Comment exporter des informations d’une base de données Access vers un document Microsoft Word? Guide étape par étape

L’un des avantages offerts par ce programme Microsoft Word est qu’il vous permettra de présenter vos rapports Access via différentes plates-formes sans avoir à recourir à un logiciel tiers pour ce faire. Actuellement, vos bases de données peuvent être converties pour être lues dans des programmes comme Excel, PDF, migrer les données vers Database et SharePoint ou simplement les ouvrir dans un document Word.

Sans aucun doute, tout cela vous offre un grand nombre d’avantages, d’autant plus que tous les utilisateurs n’ont pas Microsoft Access sur leur ordinateur, donc pouvoir sauvegarder vos bases de données dans un format de programme plus reconnu sera toujours très important. D’autant que cela vous offrira de nouvelles alternatives pour accéder à vos données.

C’est pourquoi cette procédure d’ exportation d’informations d’une base de données vers un document Microsoft Word est devenue si importante pour la plupart des gens. Par conséquent, nous allons vous apprendre ici comment effectuer cette procédure de manière simple et rapide.Pour cela, suivez en détail tout ce que nous vous apprendrons ensuite dans le post.

Que dois-je garder à l’esprit avant d’exporter des données d’Access vers Microsoft Word?

Heureusement pour la plupart des utilisateurs, chacune de leurs bases de données Access peut être facilement exportée vers Microsoft Word.Dans ce cas, vous pouvez exporter une requête , un rapport , un formulaire ou un tableau . Tout ce processus est effectué via l’ assistant d’exportation où le fichier est sorti au format RTF , dans ce cas, Access est responsable de la création d’une copie des données d’objet dans un fichier au format texte à lire dans Word .

Par conséquent, lors de l’exportation de données depuis Access vers Word, les aspects suivants doivent être pris en compte:

L’opération doit toujours être lancée depuis Access

Lorsque vous souhaitez exporter les données de votre base de données vers Word , vous devez le faire directement depuis Access, car Microsoft Word ne dispose d’aucune option vous permettant d’ importer des données depuis une base de données , il n’est pas possible d’ enregistrer une base de données. Accédez aux données sous forme de document Word à l’aide de la commande «Enregistrer sous».

Tenez compte des objets pouvant être exportés

Dans ce cas, l’utilisateur a la possibilité d’ exporter à la fois des tables , des requêtes, des formulaires ou des états , ainsi que tous les enregistrements sélectionnés dans une vue. Ce qui ne peut pas être exporté, ce sont les macros ou les modules .

Si vous décidez d’ exporter un formulaire qui contient des sous-formulaires, seul le formulaire principal sera exporté, cela signifie que pour extraire les sous – formulaires vers Word , le processus doit être répété pour chacun d’entre eux. Désormais, si ce qui est exporté est un rapport, les sous-formulaires et sous – rapports qui sont inclus dans lesdits rapports seront également exportés avec le rapport principal. Dans ce cas, il ne sera pas nécessaire de répéter le processus.

Résultat de l’opération

Dans ce cas, l’ assistant d’exportation: fichier RTF vous permet toujours d’ exporter des données avec un format, de cette manière les champs et les enregistrements qui se trouvent dans un objet ou une vue sont exportés avec les paramètres de format d’affichage. En outre, les deux colonnes et les enregistrements qui ne seront pas exportés cachés .

Fusionner avec un autre document existant

Lorsqu’une base de données Access est exportée vers Word , les données seront toujours extraites dans un nouveau fichier Word, mais il se peut que vous souhaitiez que les données à exporter soient insérées dans un document Word existant, soit pour compléter un rapport ou un document .

Pour obtenir ce résultat, il est nécessaire d’ extraire d’ abord toute la base de données dans un nouveau document Word , une fois que les informations sont déjà là, il vous faut maintenant copier toutes les données dont vous avez besoin et les copier dans le document existant. Enfin, comme alternative à tout cela, vous pouvez essayer de copier les lignes directement à partir d’une table Access, d’un état, d’un formulaire ou d’une requête , puis de les coller dans le document existant où vous avez besoin des informations.

Apprenez étape par étape à exporter des éléments et des informations d’une base de données Access vers Word

La mise en œuvre de ce processus ne devrait entraîner aucune complication pour l’utilisateur, car c’est très simple et facile à faire.

Pour ce faire, vous devez suivre ces étapes:

• La première chose à faire est de préparer les données source pour l’exportation, à ce stade, vous devez vous assurer que les données ne contiennent aucune erreur et vous devez également décider d’ exporter toutes les données de la table source ou seulement certaines d’eux .
• La prochaine chose sera d’ exécuter l’assistant d’exportation: fichier RTF.
• Enfin, et éventuellement, la configuration peut être enregistrée en tant que spécification d’exportation pour une utilisation ultérieure.

