Étiquettes et zones de texte dans Access Que sont-ils, à quoi servent-ils et comment puis-je en insérer un dans mes bases de données?

Lorsque vous travaillez avec une base de données, il est très important de disposer de tous les outils nécessaires afin de garantir un travail complet et surtout réussi . Surtout lorsqu’une grande quantité d’informations est gérée qui peut compliquer l’exécution de certaines actions.

Heureusement, Access se distingue par être un programme qui offre une grande variété de fonctions afin de faciliter le travail dans son interface , c’est la raison pour laquelle il est devenu l’un des logiciels les plus importants pour travailler. avec des bases de données .

C’est ainsi que vous pouvez trouver ici ce que sont les étiquettes et les zones de texte , deux outils très importants lorsque vous travaillez dans ce programme, car ils vous permettent de représenter des valeurs fixes et de représenter les valeurs qui changent. C’est pourquoi nous allons ici vous expliquer un peu plus ce que sont les étiquettes et les zones de texte et comment elles fonctionnent , pour cela, suivez en détail tout ce que nous vous apprendrons ci-dessous.

Que sont les zones de texte et les étiquettes et à quoi servent-elles dans une base de données Access?

Les balises Access sont utilisées pour représenter des valeurs fixes telles que les champs de titres et d’en-têtes , tandis que les zones de texte sont utilisées pour représenter une valeur qui change, généralement il s’agit de contenu un champ de la source de données. Dans le cas des étiquettes, la propriété qui l’indique est le titre, tandis que la zone de texte est indiquée par l’origine du contrôle .

Il est également important de mentionner que les zones de texte peuvent être utilisées pour présenter des champs calculés. Pour ce faire, il est nécessaire d’ écrire l’expression à l’origine du champ afin que le système puisse la calculer. Dans ce cas, elle est précédée du signe égal = . Pour que tout cela puisse être mieux compris, il faut dire que la zone de texte est le contrôle d’accès standard qui permet de visualiser et d’éditer des données dans un formulaire.

Dans ces cas, plusieurs types de données différents peuvent être affichés dans les zones de texte et ils peuvent également être utilisés pour effectuer des calculs comme déjà mentionné . Pour les étiquettes , les poignées Access offrent différentes options de création, qui contiennent des données stockées dans des tables . De la même manière, les étiquettes peuvent contenir des données stockées dans des tables ou dans des listes de contacts de données importées ou liées à partir d’autres sources.

Par conséquent, les étiquettes peuvent être créées en tant que rapport Access ou, dans ce cas, combiner les données avec un document Microsoft Word et les imprimer dans Word. Conformément à tout cela, nous vous montrerons plus tard comment vous pouvez commencer à créer ces étiquettes dans Microsoft Access de manière simple et rapide.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’étiquettes et de zones de texte dans Microsoft Access?

Pouvoir utiliser ces outils Microsoft Access vous offrira sans aucun doute des avantages dont vous ne pouvez manquer de profiter, principalement parce qu’avec eux, vous pouvez grandement simplifier votre travail dans le programme .

Par conséquent, nous vous montrons ici les principaux avantages que vous pouvez obtenir lors de l’utilisation des étiquettes et des zones de texte Access:

• Les zones de texte permettra vous de visualiser et de modifier des données facilement sur les formes .
• L’utilisation des étiquettes vous permettra de travailler facilement avec des valeurs fixes dans la table de données.
• L’utilisation de zones de texte vous permet de travailler facilement avec les valeurs qui changent dans une base de données.
• En utilisant les étiquettes, vous aurez la possibilité d’ envoyer ou d’imprimer les données d’une table.

Apprenez étape par étape à créer une étiquette dans Microsoft Access à partir de zéro comme un pro

Il est important de mentionner que les étiquettes sont créées sous la forme d’un rapport formaté avec une petite taille de page qui vous permet d’ ajuster l’étiquette souhaitée. Ces éléments sont très importants à appliquer lorsque vous travaillez avec une base de données dans Access, principalement parce qu’ils vous permettent d’ envoyer et d’imprimer les données dans un format d’étiquette pour une grande variété d’effets.

En accord avec l’importance de cet outil et à quel point il est fondamental de l’utiliser, nous allons ici vous montrer comment vous pouvez commencer à les créer comme un professionnel.

Pour ce faire, suivez chacune des étapes que nous vous expliquerons ci-dessous:

Créer des étiquettes à l’aide de l’Assistant Étiquette de Microsoft Access

Le moyen le plus simple de créer ces outils consiste à utiliser l’assistant d’étiquetage.

Une méthode très simple et facile à mettre en œuvre que vous pouvez exécuter en suivant chacune de ces instructions:

• Dans le panneau de navigation Access , vous devez sélectionner l’objet contenant les données que vous souhaitez afficher sur l’étiquette . En règle générale, une table, une requête ou une table liée est sélectionnée, mais un rapport ou un formulaire peut également être sélectionné .
• Maintenant, vous devez sélectionner l’onglet «Créer» sur le ruban et là, vous devrez aller dans la section «Rapports» où vous sélectionnerez l’option «Tags».
• L’assistant d’étiquette qui apparaîtra à l’écran démarre automatiquement .

À ce stade, vous devez prendre en compte si le numéro de produit et le fabricant des étiquettes sont connus.

Pour ce faire, vous devez suivre ces étapes:

• La première chose à faire est de sélectionner le fabricant, pour cela il faut cliquer sur «Filtrer par fabricant».
• Vous devez maintenant sélectionner la taille de l’étiquette que vous souhaitez utiliser, vous le ferez à partir de la boîte . Sinon, vous pouvez essayer de trouver un produit dont les valeurs correspondent dans les colonnes de dimensions et de nombres horizontaux.
• Si vous n’avez pas trouvé de balise similaire, vous devez alors cliquer sur «Personnaliser» puis sur «Nouveau» pour pouvoir créer une nouvelle balise.

