Comment tenir la comptabilité d’une entreprise dans Microsoft Excel? Guide étape par étape

Il est vrai qu’il existe des logiciels qui vous permettent de tenir la comptabilité d’une entreprise , mais Microsoft Excel est un outil idéal pour cette tâche , vous pouvez donc remplacer ces programmes sans problème.

Cela est dû au grand nombre de fonctions disponibles pour créer des modèles et obtenir le contrôle des opérations qui sont effectuées , la facilité d’obtention des données étant une caractéristique fondamentale.

Si vous ne souhaitez pas dépenser plus d’argent et que vous souhaitez avoir un suivi précis des enregistrements de votre entreprise, nous vous expliquerons dans les paragraphes suivants comment vous devez tenir la comptabilité avec Excel.

Quels comptes de mon entreprise puis-je conserver dans Excel pour gérer la comptabilité?

Il existe différents comptes dans lesquels vous pouvez utiliser Excel pour gérer la comptabilité de votre entreprise.

Nous allons vous montrer ci-dessous, tous les comptes que vous pouvez refléter dans une feuille de calcul:

Dépenses et revenus

En matière de revenus et de dépenses, il faut garder à l’esprit que ce compte comprend un grand nombre de concepts qu’il peut couvrir. Par conséquent, les revenus pourraient être séparés en communs et extraordinaires , le premier étant ceux générés par les ventes (que nous verrons plus tard). En ce qui concerne le revenu supplémentaire, vous pouvez trouver des ventes de voitures, de véhicules, de machines et de tout autre bien qui ne sont pas causés par le secteur d’activité habituel.

Dans un modèle Excel , vous pouvez transporter ce type d’informations sans aucun problème. Si nous parlons de dépenses, vous devrez les diviser en deux groupes. Ceux qui appartiennent au coût du produit et aux dépenses nécessaires au fonctionnement de l’entreprise . Dans le premier groupe , les matières premières, la main-d’œuvre directe, l’électricité, le carburant, le fret et tout autre concept sans lequel le produit ou le service ne pourrait être vendu devraient être inclus.

Au sein du deuxième groupe , vous pourrez intégrer les dépenses liées à la main-d’œuvre appartenant à des secteurs secondaires, comme l’administration. Vous devez également inclure dans ce groupe les dépenses pour les travaux effectués pour la maintenance, la téléphonie, la sécurité et bien d’autres. Les taxes doivent être considérées comme appartenant aux deux groupes . Mais c’est un sujet plus compliqué qu’un comptable pourra mieux gérer.

Ventes

Ce compte de revenu appartient au groupe de revenu que nous avons mentionné précédemment. Vous devez y enregistrer tous les produits ou services que vous vendez à des tiers, que vous les ayez facturés ou non. Vous devez garder à l’esprit que les montants doivent être inscrits sans TVA ni aucune autre taxe , car ils ne font pas partie de la vente elle-même, et selon les dispositions légales, ils doivent être enregistrés dans des comptes spéciaux.

En cas de retours clients , vous devrez refléter les documents justifiant le crédit afin de soustraire le montant de la vente. Chaque fois que vous effectuez une transaction, vous devrez l’enregistrer dans le « Crédit » et à chaque fois que vous faites des notes de crédit, pour réduire le solde, vous devez le faire dans la «Dette» .

Devis

Vous pouvez conserver dans un tableur Excel les différentes estimations que vous donnez à vos clients . Par conséquent, vous pourrez avoir le contrôle et le suivi de la date de livraison, de la personne à qui vous livrez et de tous les produits concernés avec leurs prix respectifs dans cette future transaction.

Comptabilité

Avec Microsoft Excel, vous pouvez créer différents types de modèles qui vous aideront à enregistrer toutes les opérations que vous effectuez dans votre entreprise , quelle que soit sa taille. Il vous faudra donc un peu de concentration pour pouvoir relier toutes les feuilles de calcul avec leurs différents concepts, origines et destinations. De cette manière, vous pourrez établir un contrôle croisé efficace dans tous les secteurs.

Quelles sont les fonctions les plus utiles pour conserver ma comptabilité d’entreprise dans Excel?

Les fonctions que vous pouvez utiliser pour conserver la comptabilité dans Excel dépendent du degré de connaissance que vous avez , car vous pourrez utiliser des outils logiques qui vous aideront à travailler avec des modèles très étendus. Vous pourrez également utiliser des tableaux dynamiques dans lesquels vous pourrez ajouter des fonctions de recherche .