Compte tenu des étapes à effectuer, nous allons maintenant vous montrer comment exécuter chacune d’entre elles:

Préparer le processus

Pour commencer cette procédure, la première chose à faire sera de préparer le processus d’exportation depuis Access .

Pour ce faire, suivez chacune de ces étapes:

• La première chose sera d’ouvrir la base de données Access source .
• Maintenant, dans le panneau de navigation, vous devez sélectionner l’objet qui contient les données que vous souhaitez exporter. Gardez à l’esprit que vous pouvez exporter une table, un formulaire, une requête et un rapport.
• Ensuite, les données source doivent être examinées et vérifier qu’elles sont toutes correctes, car cela garantira que leur exportation est correcte. En cas d’erreur telle que #Num, vous devez vous assurer que tous ont été résolus avant de les extraire dans Word. Gardez à l’esprit que si votre base de données est exportée avec une ou plusieurs erreurs, elles apparaîtront avec une valeur nulle dans le nouveau document.
• Si le document Word où les données seront extraites existe déjà et est ouvert, il est important de le fermer pour continuer . Ici, l’assistant vous demandera avant d’ écraser le document .
• Enfin, dans la base de données, vous devez spécifier si vous souhaitez uniquement extraire une partie du formulaire, de la requête ou de la table , si c’est le cas, vous devez ouvrir l’objet et sélectionner uniquement les enregistrements que vous souhaitez envoyer au nouveau document .

Démarrez le processus

Une fois que tout ce qui précède est fait, la prochaine chose à faire sera de démarrer le processus d’exportation.

Pour le faire, suivez ces étapes:

• Maintenant, à partir de l’onglet «Données externes» dans la section «Exporter» , vous devez cliquer sur l’option «Word».
• Ici, l’assistant d’exportation «Export: fichier RTF» s’ouvre.
• Dans l’assistant d’exportation, vous devez spécifier le nom du fichier de destination .
• Gardez à l’esprit que cet assistant exportera toujours les données au format, cela signifie que pour voir le document Word lorsque la procédure d’extraction de données est terminée, vous devez cocher la case «Ouvrir le fichier de destination à la fin de l’opération d’exportation» .

• Si, avant de démarrer cette procédure, vous avez sélectionné les enregistrements que vous souhaitez exporter, vous devez cocher la case «Exporter uniquement les enregistrements sélectionnés», ceci au cas où vous ne souhaiteriez pas extraire toutes les informations de la table, de l’état ou de la requête.
• La prochaine chose à faire est de cliquer sur «OK».
• Si le document de destination existe, alors vous devez cliquer sur «Oui» pour que le fichier puisse être écrasé , et sinon, sélectionnez simplement «Non» pour changer le nom du fichier de destination puis cliquez sur «OK» .
• Après tout cela, Access exporte les données dans leur intégralité et ouvre automatiquement le document Word, cela dépendra des fonctions qui ont été activées précédemment. L’utilisateur pourra également voir l’état de l’opération sur la page de l’assistant .

À quoi ressemblent les données Access dans un document Word? Comprendre le résultat de l’exportation

Une fois que toutes les informations nécessaires ont été transmises à Word , il est très important de pouvoir comprendre le résultat qui y a été obtenu . Être capable de comprendre cela vous aidera à déterminer la cause d’une erreur possible qui s’y est produite .

Par conséquent, voici les principaux éléments que vous devez comprendre dans le résultat de l’exportation des données:

Nom des éléments

Lorsque vous exportez une requête, un état, un formulaire ou une table , les noms de champ sont placés dans la première ligne de la table dans le nouveau document Word. Lorsqu’un rapport est exporté, l’emplacement des noms de champ dans Word varie en fonction de la conception du rapport.

Champs à valeurs multiples

Dans le cas d’ Access, il permet d’avoir des valeurs différentes dans le même champ, par conséquent, ces champs sont exportés dans une seule colonne dans Word , et les valeurs seront séparées par des virgules (,).

Images, objets et pièces jointes

Les éléments graphiques tels que les logos, les pièces jointes, les données de champ d’objet OLE et les images qui font partie des données source ne seront pas exportés vers Word.

Graphique

Dans le cas des objets Microsoft Graph , ils ne sont pas exportés.

Expressions

Les expressions ne seront pas non plus exportées vers le document Word , dans ce cas seuls les résultats des expressions seront exportés .

Sous-formulaires et sous-feuilles de données

Lorsqu’un formulaire ou une feuille de données est exporté , seul le principal sera exporté, c’est-à-dire que les sous-formulaires et les feuilles enfants ne le seront pas . Pour pouvoir les exporter, il est nécessaire de répéter le processus d’ exportation pour chacun d’entre eux.

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