Comment créer un formulaire à l’aide de l’outil Microsoft Access Forms à partir de zéro? Guide étape par étape

La gestion des informations stockées dans les bases de données peut être une tâche compliquée. Heureusement, Microsoft dispose d’un outil utile qui vous permet de saisir et d’organiser vos enregistrements efficacement. Si vous souhaitez en savoir plus, la création d’un formulaire à l’aide de l’outil Microsoft Access Forms peut être votre meilleure alternative.

Les formulaires constituent une conception de présentation des données , ce qui facilite l’accès aux informations car vous pouvez les localiser plus rapidement. Par conséquent, c’est toujours une bonne idée de savoir comment créer un formulaire efficacement .

Dans n’importe quelle position administrative, les formulaires représentent un grand avantage pour optimiser le travail . La raison en est que l’ outil Formulaires a plusieurs fonctions pour mieux visualiser vos informations. Lisez la suite pour savoir comment en profiter!

À quoi servent les formulaires dans une base de données? Avantages en matière d’accès

Le formulaire peut être défini comme un exposant, dont les outils peuvent offrir de nombreux avantages en Access , lorsque l’on travaille avec une base de données . Si vous voulez savoir à quoi servent les formulaires plus précisément, sachez qu’ils ont plusieurs utilisations simples. Le formulaire fournit un affichage plus simple des informations enregistrées dans la base de données. C’est votre objectif principal.

Cependant, l’outil Microsoft Access vous offre la possibilité de récupérer les données à partir de n’importe quelle table informative ou requête d’intérêt. D’autre part, les formulaires d’ Access vous permettent de saisir, de modifier et d’organiser efficacement toutes les données de contenu. Vous pouvez même activer la saisie automatique des données et présenter les résultats des calculs.

De même, vous avez la possibilité d’ ajouter des listes de valeurs parmi lesquelles choisir . De même, vous pouvez personnaliser le formulaire pour mettre en évidence les données importantes, générer des messages en cas de capture d’une mauvaise valeur, entre autres. En dehors de tout ce qui est mentionné, Microsoft Access vous offre également la possibilité de faire varier le mode de visualisation : mode de présentation de formulaire et mode de présentation de feuille de données.

En bref, les utilitaires suivants peuvent être regroupés:

• Capacité à présenter des enregistrements de base de données rapidement , facilement et graphiquement attrayants.
• Possibilité de réaliser des calculs totaux si nécessaire.
• Visualisez toutes les données correspondant aux tables ou requêtes contenues dans l’enregistrement.
• Automatisez les tâches que l’utilisateur effectue au cours de sa routine de travail.
• Enfin, il offre une apparence qui ressemble à des formulaires papier, avec l’intention de présenter une image avec laquelle l’utilisateur peut se familiariser rapidement.

Apprenez étape par étape à créer un formulaire avec l’outil Access Forms

Si vous souhaitez travailler avec un seul enregistrement de données à la fois, vous pouvez créer un formulaire avec l’outil Formulaires d’accès . Le processus est assez simple et ne vous prendra pas plus de quelques minutes. Plus tard, si vous le souhaitez, vous pouvez apporter des modifications à la fois à la conception et au format. De plus, tous les champs source sont ajoutés au formulaire qui vient d’être créé par l’outil .

Voici le pas à pas:

• Ouvrez l’application Microsoft Access . Ensuite, accédez au panneau de navigation et localisez la table de données ou la requête d’enregistrement que vous souhaitez afficher dans le formulaire.
• Cliquez sur l’onglet «Créer» et positionnez-vous dans le «groupe Formulaires» . Cliquez ensuite sur «Formulaire» .
• Microsoft Access est responsable de la création d’un formulaire , qui peut être visualisé en «Vue Présentation» . Dans ce mode, l’utilisateur peut apporter des modifications de conception, tout en visualisant les données.
• Pour commencer à utiliser le formulaire, l’utilisateur doit aller dans «Vue formulaire» . Pour ce faire, il suffit d’entrer dans l’onglet «Démarrer» .
• Accédez au groupe «Vues» . Ensuite, cliquez sur «Afficher».
• Enfin, pour terminer le changement, vous devez cliquer sur «Vue formulaire».