Mais si vous souhaitez commencer par une comptabilité automatisée pour suivre votre entreprise, les fonctions que vous devrez utiliser sont les suivantes:

• SOMME
• SOMMEPROD
• PRODUIT
• CHERCHER
• CHERCHER
• RECHERCHEV
• AUJOURD’HUI
• MOIS
• MOYENNE
• HYPERLINK

Étapes pour créer un système comptable dans Excel pour tout type d’entreprise

Ensuite, nous vous montrerons les étapes à suivre pour créer un système comptable fiable dans Excel et de cette manière, vous pourrez l’utiliser dans tout type d’entreprise:

Système de facturation

Les étapes nécessaires sont:

• Pour créer un système de facturation, la première chose à faire est de saisir tous les produits ou services que vous vendez. Pour ce faire, vous devrez les écrire dans une colonne sur une feuille que nous appellerons «Produits» .
• Ensuite, vous devez entrer les prix de chaque article dans la colonne suivante.
• Le cas échéant, vous pouvez occuper une autre colonne pour ajouter des remises spéciales.
• Il est temps de créer une autre feuille que vous devriez appeler «Clients» .
• Sur cette feuille, créez une colonne pour inclure les noms ou le nom commercial de chaque client.
• À côté de cela, vous pouvez inclure l’adresse et toute spécification dont vous avez besoin .
• La dernière chose que vous devez faire sur cette feuille est de saisir toutes les données fiscales de chaque client. Le NIF différents types de retenues à la source qui peuvent en souffrir.
• Vous êtes en mesure de créer un modèle de facturation . Vous devez donc ajouter un modèle à une nouvelle feuille et incorporer vos données personnelles ou professionnelles, NIF et tout autre élément pertinent.
• Ensuite, vous devez lier cette feuille aux deux précédentes afin de pouvoir disposer automatiquement des produits et des clients.

Recettes et dépenses

Pour créer un système de comptabilité des revenus et dépenses, vous devez suivre ce guide:

• Ouvrez une feuille de calcul. Entrez une colonne dans laquelle vous devez écrire chaque jour du mois.
• Ensuite, liez chaque cellule à la facture que vous avez créée dans la section précédente . De cette façon, vous pouvez automatiquement avoir tous les revenus à chaque fois que vous faites une facture.
• Ensuite, vous devez inclure différentes dépenses dans chaque colonne. Mais attention car vous devrez les combiner au moyen d’un titre qui se trouvera au-dessus d’eux et vous appellerez «Dépenses» .
• Pour terminer ce système, vous devez totaliser les colonnes puis effectuer une soustraction entre les revenus et les dépenses. Cela déterminera le flux de trésorerie que vous avez eu pendant la période et vous pourrez le contrôler avec le solde réel que vous avez en espèces.
• Liez une colonne «Dépenses» à la feuille «Paie générale des employés» pour incorporer le coût de la main-d’œuvre.

Devis

C’est un outil utile que vous pouvez lier au modèle Billing Systems . Pour cela vous devrez télécharger un modèle de budget (que vous pourrez choisir parmi le statut que nous vous laissons dans les paragraphes suivants) les prix, avec les produits et les clients.

Ensuite, vous pouvez créer une numérotation automatique dans laquelle vous pouvez refléter un contrôle des livraisons budgétaires dans une colonne spécifique. Cela vous aidera à garder une trace de chaque client que vous avez envoyé et de leur expiration.

Suivi des employés

Il vous faudra maintenant avoir un contrôle précis des heures travaillées, des pertes des salariés, du secteur auquel ils appartiennent et du coût de l’heure de chacun .

Pour cela, vous devrez faire cette étape par étape:

• La première chose à faire est de créer une feuille pour chaque employé . Dans ce registre les données personnelles dans une colonne. Ensuite, vous devez entrer le coût horaire, le secteur et l’absentéisme qu’il a dans le mois.
• De cette façon, vous aurez du mouvement dans chacune des feuilles chaque jour.
• Ensuite, vous devrez lier toutes ces feuilles avec une qui rassemble toutes les données de manière générale. Vous pouvez appeler cette feuille «Paie générale des employés» . Vous y pourrez voir toutes les données qui vous intéressent et ainsi déterminer correctement le salaire que vous devez payer.

