Comment créer une requête de suppression dans une base de données Microsoft Access rapidement et facilement? Guide étape par étape

Lorsque vous travaillez dans une base de données telle que celles qui peuvent être développées dans Microsoft Access, il est très courant de traiter une grande quantité de données, il peut donc être assez fastidieux ou compliqué de devoir supprimer une grande quantité de données car elles sont restées faux ou simplement parce que vous n’en avez plus besoin.

Pour effectuer ces types d’activités courantes, vous pouvez utiliser les requêtes d’élimination , ce qui vous permettra d’ éliminer rapidement un grand nombre de données ou un ensemble de données. En effet, ce type d’outil permet à l’utilisateur de spécifier des critères qui lui permettent de trouver et d’éliminer rapidement les données nécessaires.

Tout cela peut sans aucun doute se traduire par un gain de temps et de meilleures performances lorsque vous travaillez sur ce programme . De plus, chacune des requêtes appliquées peut être réutilisée tant qu’elle a été stockée . C’est pourquoi ci-dessous, nous allons vous montrer comment créer une requête de suppression rapide et facile dans Microsoft Access .

Qu’est-ce qu’une requête de suppression et à quoi sert-elle dans Access?

Les requêtes d’élimination sont les requêtes chargées d’éliminer d’une table de données tous les enregistrements qui répondent à des critères de recherche précédemment spécifiés. En d’autres termes, ce type de fonction permet de supprimer en masse des données en quelques secondes seulement.

Par conséquent, il est recommandé d’utiliser cet outil chaque fois que vous souhaitez supprimer rapidement différents enregistrements . De cette manière, il est recommandé de l’utiliser en particulier lorsque vous travaillez avec beaucoup de données et que vous n’avez besoin d’en éliminer qu’une partie , car ici vous pouvez définir les critères nécessaires à la recherche à effectuer et plus tard à l’élimination de toutes les données correspondantes.

De plus, les requêtes d’élimination ont été créées dans le but d’aider les utilisateurs à gagner du temps lorsqu’ils travaillent dans Access , c’est ainsi que chacune des requêtes appliquées peut être enregistrée pour être réutilisée ultérieurement si nécessaire. Désormais, dans le cas où vous ne souhaitez supprimer qu’un ou deux enregistrements , vous n’avez pas nécessairement besoin d’ appliquer cet outil.

Gardez à l’esprit que ces requêtes sont appliquées afin de gagner du temps et de travailler lorsque vous devez disposer d’une grande quantité de données ou d’ensembles de données. Enfin, il est important de mentionner qu’avant de se débarrasser de beaucoup de données, il est recommandé d’appliquer une sauvegarde qui vous permet de récupérer les informations en cas de problème.

Quels sont les avantages de l’utilisation de requêtes de suppression dans une base de données?

Comme cela a été mentionné dans l’article, les requêtes d’élimination offrent sans aucun doute une série d’avantages aux utilisateurs lorsqu’ils doivent travailler avec beaucoup de données dans une base de données .

C’est pourquoi nous allons vous montrer ici les principaux avantages que vous pouvez obtenir en appliquant ces types d’outils:

• Il vous permet de procéder à l’élimination d’un grand nombre de données grâce à une série de critères préalablement spécifiés.
• En supprimant simultanément de nombreuses informations, vous pouvez gagner du temps et augmenter vos performances lorsque vous travaillez dans Access.
• Il est recommandé de ne l’utiliser que lorsque vous souhaitez annuler de nombreux enregistrements.
• Chacune des requêtes appliquées peut être stockée pour être réappliquée ultérieurement si nécessaire.
• Il devient un outil idéal lorsque vous travaillez avec une base de données assez volumineuse .
• Cela rend la suppression de nombreuses données beaucoup plus facile que de devoir le faire manuellement.

Apprenez étape par étape à créer une requête de suppression dans une base de données Access

Il est important de mentionner que ce processus peut être effectué soit via une requête de suppression, soit via une requête de mise à jour, cela signifie que la première chose à faire est de savoir quel type de requête doit être appliqué . Dans le cas des requêtes d’élimination, elles sont appliquées lorsque vous devez supprimer des enregistrements entiers dans les lignes d’une table ou de deux tables liées en même temps.

Alors que les requêtes de mise à jour permettent de supprimer des valeurs de champ individuelles d’une table . Par conséquent, en fonction de ces critères, vous devez choisir lequel des deux utiliser. Si vous appliquez la requête d’élimination, vous obtiendrez en tant que résultats l’élimination de toutes les données de chaque champ et avec la requête de mise à jour, cela facilitera l’élimination des valeurs en mettant à jour les valeurs existantes à une valeur nulle .

