Comment importer et lier des données d’une base de données Microsoft Access à une autre à partir de zéro? Guide étape par étape

Aujourd’hui, la suite bureautique de Microsoft fournit plusieurs outils avec lesquels ses utilisateurs ont la possibilité d’effectuer différentes tâches de manière professionnelle . L’un de ces outils est basé sur le célèbre programme de base de données , appelé « Microsoft Access », qui permet de rechercher, ordonner et présenter techniquement tout type d’informations .

En plus de cela, il offre un niveau de personnalisation remarquable afin que chaque utilisateur acquière une grande productivité lors de la gestion de ses bases de données. De même, ce logiciel propose divers éléments afin d’enrichir les fichiers à travers des tableaux, des requêtes, des formulaires et des états . Par conséquent, il fonctionne comme un outil pour créer des bases de données de manière optimale et efficace .

Entre autres fonctionnalités, il convient de noter qu’Access prend en charge le fait de lier et d’importer des données à partir de deux bases de données différentes , afin que les utilisateurs puissent avoir une meilleure expérience. Par conséquent, pour que vous puissiez bénéficier de cette excellente particularité, ci-dessous, nous vous présenterons le processus à suivre pour utiliser les informations d’une base de données dans une autre de cette manière .

Avant de commencer, que dois-je prendre en compte pour lier des informations provenant de deux bases de données différentes?

En règle générale, les utilisateurs qui souhaitent inclure des informations d’une base de données Access dans une autre choisissent de copier et coller les données en question . Depuis, sans aucun doute, c’est la méthode la plus simple pour cela. Cependant, pour mieux contrôler les données qui seront utilisées de cette manière, il est recommandé d’importer et de lier les données . Mais, avant de réaliser une procédure de ce type, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs aspects pour utiliser correctement cette méthode .

En conséquence, nous nommons ici les paramètres les plus intéressants à prendre en compte lorsqu’il est nécessaire de relier des informations de deux bases de données différentes:

• Lors de l’importation depuis une autre base de données, le programme se charge de créer une copie des données dans la base de données de destination . Mais, sans altérer l’origine.
• Chaque utilisateur a le pouvoir de sélectionner les objets qu’il souhaite copier , de contrôler la manière dont les tables et requêtes sont importées et de spécifier s’il souhaite importer des relations entre les tables, etc.
• Contrairement au copier-coller, l’importation de données dans Access vous permet de déplacer les relations entre les tables avec les tables elles-mêmes . Ce qui est considéré comme un grand avantage.
• Lors d’une opération d’importation dans ce logiciel, il n’est pas possible d’ajouter des enregistrements à une table existante .
• La liaison offre essentiellement la possibilité de connecter des données à partir de différents fichiers sans avoir à les importer ou sans créer deux copies des mêmes données .
• Si vous décidez de lier des données d’un document Access à un autre, vous pouvez conserver la table dans une seule base de données et créer des liens vers elle à partir d’autres fichiers . En d’autres termes, il ne sera pas nécessaire de dupliquer la table dans chaque base de données.
• Dans Microsoft Access , vous ne pouvez pas créer de liens vers des requêtes, des rapports, des formulaires, des modules ou des macros . Par conséquent, vous ne pouvez créer des liens vers des tables que dans une autre base de données.

Apprenez étape par étape à importer et à lier des informations à partir de deux bases de données différentes dans Microsoft Access

Comme vous le verrez, les procédures d’importation et de liaison de données à partir de deux documents Microsoft Access différents sont d’une grande aide pour les utilisateurs qui choisissent normalement de copier et coller les informations sans bénéficier de ces autres solutions.

Cependant, avec les procédures détaillées ci-dessous, vous pouvez utiliser les données d’une base de données dans une autre de manière plus technique:

importer

En termes généraux, le processus d’importation nécessite trois étapes précises qui sont : préparer l’importation, exécuter l’ assistant d’importation et enregistrer les paramètres d’importation en tant que spécification pour une utilisation future (cette dernière est facultative).

Voyons chacun d’eux:

Pour préparer l’importation:

• Tout d’abord, recherchez la base de données source et identifiez les informations que vous souhaitez importer dans un autre fichier .
• Ensuite, il vérifie le type de fichier dont dispose la base de données source pour voir quel type d’informations elle accepte . S’il s’agit d’un fichier .mde ou .accde, vous ne pouvez importer que des tables. Mais, s’il s’agit d’un fichier .mdb ou .accdb, vous pouvez importer des tables, des requêtes, des rapports, des formulaires, des modules et des macros.
• Maintenant, fermez la base de données source, en vous assurant qu’aucun utilisateur ne l’a ouverte exclusivement . Eh bien, cela empêchera le processus d’importation d’être effectué.
• Ensuite, accédez à la base de données de destination et vérifiez qu’elle dispose des autorisations requises pour ajouter des données ou des objets. Vous devez également éviter de rendre la base de données en lecture seule.
• Si la base de données source est protégée, vous devez saisir le mot de passe lorsque vous l’utilisez comme source pour une importation dans Access .

