations spécifiques . Par conséquent, grâce à cette option, il est possible de modifier et d’éditer certaines quantités de données plus facilement.

Cela vous permettra d’accéder au champ qui contient les informations dont vous avez besoin dans les plus brefs délais, ce qui vous aidera à gagner du temps lorsque vous travaillez. Lorsque vous trouvez un enregistrement correspondant avec les données que vous avez entrées dans la zone de recherche, ce champ deviendra courant et vous pourrez le modifier.

Pour le faire, suivez ces étapes:

• Cliquez sur le champ que vous souhaitez rechercher .
• Ensuite, allez dans l’onglet «Accueil» et dans la section «Rechercher» vous devez cliquer sur l’élément «Rechercher» ou si vous souhaitez accéder rapidement appuyez sur la combinaison de touches «Ctrl + F».
• Là, vous verrez la boîte de dialogue «Rechercher et remplacer».
• Ici, vous devez cliquer sur l’onglet «Rechercher».
• Maintenant, dans la zone «Rechercher», vous devez écrire la valeur que vous souhaitez rechercher.
• Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser l’option «Rechercher dans» pour modifier le champ dans lequel vous souhaitez rechercher ou pour effectuer la recherche dans toutes les tables sous-jacentes.
• Si vous le souhaitez, vous pouvez également cliquer sur la liste «Match» puis sur «N’importe quelle partie du champ», cette option permet à la recherche d’être beaucoup plus large.
• Dans la liste «Rechercher», vous devez sélectionner «Tout» , puis sélectionner le bouton «Rechercher suivant» .

Appliquer un filtre

Il est également possible d’appliquer des filtres qui vous permettent de limiter les enregistrements affichés à ceux qui correspondent vraiment à vos critères , cela rendra la recherche encore plus facile , surtout dans les cas où le nombre de champs est assez important.

Pour ce faire, suivez chacune de ces étapes:

• Démarrez le tableau en «Vue Feuille de données» ou en «Vue Formulaire».
• Pour être sûr que le formulaire n’a pas été filtré, vous pouvez accéder à «Accueil» et dans la section «Trier et filtrer» sélectionnez l’option «Avancé» puis «Supprimer tous les enregistrements» ou dans ce cas cliquez sur l’option «Filtres» dans la barre de navigation des enregistrements.

• Dans ce cas, vous devez faire défiler jusqu’à l’enregistrement qui contient la valeur que vous souhaitez utiliser comme filtre , puis cliquer sur ce champ. Pour filtrer dans une section partielle , vous devez sélectionner uniquement les caractères souhaités.
• Encore une fois dans l’onglet d’accueil et dans la section «Trier et filtrer» cliquez sur «Sélection» et appliquez un filtre .

Supprimer l’enregistrement

Dans le cas où vous souhaitez supprimer un enregistrement parce qu’il est erroné ou parce qu’il n’est plus nécessaire, vous pouvez le faire par une méthode très simple , bien que lorsque ledit champ est lié à d’autres données, sa suppression est un peu plus compliquée. Dans ces cas, il est nécessaire de maintenir l’intégrité de toutes les données liées à cet enregistrement , de sorte que le système ne permettra pas son élimination, c’est-à-dire que seuls les champs qui n’ont aucun type de relation seront éliminés .

Pour le faire, suivez ces étapes:

• Allez dans «Vue Feuille de données» ou «Vue Formulaire».
• Sélectionnez ensuite les enregistrements que vous souhaitez supprimer . Pour le sélectionner, vous devez cliquer sur le sélecteur d’enregistrement à côté du champ, si le sélecteur est disponible.
• Si vous souhaitez étendre la sélection, il vous suffit de faire glisser le sélecteur pour qu’il couvre tous les champs que vous souhaitez supprimer.
• Enfin, vous devez appuyer sur la touche «Supprimer» pour effectuer la suppression ou dans ce cas suivre le chemin «Démarrer»> «Enregistrements»> «Supprimer» .

Modifier les données dans une zone de texte ou un champ

Afin d’avoir un contrôle de texte à utiliser normalement dans les champs de texte courts et longs, vous pouvez dire si le champ sous-jacent est du texte court ou long par la taille du contrôle, cela permet de refléter la taille nécessaire pour déterminer le champ de la table sous-jacente . Dans le cas de textes courts , les champs peuvent contenir jusqu’à 255 caractères au total, tandis que les champs de texte long ont un total de 64 000 caractères .

Certaines données ne peuvent pas être modifiées par défaut, telles que les suivantes: La modification des données renvoyées par une requête de tableau croisé n’est pas autorisée et vous ne pouvez pas modifier ou supprimer des champs calculés . Par conséquent, les valeurs calculées par une formule lors de l’utilisation de la base de données , mais celles-ci ne doivent pas résider dans la table .

Pour ce faire, il est nécessaire d’effectuer ces étapes:

• Accédez à «Vue formulaire» ou «Vue feuille de données» sur le formulaire.
• Ensuite, cliquez sur le champ ou accédez-y à l’aide de la touche TAB ou des touches fléchées de votre Teklad ou et appuyez sur la touche F2.
• Dans la vue formulaire, vous avez la possibilité de cliquer sur une étiquette de champ pour sélectionner le champ.