• Dans la boîte qui apparaît à l’écran, vous pouvez créer l’étiquette entièrement personnalisée selon vos besoins.
• Ici, vous devez mesurer les étiquettes et écrire les mesures dans les cases qui apparaissent dans la case «Nouvelle étiquette».
• Ensuite, vous devez taper le nom des étiquettes personnalisées dans la zone de texte «Nom de l’étiquette» , puis sélectionner le type d’ étiquette et l’orientation souhaités. Une fois que cela est fait, vous devez sélectionner l’option «Accepter».
• Lorsque vous avez le libellé personnalisé et que vous l’avez créé pour le sélectionner, vous devez cliquer sur «Afficher les tailles personnalisées» et vous y sélectionnez le libellé que vous avez créé.
• L’étape suivante consistera à sélectionner «Feuilles volantes ou en continu» sous «Type d’étiquette» et cliquez sur «Suivant».

• Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît à l’écran, vous devez sélectionner le type de police, la taille, la couleur, l’épaisseur de la police et enfin cliquer sur «Suivant» lorsque vous avez défini chacun de ces paramètres.

• Une nouvelle fenêtre apparaîtra intitulée Que voulez-vous inclure dans l’étiquette postale? Ici, vous devrez sélectionner les champs que vous voulez dans les étiquettes dans la liste des «Champs disponibles» et cliquer sur les options que vous souhaitez ajouter à la boîte «Étiquette de prototype».

• Afin d’ajouter des espaces entre les champs de «Etiquette de prototype», vous devez appuyer sur la barre d’espacement de votre clavier .
• Si vous souhaitez créer une nouvelle ligne, vous devez appuyer sur «Entrée».
• Pour vous déplacer entre les lignes et les champs, vous devez utiliser les touches fléchées .
• Si vous souhaitez supprimer un champ de la boîte, appuyez sur la touche «Retour arrière».
• Pour pouvoir ajouter un autre champ, vous devez cliquer pour placer le curseur de la souris là où vous voulez que le texte apparaisse et y commencer à taper . Le texte saisi apparaîtra de la même manière sur chaque étiquette.
• Une fois que tous les champs de l’étiquette sont organisés, vous devez sélectionner le bouton «Suivant» .
• Maintenant, dans la fenêtre suivante qui apparaît à l’écran, vous devez sélectionner les champs sur lesquels vous souhaitez commander l’étiquette . Dans le cas où vous souhaitez trier par code postal pour une grande distribution, vous pouvez sélectionner les champs dans la liste des «Champs disponibles» et double-cliquer dessus pour les ajouter à la case «Trier par» et enfin lorsque vous avez fini de trier les étiquettes vous devez cliquer sur «Suivant».

• Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, vous devez écrire un nom pour les étiquettes puis cliquer sur «Terminer».

• Si vous sélectionnez l’option « Voir étiquettes à imprimer », alors accès vous montrera les étiquettes dans l’aperçu avant impression. Vous pouvez utiliser l’option Zoom dans la barre d’état pour effectuer un zoom avant et arrière.
• Maintenant, si vous avez sélectionné l’option » Modifier la conception de l’étiquette», le rapport d’étiquette sera affiché dans la «Vue de conception» .

Découvrez comment créer des contrôles de zone de texte dans des formulaires et des rapports Microsoft Access

Les zones de texte Access peuvent être ajoutées de différentes manières , soit de manière dépendante, indépendamment ou dans une zone de texte calculée. La procédure pour ces trois méthodes est très simple et facile à réaliser .

Pour ce faire, il vous suffit de suivre chacune des étapes que nous allons vous apprendre ci-dessous:

Ajouter une zone de texte de manière dépendante

• La première chose à faire est d’ouvrir le formulaire en mode présentation ou en mode Création, pour cela vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur le panneau de navigation puis sélectionner la vue souhaitée.
• Maintenant, dans l’onglet «Conception», vous devez aller dans la section «Outils» et là vous sélectionnez l’ élément «Ajouter des champs existants».
• Dans le panneau «Liste des champs» , vous devez sélectionner le tableau contenant le champ que vous souhaitez lier à la zone de texte.
• Ensuite, vous devez faire glisser du panneau Liste des champs vers le formulaire.

Une autre façon d’ajouter des zones de texte dépendantes à un rapport consiste à ajouter d’abord une zone de texte distincte , puis à définir la propriété «Source de contrôle» de la zone de texte sur le champ vers lequel vous souhaitez créer un lien.

Ajouter une zone de texte séparée

Il faut mentionner que la zone de texte indépendante n’est connectée à aucun champ dans une table, elle peut être utilisée pour afficher les résultats d’un calcul ou pour accepter une entrée que vous ne souhaitez pas stocker directement dans une table . En outre, ces zones de texte autonomes peuvent être facilement ajoutées à partir du mode Création.

Pour ce faire, suivez chacune de ces étapes:

• La première chose à faire est d’ouvrir le formulaire en mode Création , cela peut être fait en suivant les étapes mentionnées dans la méthode précédente.
• Une fois que cela est fait, vous devez aller dans l’onglet «Conception» et y sélectionner la catégorie «Contrôles» puis l’élément «Zone de texte».
• Ici, vous devez placer le pointeur dans le champ où vous souhaitez placer la zone de texte dans le rapport puis cliquer sur «Insérer une zone de texte».