Comment créer une requête récapitulative dans une base de données Access à partir de zéro? Guide étape par étape

Ce logiciel Microsoft est aujourd’hui considéré comme l’une des meilleures options lorsque l’on doit travailler avec des bases de données , et il se caractérise par offrir un grand nombre d’outils et de fonctions qui facilitent son travail , c’est ainsi que les utilisateurs ont la possibilité de disposer d’outils de consultation .

Les requêtes dans Access sont destinées à aider à récupérer des données dans une table , à les modifier et à stocker chacun des résultats dans une autre table , où ils peuvent également être appelés union des lignes résultantes . Actuellement, différents types de requêtes peuvent être trouvés dans ce logiciel , c’est pourquoi cette fois, l’accent sera mis sur ce que sont les requêtes récapitulatives.

Les requêtes récapitulatives produisent souvent des résultats de nature différente de celle des lignes d’autres tables résultant de requêtes . Cet outil vous permet donc d’ appliquer un récapitulatif de plusieurs lignes de la table source . Conformément à cela, et à l’importance de ce type de fonctions dans Access , nous allons vous apprendre ici comment effectuer cette procédure de création d’une requête récapitulative de manière simple et rapide , pour cela, suivez en détail tout ce que nous allons vous apprendre ensuite.

Qu’est-ce qu’une requête récapitulative et à quoi servent-elles dans Access?

Dans le cas de Microsoft Access, une requête est définie comme l’union des lignes résultantes qui sont appelées une requête récapitulative et qui sont également appelées requêtes récapitulatives . Ils peuvent également être appelés un résumé des lignes de la source de la requête .

Lorsque cette option Access est exécutée, il est très important de pouvoir comprendre que les lignes du résultat d’une requête récapitulative ont une nature différente des lignes des autres tables issues des requêtes , c’est parce que le résultat correspond à plusieurs lignes de la table d’origine .

Pour que vous puissiez mieux comprendre tout cela, vous pouvez supposer un cas où une requête est basée sur une seule table, une ligne d’une requête «Pas de résumé» correspond à une ligne de la table source , elle contient des données qui Ils se trouvent sur une seule ligne dans la source , tandis qu’une ligne dans une requête récapitulative appartient à un récapitulatif à plusieurs lignes dans la table source .

Donc, tout cela crée une série de restrictions qui affectent les requêtes récapitulatives dans Access. Dans ces types de requêtes, il n’est pas permis de pouvoir modifier les données de la source . C’est pourquoi nous allons vous montrer ici un exemple qui vous permet de mieux comprendre cela , dans ce cas, il s’agit d’une requête normale .

Dans cette table de données, vous pouvez afficher les lignes d’une table de bureaux qui sont classées dans différentes régions, où chacune des lignes de résultats correspond à une seule ligne de la table de bureau , tandis que la deuxième requête est une requête récapitulative , chaque ligne du résultat correspond à une ou plusieurs lignes du tableau.

Cela signifie que les requêtes récapitulatives sont définies en cliquant sur l’option «Totaux» dans l’onglet «Conception». Dans les deux cas, une ligne est ajoutée à la grille QBE , la ligne totale. Toutes les colonnes incluses dans la grille doivent avoir une couleur dans cette ligne, puisque c’est cette valeur qui dira au logiciel quoi faire avec les valeurs contenues dans le champ écrit dans la ligne «Champ» .

Autres types de requêtes Quelles sont toutes les requêtes qui peuvent être créées dans Access?

Ce n’est un secret pour personne que ce logiciel Microsoft est l’un des outils les plus complets pour travailler avec une base de données , et ce programme offre tous les outils nécessaires pour créer et gérer tout type de table de données. C’est ainsi qu’il propose plusieurs types de requêtes qui permettent la visualisation et la manipulation des données de manière beaucoup plus simple.

Pour ce faire, suivez chacun de ces types de requêtes:

Requête sélective

Les requêtes sélectives sont le langage de requête structuré ou également connu SQL , dont le but principal est de pouvoir récupérer un jeu d’enregistrements à partir d’une base de données en fonction des paramètres fournis dans la requête sélective.

Les paramètres pouvant être utilisés dans cette fonction peuvent être très spécifiques comme un certain nombre d’identifiants d’utilisateurs ou très larges comme des plages de dates. Cela signifie que toutes les valeurs ou paramètres qui correspondent à ces spécifications de la requête sélective seront renvoyés .

Interroger les données jointes

Ce type de requête permettra d’ ajouter un nouvel enregistrement à la table de la base de données, il est considéré comme une fonction qui permet d’ inclure un enregistrement comportant un certain nombre de champs d’information . Les champs que contient l’enregistrement peuvent être nécessaires pour interroger les données ajoutées , ils peuvent être tous les champs ou seulement certains d’entre eux.

Requête de références croisées

Cette fonction de référence croisée est l’une des plus utilisées dans Microsoft Access, elle est chargée d’effectuer un calcul sur les données récupérées puis de trier les enregistrements en fonction des résultats du calcul qui a été précédemment exécuté.

Afin que vous puissiez comprendre un peu plus la fonction de cette requête, nous vous donnons cet exemple: Un groupe de personnes a effectué un achat, donc tous ces clients peuvent être récupérés et faire ensuite la somme de tous les achats qu’ils ont effectués lors d’un mois , toutes ces données peuvent être calculées et triées par ordre décroissant .

Requête de suppression

Ce type de requête est responsable de la suppression définitive d’un ou plusieurs enregistrements de la base de données en fonction des paramètres qui ont été spécifiés dans la requête. Un exemple de ceci est que vous souhaitez supprimer tous les enregistrements des clients qui n’ont pas racheté depuis un an dans un magasin.

Mettre à jour la requête

Ces types de requêtes ont pour but de modifier un enregistrement existant dans la base de données. Un exemple de ceci serait lorsque les informations d’adresse sont modifiées dans un enregistrement client , ceci est généralement fait si le client a déménagé et demande un changement d’adresse. Les requêtes de mise à jour peuvent inclure un seul enregistrement ou un ensemble d’enregistrements .

Requête Union

Il permet d’extraire des enregistrements de deux tableaux de données complètement différents, qui peuvent être classés selon une série de critères. Pour que vous puissiez mieux comprendre cela, voici un exemple:

Lorsqu’une requête est effectuée dans la liste des clients pour savoir lequel d’entre eux la carte de crédit a déjà expiré , le fichier nécessiterait une requête syndicale , car dans ce cas, les informations du tableau devraient être vérifiées. clients et également les informations de carte dans le tableau des cartes de crédit. Après cela , les enregistrements seront triés selon un seul critère déjà défini, dans ce cas il s’agit de savoir quelles cartes de crédit sont déjà expirées .

Requêtes pour créer des tables

Ces requêtes sont utilisées pour créer une table qui ajoute une autre table de données à la base de données . Notez que les tables doivent avoir un nom unique, un champ parent unique et un ensemble de champs de données . En outre, chacune des lignes de la table de données représente un enregistrement différent dans la base de données globale.

Requêtes de paramètres

Il s’agit d’une requête de sélection prédéfinie qui offre aux utilisateurs un ensemble de paramètres dans lesquels ils peuvent choisir ceux qui leur conviennent le mieux. Les requêtes de paramètres sont généralement créées pour récupérer des informations beaucoup plus facilement.

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