Comment créer un champ de liste de recherche dans une base de données Microsoft Access? Guide étape par étape

Microsoft Access est un outil qui optimise considérablement les tâches administratives. Les processus pour localiser des informations spécifiques peuvent prendre beaucoup de temps. Cependant, en créant un champ de liste de recherche dans une base de données , vous simplifiez la tâche. Si vous voulez savoir comment faire, continuez à lire ce guide étape par étape .

À l’ aide d’un champ de recherche, vous pouvez visualiser plus facilement une certaine valeur , qui est liée à d’autres valeurs appartenant aux tables d’information. En dehors de cela, il existe de nombreux autres emplois que vous pouvez faire.

Pour cette raison, il est pratique de savoir quels sont les types de champs de recherche et comment ils fonctionnent . De plus, nous vous expliquerons en détail ce qu’ils sont et quelles sont leurs fonctionnalités.

Que sont les champs de liste de recherche et à quoi servent-ils dans une base de données Access?

Lorsqu’il s’agit de l’outil Microsoft Access, il est essentiel de vérifier chacune de ses fonctions. Par exemple, pour rationaliser votre processus de saisie de données, vous devez prendre en compte ce que sont les champs de liste de recherche et à quoi ils servent dans Access . Tout d’abord, vous devez définir ce qu’est un champ de recherche. C’est un espace qui expose une liste de valeurs . L’utilisateur remplit la fonction de choisir la valeur à saisir.

L’objectif derrière un champ de recherche est de rendre le processus de saisie des données beaucoup plus rapide et plus précis. La création de champs de recherche évite les erreurs et la présence de données en double . Si les données saisies se trouvent dans une table de données, le système les capture immédiatement. Les champs de recherche peuvent être présentés de deux manières: simple ou complexe . Les plus simples sont ceux qui permettent à l’utilisateur de stocker une seule valeur.

D’autre part, les champs complexes peuvent contenir plusieurs valeurs, qui peuvent être affichées à partir d’une zone de liste déroulante ou via un contrôle de zone de liste. Chaque entrée effectuée dans un champ de recherche complexe implique la recherche d’une valeur à afficher. Cela doit être lié à une autre valeur correspondante . Dans les fiches techniques, l’accès à un champ de recherche est appelé «colonne de recherche» . Il est à noter qu’il existe deux types.

Rechercher des listes et des listes de valeurs:

• Liste de recherche: ce sont les champs basés sur une liste de recherche, qui obtient les données d’une table ou d’une requête stockée dans la base de données. Ils se caractérisent par des tables relationnelles. En cas de changement des valeurs source, les données mises à jour deviennent disponibles.
• Liste des valeurs de recherche: ce sont les champs basés sur une liste de valeurs de recherche. Dans ce cas, les champs récupèrent les données à partir d’une liste écrite par le même utilisateur lors de la création du champ de recherche. Il est recommandé d’utiliser ce modèle lorsque les valeurs sont limitées et ne nécessitent pas de modifications fréquentes.

Découvrez étape par étape comment créer des champs de liste de recherche dans Access

L’option permettant de créer des champs de liste de recherche dans Access pour rechercher des valeurs dans une table de données est un excellent moyen d’améliorer l’efficacité et la précision lors de la saisie de nouvelles informations dans la base de données.

Si vous souhaitez en savoir plus, continuez à lire cette étape par étape pour savoir comment utiliser l’assistant de recherche dans Access et ainsi pouvoir générer un nouveau champ:

• Ouvrez l’application Microsoft Access . Allez ensuite dans le «panneau de navigation» . Vous devez faire un clic droit sur la table de données avec laquelle vous allez travailler. Sélectionnez ensuite le «Design View» .
• Cliquez sur la cellule appartenant à la colonne «Type de données» . Cette colonne fonctionnera pour définir le champ de recherche. Ensuite, cliquez sur la flèche «bas» et cliquez sur un type de données. Enfin, sélectionnez l ‘ «Assistant de recherche» .
• Si l’assistant de recherche ne démarre pas ou si une notification à l’écran «L’assistant ne peut pas être démarré» apparaît , vous devez choisir un autre type de données pour le champ de recherche.
• Lorsque l’assistant a démarré , cliquez sur «Je saisis les valeurs que je veux» . Cliquez ensuite sur «Suivant» .
• La fenêtre suivante de l’ assistant apparaît à l’écran . Dans cette section, vous devez entrer le nombre de colonnes qui apparaîtront dans la liste de recherche. De même, vous pouvez ajuster la largeur de colonne du champ, mais vous devez vous assurer qu’elle reste visible.
• Entrez les valeurs qui doivent apparaître dans la liste de recherche. Cliquez ensuite sur «Suivant» .
• Vous avez la possibilité de modifier la liste de valeurs directement, dans la zone de texte source, qui se trouve dans la ligne des propriétés du champ de recherche.
• Dans le cas où vous avez spécifié plus d’une colonne au début , vous devez choisir laquelle des colonnes sera utilisée pour identifier de manière unique les valeurs. Allez dans la case «Champs disponibles» et double-cliquez sur la colonne qui identifiera de manière unique chaque valeur. Cliquez ensuite sur «Suivant» .
• Dans le cas d’avoir spécifié une seule colonne au début , l’étape précédente n’apparaît pas à l’écran.
• Dans la fenêtre suivante de l’assistant, vous devez entrer un nom de balise , qui remplit la fonction d’identification du champ de recherche.
• Si vous souhaitez créer une colonne de recherche qui comprend plusieurs valeurs , vous devez cocher la case. Vous pouvez l’obtenir sous l’étiquette «Autoriser plusieurs valeurs». C’est la seule option où l’outil peut stocker plusieurs valeurs.
• Après avoir suivi toutes les étapes à la lettre, à la fin, il vous suffit de cliquer sur «Terminer» dans la fenêtre de l’assistant de recherche. Ensuite, pour que toutes les modifications aient lieu, vous devez cliquer sur «Oui» dans la fenêtre «Enregistrer».

Enfin, gardez à l’esprit que l’utilisation de plusieurs valeurs lors de la création d’un champ de liste de recherche est recommandée dans les conditions suivantes:

• Si l’utilisateur dispose d’une liste de valeurs qui offre plusieurs alternatives pour la saisie d’informations.
• La base de données actuelle a un accès fréquent à un site Web SharePoint.
• La base de données est actuellement liée à un portail SharePoint.

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