Comment traiter et travailler les données dans une feuille de calcul Excel? Guide étape par étape

Pour traiter et utiliser les données dans une feuille Excel , vous devez savoir quels types de documents vous pouvez utiliser le modèle de calcul Microsoft .

Pour cette raison, nous avons préparé cet article afin que vous puissiez trouver toutes les informations relatives à l’étape par étape que vous allez faire pour travailler avec les informations que vous entrez dans un modèle de calcul.

Si vous voulez en savoir plus, vous devrez continuer à lire. Nous vous expliquerons ce qu’est une formule et comment vous pouvez l’utiliser de la meilleure façon. Enfin, nous vous indiquerons également quels sont les mouvements à travers les cellules et comment vous devez utiliser les vues.

Sur quels types de documents peut-on travailler dans Excel?

Les types de documents avec lesquels vous pouvez travailler dans Microsoft Excel sont les suivants:

• Fichiers de liens symboliques.
• Base de données de type DBF 3 et DBF 4 .
• Documents d’ échange de données .
• Fichiers texte sous DOS .
• Documents au format XPS .
• Formats de fichiers Microsoft Excel.
• Feuille de calcul OpenDocument.
• Images .
• Bitmap .
• Objet de dessin de bureau au format EMF .
• OwnerLink , ObjectLink , GIF et fichiers JPG .
• PDF .
• Afficher le texte .
• Texte Unicode.
• Valeurs délimitées par des virgules, des tabulations ou des espaces.

Apprenez étape par étape à traiter les données dans votre feuille de calcul Excel

Ensuite, nous vous expliquerons étape par étape que vous devez faire pour traiter les données dans votre feuille de calcul Excel:

Formules

Microsoft Excel se caractérise par un grand nombre de formules qui vous permettent d’effectuer des tâches en quelques étapes. De cette manière, les données peuvent être traitées et des résultats précis obtenus sur différents sujets. Pour accéder aux formules, vous devrez entrer dans l’onglet qui porte ce nom et rechercher le groupe d’outils, Bibliothèque de fonctions.

Section vous pouvez trouver les formules suivantes:

• Lorsque vous utilisez cet outil , Excel détecte automatiquement les cellules situées au-dessus de celle dans laquelle vous avez positionné le curseur et vous en donne la somme. Il est idéal lorsque vous devez effectuer cette opération arithmétique avec de nombreux ajouts.
• Dans cette section, vous pourrez trouver toutes les formules relatives aux mathématiques financières . Avec ceux-ci, vous serez en mesure de connaître le taux de rendement interne, la valeur actuelle nette, la valeur actuelle, la valeur future et le taux de rendement, entre autres éléments.
• Logique. Ce type de formule peut être utilisé chaque fois que vous souhaitez interpréter et contrôler des feuilles de calcul dans lesquelles vous souhaitez établir une valeur logique en fonction des paramètres que vous indiquez.
• Ces types de formules sont utilisés lorsque vous travaillez avec des données textuelles et que vous souhaitez les répéter , rechercher une variable ou les déplacer vers un endroit spécifique. Il existe également la fonction CURRENCY , avec laquelle vous pouvez transformer un texte en un numéro de devise.
• Date et heure. Chaque fois que vous devez définir le nombre de jours ouvrés, indiquer une date ou connaître les jours de la semaine, vous devez utiliser ce groupe de fonctions. Il est idéal pour la réalisation de tableaux comptables et de contrôle du personnel .
• Recherche et référence. Ce sont des formules largement utilisées à chaque fois que vous souhaitez travailler avec une base de données ou une table et que vous devez extraire une certaine variable d’une autre feuille ou d’un autre secteur de la même feuille. Il est fréquemment utilisé lorsque des contrôles sont effectués sur les fournisseurs, car les informations du vendeur du produit peuvent être extraites en saisissant simplement une information.
• Mathématiques et trigonométrie. Dans ces formules, vous trouverez des fonctions liées aux logarithmes , aux polynômes et aux aires , entre autres concepts.
• Autres fonctions. Excel regroupe les formules statistiques, d’ingénierie et de compatibilité, entre autres, dans cette section. Ainsi, chaque fois que vous voulez trouver une médiane, une moyenne ou un centile, vous devrez utiliser ces outils .

Ajout de données

Lorsque vous avez besoin d’ajouter des données, vous pouvez le faire directement via la fonction AUTOSUMA , pour cela, vous devrez sélectionner toutes les cellules que vous souhaitez ajouter, puis appuyez sur Entrée.

Une autre façon que vous avez à l’ aide du clavier est de taper le = signe et puis entrez les premiers mots de la formule, Microsoft Excel vous aidera à la saisie semi – automatique et vous montrera les résultats dans une fenêtre que vous trouverez à côté de la cellule que vous écrivez. Pour accéder à la fonction souhaitée, vous pouvez le faire à l’aide des flèches directionnelles, puis appuyez sur Entrée.