Pour importer les données:

• Au départ, vous devez localiser l’assistant d’importation . Pour ce faire, allez dans la barre d’options et cliquez sur l’onglet «Données externes» pour accéder au groupe Importer et lier.
• Ensuite, cliquez sur «Nouvelle source de données» et sélectionnez l’option «À partir d’une base de données» pour cliquer sur «Accès» .

• Une fois que l’assistant d’importation de données externes s’ouvre, dans la zone de texte «Nom du fichier» , appuyez sur le bouton «Parcourir» pour ouvrir le fichier correspondant. Sinon, écrivez le nom de la base de données source .
• Plus tard, dans «Précisez comment et où vous voulez stocker les données dans la base de données courante» , vous devrez choisir la première option («Importer des tables, requêtes, formulaires, états, macros et modules dans la base de données courante»).

• Une fois que cela est fait, cliquez sur le bouton «OK» et la boîte de dialogue Importer des objets s’ouvrira automatiquement. Là, dans l’onglet Tables , vous devez choisir les tables que vous souhaitez importer. En outre, dans l’onglet Requêtes , sélectionnez les requêtes à importer.
• Si vous souhaitez spécifier des paramètres supplémentaires, il vous suffit d’ appuyer sur le bouton «Options >>» . Indique s’il faut importer tous les menus et barres d’outils personnalisés, les relations entre les tables sélectionnées, tous les groupes de volets de navigation personnalisés, uniquement les champs des tables sélectionnées, etc.

• Enfin, pour terminer l’opération, cliquez sur «OK» et c’est tout .

Lien

Sans avoir à importer les informations d’une base de données à une autre, vous pouvez connecter les données de l’une à l’autre simplement en les liant . De cette façon, vous aurez le pouvoir de visualiser et de modifier les données les plus récentes des deux bases de données sans en conserver deux copies . Désormais, le processus de liaison des données d’un fichier Access à un autre à partir de zéro est basé sur deux étapes générales qui sont: Se préparer à l’opération de liaison et démarrer l’assistant de liaison .

Voyons chacun d’eux:

Pour préparer l’opération de liaison:

• Comme dans le cas précédent, vous devez commencer par rechercher la base de données source. S’il est protégé par un mot de passe, vous devrez le saisir pour effectuer l’opération de liaison .
• Deuxièmement, vous devez décider à quelles tables vous souhaitez établir un lien . Compte tenu de cela, vous ne pouvez pas les créer pour des formulaires, des rapports, des requêtes, des macros ou des modules.
• Plus tard, il vérifie qu’aucun autre utilisateur n’a ouvert la base de données en exclusivité et procède à la fermeture du document Access source .
• Ensuite, vous devez ouvrir la base de données de destination pour vérifier qu’elle dispose des autorisations nécessaires pour y ajouter des données ou des objets et vérifier qu’elle n’est pas en lecture seule.

Pour créer un lien vers les données:

• Directement depuis le ruban du logiciel, cliquez sur l’onglet «Données externes» et dans le groupe Importer et lier , sélectionnez l’option «Nouvelle source de données» .
• Maintenant, dans le menu qui apparaît ci-dessous, cliquez sur l’option «Depuis une base de données» et cliquez sur «Accéder» .
• Ensuite, l’assistant correspondant s’ouvrira pour importer des données externes et là, vous devrez procéder au choix du fichier de base de données source, au moyen du bouton «Parcourir» ou en tapant le nom dudit fichier dans la zone de texte «Nom de fichier » .
• Ensuite, sélectionnez l’option «Lier à la source de données en créant une table liée» sous «Spécifiez comment et où vous souhaitez stocker les données dans la base de données actuelle» . Alors, cliquez sur OK.

• Une fois que cela est fait, la boîte de dialogue Lier les tables démarre et à ce stade, vous devez choisir les tables que vous devez lier à ce fichier Access .

• Pour terminer l’opération, cliquez sur OK . Si vous souhaitez vous assurer que vos tables liées contiennent les données correctes, vous pouvez les ouvrir en mode Feuille de données .

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