Comment créer une requête multi-table dans Microsoft Access pour mes bases de données? Guide étape par étape

Aujourd’hui, Access continue de figurer parmi les meilleurs programmes disponibles dans la suite bureautique de Microsoft . Grâce au fait qu’il fournit des outils sans fin avec lesquels les utilisateurs ont la possibilité de gérer de manière optimale tout type de données au niveau technique .

Ainsi, Microsoft Access est considéré comme un logiciel idéal pour rechercher, ordonner et présenter des informations de manière professionnelle . En tenant compte du fait que, grâce à lui, il sera très simple de créer les meilleurs documents de base de données, sans avoir besoin de connaissances avancées. De plus, il permet de s’appuyer sur des tableaux , des formulaires , des états et des requêtes .

En ce sens, dans le cas des requêtes, le programme permet de créer une requête à partir de plusieurs tables . Donc, compte tenu de sa grande utilité, il est important de connaître chacune des étapes à suivre afin de le faire correctement. De plus, nous indiquerons les données les plus importantes à prendre en compte avant de créer une requête de plusieurs tables dans Access .

Que faut-il garder à l’esprit avant de créer une requête multi-table?

Dans Microsoft Access , les requêtes sont définies comme un moyen de rechercher et de collecter des informations basées sur une ou plusieurs tables pour rechercher des justifications détaillées pour une base de données particulière. Ce qui fonctionne bien mieux qu’une simple recherche ou un filtre de recherche, car il permet de saisir facilement les informations de plusieurs tables .

Par conséquent, une requête bien conçue dans Access a la capacité de fournir des informations qui n’ont même pas pu être vérifiées en examinant chacun des enregistrements de la table de données . En d’autres termes, par exemple , vous pouvez utiliser la table des clients pour trouver l’adresse de l’un d’entre eux. Désormais, dans certains cas, le processus de création de requêtes Access peut être aussi simple que de sélectionner certains champs dans une table, de cibler certains critères et d’afficher les résultats .

Cependant, dans la plupart des cas, les données doivent être distribuées dans plus d’une table et c’est pourquoi le logiciel prend en charge la possibilité de construire une requête pour combiner les informations de plusieurs sources (ou plusieurs tables) . Mais, au-delà de cela et en fonction de la nature des données, Access permet à trois processus différents de créer une requête de plusieurs tables .

Soit: En utilisant les données d’une table principale et d’une table associée, en reliant les données de deux tables par leurs relations avec une troisième table ou en observant tous les enregistrements de deux tables similaires. Ce qui signifie que ce programme a la capacité de s’adapter aux exigences de tous ses utilisateurs lors de la création d’une requête pour sa base de données .

Apprenez étape par étape à créer une requête multi-table dans Access

Comme nous l’avons indiqué dans la partie précédente, en fonction de certains facteurs, il est possible d’interroger plusieurs tables dans Access en utilisant trois méthodes différentes.

Ensuite, nous vous expliquerons en détail :

Créer une requête d’une table principale et d’une table associée

Pour optimiser les informations de votre requête, il est parfois recommandé d’utiliser les données d’une table associée. En ce sens, une table qui fournit les informations requises et une autre table doivent être utilisées pour extraire des données supplémentaires et ainsi obtenir des résultats plus précis, utiles et efficaces dans la requête .

Ainsi, la procédure à suivre consiste en:

• Tout d’abord, vérifiez que les tables ont une relation définie, dans le groupe Relations de l’onglet Outils de base de données . Comme dans le groupe Relations de l’onglet Conception . Pour ce faire, vérifiez que les tables sont visibles dans la fenêtre qui s’ouvre, en tenant compte du fait qu’une relation apparaît comme une ligne qui relie les deux tables dans un champ commun.
• Si les tables ne sont pas visibles dans la fenêtre Relations, elles doivent être ajoutées . Pour ce faire, allez dans l’onglet Conception et dans le groupe «Afficher ou masquer» , cliquez sur «Noms des tables» . Ainsi, double-cliquez sur chacune des tables, puis cliquez sur Fermer .
• Plus tard, allez dans l’onglet «Créer» dans la barre d’options d’accès et cliquez sur «Assistant de requête» dans le groupe Requêtes.
• Ensuite, une nouvelle boîte de dialogue s’affiche et là, vous devez choisir «Assistant de requête simple» et cliquer sur OK .

• Suite à ce qui précède, dans l’option «Tables / Requêtes» , vous devez ouvrir le menu déroulant et cliquer sur le tableau qui contient les informations de base à ajouter dans la requête.
• Maintenant, dans la liste «Champs disponibles» , cliquez sur le premier champ que vous souhaitez ajouter dans la requête puis déplacez-le vers la liste «Champs sélectionnés» en appuyant simplement sur la flèche vers la droite. Vous devez le faire avec chaque champ supplémentaire de cette table à ajouter.
• Une fois cela fait, dans la case «Tables / Requêtes» , cliquez sur la table qui contient les informations associées que vous souhaitez utiliser pour optimiser les résultats de la requête. De plus, comme dans le cas précédent, ajoutez les champs à utiliser à la liste «Champs sélectionnés» . Cliquez ensuite sur le bouton «Suivant» .