Archives de comptabilité

L’objectif dont vous avez besoin à ce stade est d’enregistrer tous les mouvements que vous avez effectués pendant une certaine période sur une seule feuille. Cela vous permettra d’établir quels sont vos actifs, passifs et donc la valeur nette, un solde général des sommes et des soldes et un compte de résultat . Pour y parvenir, il sera nécessaire de télécharger un modèle qui vous aidera à incorporer toutes les informations afin que vous puissiez le lier avec le reste des modèles que vous avez conçus.

Liste des meilleurs modèles pour automatiser votre système comptable dans Excel

Dans les paragraphes suivants, vous trouverez un guide complet afin que vous puissiez choisir le meilleur modèle pour automatiser le système comptable de votre entreprise à l’aide de Microsoft Excel:

Factures

Nous vous montrons ci-dessous différents modèles de modèles que vous pouvez utiliser pour émettre des factures:

Rectifier

Lorsque vous devez modifier des données émises par un autre document, vous pouvez utiliser ce modèle , qui vous aidera à vous conformer à toutes les exigences de la loi et également à enregistrer les corrections de la facture commune.

Télécharger le modèle de rectification pour Excel

Professionnel

Ce modèle est conçu pour que vous puissiez incorporer un logo et un en-tête de votre entreprise, puis écrire les données client de manière très simple . De plus, il vous permet d’effectuer tous les calculs automatiquement, vous devez donc saisir les données et les prix des produits ou services.

Télécharger le modèle professionnel pour Excel

Ventes

Son nom dit tout . Avec cette conception, vous pouvez charger toute la base de données de vos articles et établir une relation avec les prix unitaires. Par conséquent, vous pouvez charger la facture automatiquement sans avoir à vous soucier de la mise à jour des coûts et d’autres concepts.

Télécharger le modèle de vente pour Excel

Facture totale

Vous pouvez utiliser cette conception lorsque vous souhaitez automatiser l’émission de factures . C’est un modèle idéal pour les PME car, grâce à sa personnalisation, que vous ne ferez qu’une seule fois, vous n’aurez qu’à modifier les données du client et les produits ou services que vous avez livrés.

Télécharger le modèle de facture totale pour Excel

Avec charge financière

Comme vous le savez, les bons pour l’émission de services ou la vente d’articles contiennent des charges financières qui impactent directement le montant total. C’est pourquoi vous aurez besoin d’un fichier qui calcule automatiquement toutes les taxes et coûts supplémentaires que comportent vos produits ou services .

Télécharger le modèle avec frais financiers pour Excel

Les budgets

Les designs des modèles que vous verrez ci-dessous ont été sélectionnés pour vous aider dans la tâche de réalisation des budgets:

Budget simple

Avec ce modèle, vous pourrez donner aux clients un budget pour les produits ou services qu’ils fabriquent . Vous pouvez l’utiliser de manière simple, car vous pouvez incorporer des filtres et des fonctions qui vous permettent de rechercher dans la base de données des prix en fonction des caractéristiques des produits. Calculez le total et les autres montants que vous devez ajouter.

Télécharger le modèle de budget simple pour Excel

Pour les travaux

Il est idéal pour livrer des devis d’ingénierie, ou toute autre construction que vous souhaitez réaliser dans une maison. Il est segmenté en différents domaines et concepts nécessaires pour mener à bien la tâche. Il est idéal d’avoir un contrôle sur chaque élément qui a été budgété .

Télécharger le modèle pour Excel Works

Fête

Si ce que vous recherchez est d’ avoir un budget pour différents domaines de cette activité, tels que la restauration, la musique, les services et la vaisselle, ce modèle est idéal pour vous . Vous pourrez avoir un graphique qui vous aidera à comprendre comment les différents segments impactent le prix final.

Télécharger le modèle de fête pour Excel

Budget pour la commande d’achat

Cette conception de modèle vous aidera à fournir un formulaire à toutes les personnes dont vous avez besoin . Vous pouvez le partager en ligne ou physiquement dans lequel vous pouvez incorporer des données client et une description de chaque produit ou service. Ensuite, il calculera automatiquement les différents concepts qui augmenteront le coût pour le client.

Télécharger le modèle de budget pour bon de commande pour Excel

Paie

Vous pouvez choisir les meilleurs modèles Excel pour suivre la paie des employés:

Quarts de travail

Il est destiné aux entreprises dans lesquelles il y a des équipes rotatives et où la production ou tout autre secteur de l’entreprise ne peut être négligé . Il est donc nécessaire d’avoir un contrôle quotidien de toutes les activités et horaires afin qu’il puisse être attribué à différents travailleurs.