Mouvement à travers les cellules

Se déplacer dans les cellules vous permettra de savoir quelles sont les formules de chacun et quelle est leur syntaxe pour comprendre l’origine des données que vous souhaitez analyser . Pour ce faire, vous devrez utiliser les dates d’adresse sur le clavier ou utiliser la souris pour sélectionner la cellule souhaitée. Si vous voulez voir quelle formule contient la cellule, vous pouvez appuyer sur la touche F2 ou double-cliquer pour connaître l’origine de chaque champ sur la même feuille de calcul.

Insérer des formes

Lorsque vous souhaitez que votre feuille de calcul inclue des graphiques liés à des dessins de bloc, des étoiles ou des lignes d’organigramme, vous pouvez utiliser la fonction Formulaires que Microsoft Excel vous propose . Pour ce faire, vous devrez aller dans l’onglet Insertion , puis cliquer sur Illustrations et enfin sélectionner Formes . Ensuite, vous devrez vous rendre à l’endroit où vous voulez que le graphique apparaisse et appuyer sur Entrée .

Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier les courbes de niveau et le remplissage, pour cela vous devrez faire un clic droit sur la forme puis choisir l’option Format de la forme . Pour qu’un panneau de configuration apparaisse à l’écran dans lequel vous pouvez choisir le remplissage et le type de lignes. Vous pourrez également incorporer et modifier des mots si vous choisissez l’onglet Options de texte . Cela vous permettra de générer des effets de texte ou d’inclure des boîtes dans la figure graphique.

Lorsque vous avez plusieurs dessins dans votre modèle, vous pouvez les trier en les déplaçant vers l’avant ou vers l’arrière si vous appuyez sur le bouton droit de la souris et choisissez l’option Mettre au premier plan ou Envoyer en arrière . Si vous souhaitez les regrouper pour les déplacer tous ensemble afin de pouvoir les copier et modifier leur taille, vous devrez travailler avec l’option Grouper une fois que vous les aurez tous sélectionnés tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée .

Cellules de saisie semi-automatique

L’outil de saisie semi-automatique de cellule vous permet de trouver rapidement et précisément la formule souhaitée. Pour cela, vous devrez insérer , dans la cellule dans laquelle vous voulez qu’Excel vous donne le résultat, le signe = puis commencer à écrire le nom de la formule .

Vous verrez une fenêtre contextuelle qui sera située à côté de la cellule dans laquelle vous tapez. Dans ce tableau, vous trouverez toutes les suggestions que le programme vous donne afin que vous puissiez choisir la bonne formule. Lorsque vous trouvez celui dont vous avez besoin, vous devrez le sélectionner avec la souris ou avec une flèche sur le clavier.

Ajouter ou supprimer des lignes ou des colonnes

Lorsque vous souhaitez ajouter des lignes ou des colonnes, vous pouvez le faire complètement ou incorporer ou supprimer certaines cellules. Autrement dit, il ne sera pas nécessaire d’incorporer une ligne horizontale ou verticale entière.

Dans le premier cas, vous devrez sélectionner la colonne ou la ligne puis faire un clic droit. Ensuite, vous devrez choisir l’option Insérer (ou Supprimer, selon le cas) pour terminer avec votre objectif. Au cas où vous auriez besoin d’ajouter ou de supprimer certaines cellules, vous devrez les sélectionner et faire un clic droit pour choisir Insérer ou Supprimer .

Ensuite, vous devrez choisir:

• Déplacer les cellules vers la droite .
• Déplacez les cellules vers le bas .
• Insérez une ligne entière .
• Insérez une colonne entière .

Vous devez garder à l’esprit que ce mouvement peut affecter le format du reste de la table de données, en particulier si vous avez fusionné des cellules.

Masquer les lignes ou les colonnes

Si vous disposez d’une feuille de calcul qui possède des calculs auxiliaires qui vous permettent de mieux analyser les informations, vous pourrez masquer ces opérations de renforcement pour qu’elles n’apparaissent pas dans l’impression de la feuille ni pour qu’elles génèrent une complication visuelle sur votre écran. Vous pouvez masquer complètement les cellules et les lignes .

Dans ce cas, vous devez sélectionner la ligne que vous souhaitez arrêter de voir en cliquant sur l’en-tête de la ligne ou de la colonne. Ensuite, vous devrez faire un clic droit et sélectionner Masquer ou Afficher (selon votre cas). Un moyen rapide de choisir ce que vous voulez est de le faire via le clavier. Pour une colonne, vous devrez appuyer simultanément sur les touches Ctrl et la barre d’espace . Si vous souhaitez sélectionner une ligne, vous allez utiliser le raccourci barre d’espace + Maj .