Gardez à l’esprit que, dans certains cas, Microsoft Access peut ajouter une feuille secondaire pour présenter les informations liées à l’enregistrement. Cela est dû au fait qu’Access localise une seule table liée à la table ou à la requête utilisée pour créer le formulaire. Pour cette raison, le programme crée une feuille secondaire, qui est basée sur les données appartenant à la table relationnelle ou à la requête. Si vous ne souhaitez pas conserver la feuille enfant sur le formulaire, vous pouvez la supprimer.

Pour ce faire, procédez comme suit:

• Changez le projet en mode «présentation» .
• Localisez la feuille de données secondaire, puis sélectionnez-la en un clic .
• Dans le menu apparaît l’option «Supprimer» . Cliquez là pour supprimer la deuxième feuille.

Dans le cas où Microsoft Access trouve plusieurs requêtes ou tables de données , la plate-forme ne crée pas de feuille secondaire dans le formulaire. En effet, il capture les relations avec la table ou la requête d’enregistrement utilisée pour créer le formulaire actuel. De cette façon, vous aurez rapidement créé un formulaire via l’outil Formulaires d’Access .

Apprenez à créer des formulaires pour n’importe quoi dans Microsoft Access étape par étape

Selon le formulaire dont nous avons besoin, ce sera le tableau que nous aurons créé. De telle sorte que les informations saisies correspondent au type dont nous avons besoin. Par exemple :

Des sondages

Pour cette classe, nous devons fournir des options à l’utilisateur. Gardez à l’esprit que, si vous laissez les espaces pour qu’ils n’écrivent que du texte, l’indexation des données serait impossible. Par exemple, dans le cas d’une enquête d’ évaluation de produit, nous vous proposerons les options «Bon» , «Moyen» et «Mauvais» .

Il se poursuit comme suit:

• Dans le programme, allez dans l’onglet principal «Créer» .
• Choisissez «Form Wizard» . Dans les versions précédentes, il ne s’agissait pas d’un bouton distinct, mais du bouton «Plus de formulaires» .
• Dans «Tables / Requêtes», sélectionnez la table créée précédemment.
• Envoyez les données que nous demanderons de la colonne de gauche à celle de droite.
• Cliquez sur «Suivant» .
• Dans la fenêtre qui apparaîtra, nous devons choisir la distribution du formulaire qui nous semble la plus appropriée. Appuyez ensuite sur «Suivant» .
• Nommez ce nouveau formulaire et sélectionnez «Terminer» .
• Immédiatement, nous pourrons visualiser la vue du formulaire, prêt à être rempli .
• Cependant, dans le cas des enquêtes, nous devons indiquer au programme quels paramètres il doit suivre dans le cas de «l’évaluation du produit» .
• Pour ce faire, dans le bouton «Affichage» , dans le coin supérieur gauche, nous choisirons «Vue Conception» .
• Dans cette grille, nous pouvons éditer comment et ce qui sera affiché sur le formulaire . Vous pouvez modifier les polices, les couleurs, choisir une image d’arrière-plan et d’autres options.
• Pour ajouter un menu déroulant d’options, nous devons aller dans l’onglet «Conception» .
• Dans les outils listés en haut, il faut choisir » Combo box» .
• Nous faisons glisser du début à la fin de la taille que nous voulons à l’ emplacement que nous choisissons .
• Dès que nous relâchons le clic, une fenêtre de l’assistant s’ouvre. Dans celui-ci, nous choisirons «J’écrirai les valeurs que je veux». Ils peuvent également être obtenus à partir d’une autre source, telle qu’une autre table. Appuyez sur «Suivant» .
• Dans cette fenêtre, nous devons écrire les valeurs. Dans notre cas, une seule colonne sera nécessaire, dans laquelle nous placerons «Good», «Regular et » Bad .
• Cliquez sur «Suivant» et enregistrez dans le champ souhaité. De préférence, cela est lié aux options proposées.
• Dans l’étiquette de ce tableau, nous placerons en suivant l’exemple «Évaluation» .
• Avec le bouton droit sur l’onglet du tableau, nous choisissons de sauvegarder.
• Pour afficher le formulaire, choisissez l’option «Vue formulaire» .