• Ainsi, vous entrerez dans une nouvelle fenêtre où vous devrez sélectionner «Ouvrir …» ou «Modifier …» , dans «Voulez-vous ouvrir la requête ou modifier la conception de la requête?» .

• Pour enregistrer les modifications, cliquez simplement sur le bouton Terminer , afin de voir les résultats optimisés.

Créer une requête de sélection avec des tables dans une relation plusieurs-à-plusieurs

C’est une solution qui permet aux données de deux tables d’être reliées au moyen de leurs relations avec une troisième table, pour cette raison, on parle de «relation plusieurs à plusieurs» . C’est généralement la manière de créer une requête lorsque les deux premières tables sont liées un à plusieurs impliquant trois tables. En valorisant cela, la troisième table est identifiée comme «table de jointure» .

Ainsi, pour créer une requête de sélection avec des tables dans une relation plusieurs-à-plusieurs, vous devez effectuer les étapes suivantes:

• Dans un premier temps, via la barre d’options, cliquez sur l’onglet «Créer» et sélectionnez l’option «Conception de requête» dans le groupe Requêtes.
• Ensuite, dans la boîte de dialogue Afficher la table , choisissez les deux tables contenant les données que vous souhaitez ajouter à la requête , ainsi que la table de jointure qui les lie . Ceci, en double-cliquant sur chacun d’eux et en appuyant sur le bouton «Ajouter» .

• Une fois cela fait, les trois tables apparaîtront maintenant dans la zone de travail de conception de requête , mélangées ensemble dans les champs correspondants. Alors, double-cliquez sur chacun des champs à utiliser pour les résultats de la requête.
• Ensuite, dans la grille de création de requête, utilisez la ligne «Critères» pour définir les critères de champ. Si vous souhaitez arrêter d’afficher le champ dans les résultats, vous devez désactiver la case à cocher dans la ligne Afficher correspondante .

• Maintenant, pour organiser les résultats en fonction des valeurs d’un champ, cliquez sur «Croissant» ou «Décroissant» de la ligne de tri correspondante , dans la grille de création.
• Enfin, dans l’onglet Conception et le groupe Résultats, cliquez sur «Exécuter» et ainsi, le logiciel présentera le résultat de la requête en mode Feuille de données.

Créer une requête Union à partir de deux tables

Dans d’autres cas, l’utilisateur devra combiner les données de deux tables qui ont deux structures identiques, mais l’une d’elles se trouve dans une base de données différente. Par conséquent, il est nécessaire d’utiliser une initiative de partage de données pour l’analyser comme un ensemble unique, plutôt que de faire deux analyses distinctes. De cette façon, la présentation sera améliorée .

Par conséquent, si vous avez besoin de ce type de solution dans votre document de base de données Access, vous devrez effectuer les étapes suivantes:

• Depuis le ruban, cliquez sur l’onglet «Créer» et cliquez sur «Conception de requête» dans le groupe Requêtes.
• Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur «Fermer» .
• Maintenant, dans l’onglet Conception des outils de requête, allez dans le groupe Type de requête et cliquez sur l’option «Union» .

• Une fois cette opération effectuée, la requête passe automatiquement du mode Création au mode SQL . Dans ce dernier, vous devez écrire «SELECT» avec une liste des champs de la première des tables à inclure dans la requête . Alors que les noms de champs doivent être placés entre crochets et séparés par des virgules.
• Une fois que vous avez fait cela, vous devez appuyer sur la touche Entrée et ainsi le curseur de la souris se déplacera vers la ligne suivante dans la vue SQL.
• Ensuite, entrez le mot «FROM» suivi du nom de la première des tables que vous souhaitez ajouter dans votre requête Access. Alors, appuyez à nouveau sur Entrée.
• Ensuite, vous tapez «WHERE» pour définir les critères d’un champ dans la première table. En outre, vous devez également entrer le nom de champ d’un opérateur de comparaison (un signe égal et les critères). Appuyez sur Entrée .
• Ensuite, tapez «UNION» et appuyez à nouveau sur la touche Entrée .
• Maintenant, vous devez écrire «SELECT» avec une liste des champs de la deuxième table que vous souhaitez ajouter à la requête . Ils renvoient généralement aux mêmes champs ajoutés à partir de la première table et dans le même ordre. Alors, appuyez sur Entrée.
• Comme dans le cas de l’autre table, continuez à écrire «FROM» suivi du nom de la deuxième table à ajouter dans la requête Access , puis appuyez sur Entrée.
• Si vous avez besoin d’ajouter des critères déterminants, utilisez le terme «O» «pour le faire comme nous l’avons expliqué ci-dessus .
• Enfin, entrez un signe point-virgule (;) pour indiquer la fin de la requête.
• Il est maintenant temps d’ accéder à l’onglet Conception et de cliquer sur «Exécuter» dans le groupe Résultats. C’est tout.

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