Comment créer des étiquettes de publipostage dans une base de données Microsoft Access à partir de zéro? Guide étape par étape

Les étiquettes de publipostage sont un excellent outil permettant d’ identifier, de classer ou d’évaluer tout type d’objet, de document , etc. Avec l’aide de Microsoft Access , les utilisateurs peuvent créer de telles étiquettes à partir d’un rapport qui extrait des données de tables ou de requêtes dans une base de données .

L’un des aspects les plus intéressants est qu’ils peuvent être personnalisés en fonction des besoins ou des goûts de la personne . Ainsi, vous aurez non seulement une étiquette avec une adresse ou des informations que vous souhaitez, mais vous pourrez également ajuster l’apparence pour ressembler à ce que vous voulez.

Il n’est pas nécessaire d’être un expert pour pouvoir effectuer cette procédure, mais il est recommandé d’avoir des connaissances de base sur le sujet. Par conséquent, dans ce guide étape par étape, nous vous apprendrons tout ce que vous devez savoir sur Comment créer des étiquettes de publipostage dans une base de données Microsoft Access à partir de zéro? . Continue de lire!.

Qu’est-ce qu’une étiquette de publipostage et à quoi sert-elle dans Microsoft Access?

Il se peut qu’à un moment donné, vous deviez créer une étiquette de publipostage à partir de zéro , sans avoir de connaissances préalables dans le domaine. Mais avant de commencer, il est important que vous sachiez de quoi il s’agit et à quoi il sert. On pourrait dire qu’il s’agit d’une marque, d’une étiquette, etc., qui est attachée à un objet ou un document particulier afin de permettre l’identification, la classification ou l’évaluation dudit objet. Leur utilisation la plus courante est de les envoyer à d’autres personnes.

Cependant, vous pouvez imprimer vos données Access dans un format d’étiquette à des fins très diverses. En ce sens, ils sont créés en tant que rapport , qui est formaté avec une petite taille de page pour s’adapter à l’étiquette que vous voulez. Lorsqu’il s’agit d’étiquettes de publipostage en particulier, le rapport obtient les données d’adresse à partir des tables ou des requêtes qui contiennent les adresses correspondantes.

Lorsque l’utilisateur imprime le rapport, il reçoit une seule étiquette pour chaque adresse de la source d’enregistrement sous-jacente. Lorsque vous travaillez avec Access pour créer des étiquettes de publipostage, l’Assistant Étiquette vous posera une série de questions sur les informations qu’elles contiendront, y compris les données à afficher sur les étiquettes . Sur cette base, l’assistant crée le rapport, qui peut être personnalisé en fonction des besoins des utilisateurs.

Quels sont les avantages de l’utilisation des étiquettes de publipostage dans Microsoft Access?

L’utilisation d’étiquettes de publipostage est très utile dans le cas où vous souhaitez capturer des adresses des tables ou des requêtes à partir d’une base de données . Dans le cas d’ Access, vous disposez d’un Assistant pour les étiquettes facile à utiliser avec lequel vous pouvez non seulement créer de tels fichiers, mais aussi les personnaliser selon vos goûts.

Vous devez savoir que les étiquettes sont créées sous la forme d’un rapport Access , qui est mis à l’échelle beaucoup plus petite pour lui donner l’apparence d’une étiquette. De cette manière, vous pouvez extraire des adresses d’une base de données et la traduire dans ces types de documents.

Découvrez étape par étape comment créer des étiquettes de publipostage dans une base de données Microsoft Access

La procédure de création d’étiquettes de publipostage dans une base de données Microsoft Access est plus simple qu’il n’y paraît. Cependant, c’est un peu long.

Portez une attention particulière à l’étape par étape et vous pourrez y parvenir avec succès:

• Accédez au panneau de navigation et sélectionnez l’objet contenant les données que vous souhaitez afficher dans les étiquettes. Il s’agit généralement d’une table, d’une table liée ou d’une requête, mais vous pouvez toujours sélectionner un rapport ou un formulaire.
• Dans l’onglet Créer , dans le groupe Rapports , appuyez sur Balises . Access ouvre immédiatement l’ assistant d’ étiquetage.