Contact

Ce type de formulaire peut être très utile lors de la recherche d’informations communes parmi nos contacts. En supposant que le tableau que nous avons établi contient les cases de base pour «Nom» , «Nom» , «Adresse» , «Téléphone» , «Date de naissance» et «Photographie» .

Suivez ces étapes:

• Dans le champ Nom correspond «texte court» et dans ses propriétés dans «Taille du champ» avec 50 caractères suffira. La même chose avec «Nom» et «Adresse» .
• Dans le cas du téléphone, nous devons entrer «Numéro long» .
• À la date de naissance, date / heure. Et dans la partie inférieure de la fenêtre, dans Format nous choisirons «Short Date» .
• Quant à «Photographie», nous choisirons «Données de pièce jointe».
• Nous sauvons la table.
• Nous créons le formulaire avec l’assistant de la même manière que pour la description précédente de «Enquêtes» .

Collecte de données

Ce type de feuille de calcul est idéal pour contrôler les stocks, les fournisseurs, les entrepôts et autres. Bien que son nom puisse couvrir toutes les formes, puisque sa fonction est de collecter des données. Les tableaux avec des nombres longs devraient y prévaloir. On peut même y ajouter un graphique pour visualiser l’avancement de la récolte .

Pour cela:

• À l’intérieur du formulaire, utilisez l’ affichage «Design View» .
• Dans l’onglet du même nom, choisissez «Graphique» .
• Localisez l’endroit où cet élément sera placé. Pour ce faire, vous devez faire glisser la souris du début à la fin de la taille souhaitée.
• À la fin, une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous devrez choisir d’ où proviendront les variables .
• Choisissez les champs qui façonneront le graphique.
• Choisissez parmi les modèles proposés et cliquez sur «Suivant» .
• Faites glisser les variables qui constitueront le graphique en conséquence.
• Dans cette nouvelle fenêtre, choisissez les champs qui seront liés entre le document et le graphique.
• Cliquez sur «Suivant» puis «Terminer» .

Pour les examens ou les quiz

Pour cette catégorie, nous devons prioriser les zones de données jointes en cas de choix multiple , et les zones de texte longues si une réponse étendue est requise. Nous pouvons également utiliser True / False .

Pour ce faire, procédez comme suit:

• Créez un tableau comme nous l’avons déjà vu.
• Faites de même dans un champ avec la question à répondre.
• Dans Type de données, sélectionnez Oui / Non .
• Dans le secteur inférieur, allez dans l’onglet «Recherche» .
• Dans l’option «Afficher le contrôle», choisissez «Zone de texte» .
• Enregistrez et fermez la table.
• Créez un formulaire avec l’assistant.

Les meilleurs outils et applications pour créer des formulaires alternatifs à Access

Si vous considérez qu’Access n’est pas à votre goût ou si vous avez besoin d’un outil qui s’intègre mieux à vos besoins, il existe toujours d’ autres options .

Prenez note de ces alternatives:

Formes en feu

C’est une application qui fonctionne en ligne et hors ligne . Il peut être lié à des documents Word et Excel. Dans les formulaires, vous pouvez ajouter des photos, des fichiers et même une localisation GPS. Il peut être utilisé sur ordinateur et mobile et s’achète à partir de 20 $ par mois.

PerfectForms

Ce logiciel peut être utilisé en ligne et offre une interface très complète. Mais en même temps avec la facilité de créer des formulaires avec la méthode du glisser-déposer. Pas besoin de saisir de code de programmation. Il offre également la possibilité d’ envoyer et de recevoir des données à partir de services Web externes .

Bientôt les formes

L’une des options les plus complètes du marché. Le programme permet de créer des formulaires automatisés, des fonctions de glisser-déposer, d’ajouter des photos et de dessiner des diagrammes. De plus, il offre la possibilité de lire des codes-barres, des QR et de les intégrer dans des formulaires.

Repsly

Dans le but d’augmenter l’efficacité du chargement des données, cet outil a été développé, conçu pour les appareils mobiles. Vous pouvez télécharger des données directement à partir de la scène et visualiser les progrès et les tendances en temps réel.

Intégration

Il a une interface simple pour le créateur ainsi que pour le sujet cible. Il ne nécessite pas de connaissances en programmation. De plus, il offre une fonction permettant de placer facilement «Intégrifier» sur n’importe quel site Web .

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