Télécharger le modèle de quart de travail pour Excel

Absence d’employés

Ce modèle est conçu pour avoir un contrôle précis de chaque collaborateur et de sa situation personnelle en fonction des différentes pertes qu’il peut subir au cours du mois. Cela vous aidera à avoir un règlement de salaire correct.

Télécharger le modèle d’absence d’employé pour Excel

Calculs auxiliaires

Il est important de connaître tous les gains et déductions et a le travailleur . Donc, utiliser un modèle multifonctionnel qui vous aide à obtenir un calcul de salaire correct est une bonne idée. Ce modèle répond à tous les objectifs que vous recherchez pour obtenir le montant correct de chèque de paie.

Télécharger le modèle de calculs auxiliaires pour Excel

Recettes et dépenses

Lorsque vous cherchez à avoir un système automatisé de revenus et de dépenses pour votre entreprise, vous devriez consulter les modèles Excel suivants qui vous aideront dans cette tâche:

Contrôle des revenus et des dépenses

Avec ce modèle vous serez en mesure d’avoir un suivi correct de tous les revenus qui sont produits sur une base quotidienne, mensuelle ou hebdomadaire, ainsi que des dépenses. De cette façon, vous connaîtrez précisément le vrai profit financier de votre entreprise. De plus, il vous aidera à maîtriser les dépenses personnelles et familiales que vous faites.

Télécharger le modèle de contrôle des revenus et des dépenses pour Excel

Unifié

La conception de ce modèle Excel vous permet d’avoir une connaissance globale de tous les revenus et coûts que vous avez eu sur une période donnée. Vous pourrez disposer de graphiques et garder un contrôle sur les flux de fonds afin de savoir en permanence quel est le solde de trésorerie .

Télécharger un modèle unifié pour Excel

Suivi des dépenses et des revenus

Ce modèle vous permet d’avoir un contrôle global et détaillé de tous les revenus et dépenses que vous aurez dans une période donnée . De cette manière, vous pourrez connaître au quotidien et pour chaque concept les différentes références et montants qui ont impacté la trésorerie de votre entreprise.

Télécharger le modèle de suivi des dépenses et des revenus pour Excel

Total des sommes

Si vous recherchez une feuille de calcul qui vous permet d’avoir un aperçu de tous les revenus et dépenses que vous avez subis en une semaine, un mois ou une année , ce modèle est idéal pour vous. Il a des fonctions qui vous aideront à déterminer, rapidement, le point d’équilibre financier.

Télécharger le modèle de totaux pour Excel

Calcul de trésorerie

Si ce que vous recherchez est un modèle qui vous aide à avoir un contrôle exact du solde de trésorerie , ce modèle est parfait. Vous aurez la possibilité de trouver les erreurs dans l’enregistrement de manière simple, cela vous aidera également à détecter si vous n’avez pas effectué de paiement ou si vous n’avez pas reflété une vente.

Télécharger le modèle de calcul de trésorerie pour Excel

Comptabilité

Si vous recherchez le contrôle des différents comptes comptables, nous vous présentons les meilleurs modèles afin que vous puissiez automatiser le système d’information comptable de votre entreprise:

Compte de résultats

Pour connaître précisément le montant des gains ou des pertes que vous avez subis au cours d’une certaine période, il est non seulement nécessaire de contrôler les revenus et dépenses financiers, mais également d’effectuer un calcul de dépréciation et d’autres concepts qui affectent considérablement les bénéfices. Ce modèle est idéal pour suivre et enregistrer tous ces concepts.

Télécharger le modèle de déclaration de revenus pour Excel

Bilan

Chaque fois que vous vous inscrivez dans différents comptes de votre entreprise, le solde de ces opérations doit être reflété sur une seule feuille . C’est pourquoi il vous sera nécessaire d’avoir ce modèle à portée de main, qui vous aidera à avoir tout ce dont vous avez besoin en un coup d’œil.

Télécharger le modèle de bilan pour Excel

Vérifier le modèle

Afin que vous puissiez garder une trace de tous les chèques que vous payez et du solde du compte bancaire, il sera nécessaire d’enregistrer les mouvements dans ce modèle. Il est idéal de l’utiliser en ligne.