Si vous connaissez le numéro de produit et le fabricant des étiquettes :

• Sélectionnez le fabricant dans la zone Filtrer par fabricant .
• Choisissez l’étiquette sous Quelle étiquette de taille souhaitez-vous utiliser? Sinon, il essaie de trouver un produit dont les valeurs dans le correspondent à ses étiquettes dans les colonnes Dimensions et Numéro horizontal .
• Cliquez sur Personnaliser puis sur Nouveau . La boîte de dialogue Nouvelle étiquette s’ouvre .
• Mesurez les étiquettes et continuez à écrire les mesures dans les cases correspondantes de la fenêtre Nouvelle étiquette .
• Saisissez un nom pour les balises dans la zone Nom de la balise . Choisissez votre type d’étiquette et son orientation. Appuyez ensuite sur OK .

Si vous avez créé une étiquette personnalisée et souhaitez la sélectionner, cliquez sur Afficher les tailles personnalisées et appuyez sur celle de votre choix .

Suivez ensuite ces étapes:

• Cliquez sur Feuille à feuille ou Continu sous Type d’étiquette . Cliquez ensuite sur Suivant .
• Choisissez le nom de la police, la taille, la couleur, l’épaisseur et d’autres détails du texte en fonction de ce que vous voulez. Cliquez sur Suivant .
• À l’intérieur Que souhaitez-vous inclure sur l’étiquette de publipostage? Dans l’assistant, sélectionnez les champs souhaités dans les étiquettes dans la liste des champs disponibles. Ensuite, double-cliquez dessus pour les ajouter à la boîte d’ étiquette de prototype .

• Si vous souhaitez ajouter un espace entre les champs , à l’intérieur de la zone d’étiquette Prototype, appuyez sur la barre d’espacement de votre clavier.
• Pour créer une nouvelle ligne , appuyez sur Entrée.
• Pour vous déplacer entre les lignes et les champs , utilisez les touches fléchées.
• Dans le cas où vous souhaitez supprimer un champ de la boîte , il vous suffit d’appuyer sur Retour arrière.
• Pour ajouter d’autres textes ou signes de ponctuation , vous devez cliquer pour positionner le curseur là où vous voulez que le texte apparaisse et commencer à taper. Il est à noter que ce texte apparaîtra sur chaque étiquette.

• Une fois que vous avez organisé les champs de balises en fonction de vos goûts, cliquez sur Suivant .
• Sur la page suivante, vous pouvez sélectionner les champs dont vous souhaitez trier les étiquettes . Par exemple, si vous souhaitez trier par code postal pour une grande distribution, il vous suffit de choisir les champs que vous souhaitez organiser dans la liste Champs disponibles.
• Ensuite, double-cliquez dessus pour pouvoir ajouter Trier par . Une fois prêt, appuyez sur Suivant.
• Sur la dernière page, écrivez le nom souhaité pour les étiquettes et sélectionnez Terminer .

Si vous avez choisi de voir les étiquettes à imprimer sur la dernière page de l’ Assistant Étiquette , Microsoft Access vous les montrera dans l’ aperçu avant impression . Vous pouvez cliquer sur Zoom avant et arrière de l’étiquette, ou simplement utiliser le zoom dans la barre d’état.

Cependant, si vous avez choisi de Modifier la mise en page de l’ étiquette sur la dernière page de l’ assistant d’étiquette , le rapport d’étiquette sera affiché en mode Mise en page . Enfin, un fait intéressant à considérer est que l’ aperçu avant impression est la seule vue dans laquelle vous pouvez voir les colonnes telles qu’elles ont été créées. Si vous choisissez d’afficher le rapport en mode Rapport ou Mise en page , Access vous montrera les données dans une seule colonne .

Si vous avez des questions, laissez-les dans les commentaires, nous vous répondrons dans les plus brefs délais, et cela sera également d’une grande aide pour plus de membres de la communauté. Je vous remercie!