Avant d’effectuer une requête pour supprimer des données d’une table de données dans Access, il est essentiel d’effectuer les vérifications suivantes:

• Le fichier utilisé ne doit pas être en lecture seule . Pour pouvoir vérifier cela, vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur «Démarrer» et là vous sélectionnez l’option pour démarrer «l’Explorateur Windows». Ensuite, vous devez faire un clic droit sur le fichier pour travailler et dans le menu déroulant sélectionnez «Propriétés», vous pouvez vérifier si l’option «Lecture seule» est activée, si c’est le cas, vous devez la désactiver immédiatement.
• Vous devez également vous assurer que vous disposez de toutes les autorisations nécessaires pour pouvoir supprimer les enregistrements de la base de données .
• Vous devez vous assurer que le contenu de la base de données est activé. En général, Access verrouille par défaut toutes les requêtes d’action, c’est-à-dire celles qui vous permettent de supprimer, de mettre à jour et de créer une table .
• Soyez sûr de demander à d’ autres utilisateurs de la base de données que près complètement toutes les formes , des requêtes, des tableaux et des rapports qui utilisent les données que vous souhaitez à supprimer . Cela empêchera la génération d’un verrou de violation.
• Enfin, avant de procéder à la suppression des enregistrements, il est recommandé d’ exécuter une copie de sauvegarde de la base de données au cas où vous souhaiteriez annuler les modifications que vous avez apportées.

Si dans votre cas un grand nombre d’utilisateurs se connectent à la base de données , alors il est nécessaire que vous deviez l’ouvrir exclusivement et pas normalement.

Voyons ci-dessous:

Ouvrez la base de données en mode exclusif

• Dans ce cas, vous devez cliquer sur l’onglet «Fichier» puis sur «Ouvrir».
• Vous devez maintenant trouver le fichier de base de données avec lequel vous voulez travailler et une fois trouvé et sélectionné, vous devez cliquer sur l’option «Ouvrir en mode exclusif».

Sauvegarder la base de données

Comme mentionné ci-dessus, il est très important de pouvoir faire une sauvegarde avant de supprimer les données , car cela vous donnera une sauvegarde en cas de problème .

Pour le faire, suivez ces étapes:

• La première chose dans ce cas est d’aller dans l’onglet «Fichier» et de sélectionner l’option «Enregistrer sous».
• Vous devez maintenant cliquer sur l’option «Enregistrer la base de données sous» puis sélectionner l’élément «Sauvegarder la base de données». Access fermera automatiquement le fichier d’origine , créera une sauvegarde et rouvrira le fichier d’origine.
• Maintenant, vous devez cliquer sur «Enregistrer sous» et y établir le nom et l’emplacement que vous souhaitez donner à la sauvegarde et enfin sélectionner le bouton «Enregistrer» .

Utilisez la requête de suppression

Pour pouvoir utiliser une requête d’élimination, vous devez aller dans l’onglet «Créer» puis dans le groupe «Requêtes» , après cela vous devez aller dans «Conception de la requête». Dans la case «Afficher la table», vous devez double-cliquer sur chacune des tables dans lesquelles vous souhaitez supprimer des enregistrements et enfin sélectionner le bouton «Fermer».

Ensuite, le tableau apparaîtra sous forme de fenêtre dans la section supérieure de la grille de création de requête. Ici, vous devez cliquer sur * pour pouvoir commencer à ajouter tous les champs du tableau à la grille de mise en page.

Utiliser des critères spécifiques pour la requête de suppression

Si vous souhaitez utiliser un critère pour appliquer cette requête , vous devez alors double-cliquer sur le champ que vous souhaitez utiliser comme critère de suppression . Vous devez maintenant écrire l’un des critères dans la ligne des critères du concepteur de requêtes , puis décocher la case «Afficher» pour chaque champ de critères.

Pour cela, il faudra effectuer ces étapes:

• Dans l’onglet de conception, vous devez cliquer sur «Affichage» puis «Vue de la feuille de données».
• Vous devez maintenant vérifier que la requête a renvoyé les enregistrements que vous souhaitez supprimer et appuyer sur la combinaison de touches «Ctrl + G» pour que les modifications soient enregistrées dans la requête.
• Enfin, pour exécuter la requête, vous devez double-cliquer sur la requête dans le panneau de navigation .

Utiliser une requête de mise à jour

Si, selon vos besoins, vous devez utiliser une requête de mise à jour, cette procédure sera exécutée pour l’élimination de champs individuels dans la table de données .

Pour ce faire, vous devez suivre ces étapes:

• Pour commencer, vous devez cliquer sur l’onglet «Créer» puis sur le groupe de requêtes, et y choisir la conception de requête que vous souhaitez.
• Maintenant, vous devez sélectionner la table qui contient les données que vous souhaitez supprimer, si la table est liée, alors vous devez choisir la table du côté un de la relation et cliquer sur «Ajouter» puis sur «Fermer».
• Ici, vous devez double-cliquer sur l’astérisque * pour ajouter tous les champs du tableau à la grille de mise en page. Dans ce cas, vous pouvez ajouter tous les champs de table autorisés par la requête de suppression . Vous pouvez éventuellement spécifier des critères pour un ou plusieurs champs dans la ligne des critères du concepteur, puis décocher la case «Afficher».
• Dans le groupe «Résultats» situé dans l’onglet «Conception» vous devez sélectionner l’option «Affichage» puis «Vue Feuille de données», ici vous devez vérifier que la requête renvoie les enregistrements que vous souhaitez supprimer.
• Enfin, pour exécuter la requête, vous devez sélectionner la requête dans le panneau de navigation .

Si vous avez des questions, laissez-les dans les commentaires, nous vous répondrons dans les plus brefs délais, et cela sera également d’une grande aide pour plus de membres de la communauté. Je vous remercie!