Comment créer une base de données de tout type dans Microsoft Excel? Guide étape par étape

Les bases de données sont largement utilisées dans le monde des affaires, car elles permettent de mieux organiser et exprimer les informations . Ils sont majoritairement réalisés sous Excel, car il s’agit d’un outil complet et simple d’utilisation.

Il existe différents types de bases de données , chacune avec une structure et une organisation différentes en raison de son objectif. Pour que vous compreniez un peu plus ce sujet, dans cet article, nous vous expliquerons le concept de bases de données et leurs classifications.

Nous vous apprendrons également à créer une base de données dans Excel . En suivant les étapes que nous laissons, vous ne prendrez pas 10 minutes pour développer sa structure.

Qu’est-ce qu’une base de données et quels types existe-t-il dans Microsoft Excel?

Une base de données est l’endroit où toutes les informations sont stockées . Ce terme selon l’histoire a été utilisé pour la première fois en 1963, en Californie, aux États-Unis . Cette époque était la mise en œuvre de la méthodologie de stockage et de contrôle des données .

Elle peut généralement être définie comme une base de données, toutes celles dont la structure est constituée ou regroupée par un ensemble d’informations . Du point de vue de l’informatique, nous pouvons le définir comme suit; Les bases de données sont des blocs d’informations regroupés dans des tableaux et remplissent la caractéristique d’ être éditables .

Il existe différentes bases de données, chacune étant constituée de différentes structures dont la fonction est de stocker des informations . Ces tableaux sont constitués de colonnes et de lignes , chaque colonne divise et organise les informations des éléments.

On peut également définir comme base de données, l’ensemble des éléments organisés , dont les données sauvegardées sont exploitées dans le but de maintenir des données dans une entreprise ou entreprise particulière.

Toutes les bases de données, quel que soit leur type, dépendent des principales caractéristiques qui lui permettent d’entrer dans les définitions faites:

• Ils collectent des informations physiques et logiques , appelées données.
• Maintient une redondance minimale .
• Il peut être manipulé ou modifié par n’importe quel utilisateur, ou par plusieurs d’entre eux.
• Intégrité des données.
• Des requêtes complexes optimisées sont expliquées et développées .
• Il peut être audité et dispose d’un journal d’accès .
• Toutes les données peuvent être sauvegardées et récupérées .
• Parfois, cela fonctionne en conjonction avec les langages de programmation standard .

En ce qui concerne les types de bases de données, celles – ci sont classées de plusieurs manières , classées selon leur contexte, leur utilité et leurs besoins.

Ci-dessous nous vous montrerons les classements des bases de données:

Selon la variabilité de la base de données

Il s’agit de la première classe de bases de données, mais à son tour, elle est divisée en deux (statique et dynamique):

• Bases de données statiques : il s’agit d’une base de données à lecture stricte et sa fonction principale est de stocker des données historiques . Entrez les utilitaires que possède ce type de base, il y a l’étude du comportement d’un jeu de données , il est comparé par rapport à une autre variable, que ce soit le temps, l’espace, la distance … Avec des bases statiques nous pouvons prendre des décisions, mieux interpréter les résultats , ou jusqu’à ce que les projets soient terminés.
• Bases de données dynamiques : les informations stockées peuvent être modifiées au fil du temps , c’est-à-dire qu’il s’agit de groupes de données entièrement modifiables .

Selon le contenu

Dans cette catégorie, nous pouvons trouver trois types de bases de données .

Celles-ci dépendent fortement du contenu stocké et de l’organisation des informations:

• Bases de données bibliographiques : ce sont des bases de données qui conservent des informations précises sur une personne ou un lieu. On peut y trouver des éléments tels que la date de publication, l’éditorial, le titre, l’édition ou certaines informations spécifiques.
• Bases de données en texte intégral : des listes de sources primaires sont stockées ici , par exemple une collection de revues pédagogiques.
• Répertoires: il est utilisé pour stocker des adresses , fonctionnant comme des pages blanches ou jaunes . Les données peuvent être personnelles ou professionnelles, les informations doivent contenir nom, adresse, numéros de téléphone, e-mails, informations de facturation si nécessaire et autres .
• Bases de données ou «bibliothèques» d’informations chimiques ou biologiques : le mot bibliothèque fait référence à plusieurs livres , dans ce cas à des informations différentes, et peut être subdivisé en fonction du sujet à travailler ou des projets réalisés .

Étapes pour créer une base de données de tout type dans Microsoft Excel

Créer une base de données n’est pas très compliqué, ce dont nous devons être très clairs, ce sont les informations que nous allons capturer et comment nous allons l’ organiser .

Après avoir décidé comment structurer les données, nous procédons à suivre les étapes suivantes:

Étapes pour créer une base de données

La première chose à faire est de rechercher l’outil Excel sur notre ordinateur.Toutes les versions de ce logiciel nous permettent de créer des bases de données , cependant l’ ordre et l’emplacement de certaines options peuvent varier un peu.

Dans ce cas, nous utiliserons Excel 2016:

• Lorsque nous ouvrirons le programme, nous verrons différentes suggestions pour travailler dans Excel . Parmi eux se trouve l’option «Blank Book» qui est celle que nous choisirons.

• Le livre se compose d’un certain nombre de colonnes avec une nomenclature en lettres et de lignes avec des chiffres. Nous pouvons sélectionner et écrire dans chaque case formée par l’ interception des lignes et des colonnes .

• Nous allons mettre en place notre structure , dans notre cas nous écrirons dans la ligne deux (2) Date, Opérateur, Shift, Marque, Produit, Production (TH), Nombre d’arrêts . Ce modèle est basé sur un enregistrement de production dans n’importe quelle entreprise.
• Comme vous pouvez le voir, il est nécessaire que si nous voulons parler de données quantitatives, nous expliquions l’unité dans laquelle elles sont exprimées , par exemple nous utilisons l’unité de TH , qui se réfère à des milliers d’unités .

• Il faut maintenant créer le tableau , pour mieux les organiser et permettre le filtrage . Pour ce faire, nous cliquons et faisons glisser le pointeur là où nous pensons qu’il peut être suffisant pour couvrir les données . Nous sommes dans «Home», «Styles » section pour l’option «Format de la table».

• Nous choisissons le style que nous aimons le plus et nous le sélectionnons. Avec cela, nous avons déjà notre tableau , mais il est toujours vide, nous devons le remplir avec les données que nous avons collectées.
• Après avoir écrit toutes les informations dans les espaces correspondants, nous pouvons enregistrer le fichier . Comme nous pouvons le voir, en haut du tableau , il y a des flèches pointant vers le bas qui affichent les options de filtrage.

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