Envelopper le texte dans les cellules

Si vous devez intégrer du texte dans la cellule ou une combinaison de ceux-ci, vous devrez utiliser la fonction Wrap Text . Cela vous permettra de retrouver tous les mots que vous avez écrits à l’intérieur de la cellule, mais vous devez garder à l’esprit que la hauteur de la cellule va changer.

Pour effectuer cette tâche, vous devrez faire un clic droit sur la cellule que vous souhaitez commander puis choisir l’option Format des cellules . Une nouvelle fenêtre s’ouvrira dans laquelle vous devrez choisir l’onglet Alignement et activer, dans le champ Contrôle du texte , l’outil Wrap Text . Vous pouvez également effectuer ces étapes en accédant à l’onglet Accueil et en recherchant dans le groupe Alignement la fonction Wrap Text . Ceci est très utile lorsque vous travaillez avec des tableaux et que vous devez trier les titres des colonnes ou des lignes.

Format de texte

Le format de texte dans Microsoft Excel fait référence au type de données qui apparaîtront dans les cellules et avec lesquelles vous travaillerez comme s’il s’agissait de mots et non de dates, de nombres ou de devises . Cela présente l’avantage qu’Excel n’ajoute ni ne fait la moyenne de ces données, entre autres fonctions.

De plus, vous pouvez utiliser des formules logiques qui vous aideront à trouver plus facilement différentes variables . Pour convertir une cellule au format texte , vous devrez la sélectionner et faire un clic droit . Ensuite, vous devrez choisir l’option Format des cellules et choisir l’onglet Nombre . Lorsque vous êtes à cet endroit, recherchez dans la liste Catégorie la fonction Texte .

Références absolues

Une référence absolue est celle qui est toujours liée à la même cellule (ou à une plage de celles-ci) et qui permet à la formule de ne pas être modifiée lorsqu’elle inclut cette cellule. De cette manière, vous pouvez déplacer la cellule de référence absolue de chaque côté du modèle de calcul et vous serez sûr que le résultat ne sera pas modifié.

Pour faire une référence absolue, vous devrez créer la formule avec la syntaxe correspondante puis entrer le symbole $ devant le nom de la colonne et de la ligne . Par exemple, si vous avez la cellule D4 , vous pouvez en faire une référence absolue $ D $ 4 . Cela est très utile lorsque vous souhaitez qu’une formule que vous avez créée englobe d’autres cellules, mais si vous la faites glisser avec la souris, Microsoft Excel la prendra comme référence mobile. Pour cette raison, il est judicieux d’utiliser la référence absolue.

Vues

Cet outil fait référence à la façon dont vous pouvez voir le modèle Excel avec lequel vous travaillez sur votre écran . Vous pouvez opter pour une vue normale, dans laquelle vous aurez la vue classique offerte par le programme ou choisir une vue de saut de page , une vue de l’aspect du document une fois imprimé . Vous pourrez également créer des vues personnalisées .

Pour effectuer ces modifications, vous devrez aller dans l’onglet Affichage et choisir le groupe Vues du livre et ainsi vous trouverez toutes les alternatives disponibles. Si vous préférez, vous pouvez supprimer les lignes de la grille, la barre de formule et les en- têtes .

Format de cellule

Si vous sélectionnez une cellule et cliquez avec le bouton droit de la souris, vous pouvez choisir l’option Formater les cellules . De cette façon, vous accéderez à différents onglets qui vous aideront à configurer les données que vous allez inclure dans la cellule .

Les onglets sont:

• Le numéro. Vous pourrez modifier le type de format que la cellule aura , de sorte que vous puissiez choisir si vous voulez un format général, un nombre, une devise, une comptabilité et une date, entre autres options.
• Alignement. Cet onglet peut être utilisé pour aligner le texte dans un emplacement horizontal et vertical . Vous pourrez également utiliser pour adapter le texte à une cellule , les combiner ou réduire une phrase à la taille d’une zone . Enfin, vous aurez la possibilité de choisir une direction du texte , c’est-à-dire si vous souhaitez le faire de droite à gauche ou vice versa.
• Cet onglet vous permettra de configurer la police qui apparaîtra dans le modèle de calcul . Vous pourrez choisir le type de police, le style, la taille et la couleur.
• Si vous le souhaitez, la cellule ou la plage que vous avez choisie peut avoir une bordure ou un contour , vous pouvez donc choisir sa couleur et son épaisseur.
• Comme pour la bordure , vous pourrez également inclure une certaine couleur et un effet de remplissage dans les cellules .
• Cette section est utilisée pour verrouiller les cellules et masquer les formules afin que les autres utilisateurs ne puissent pas les modifier .

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