Comment créer des étiquettes de publipostage pour une liste dans Microsoft Excel? Guide étape par étape

Microsoft Excel est le programme par excellence pour créer des feuilles de calcul, des graphiques et des graphiques . Cependant, il existe un grand nombre de tâches différentes qui peuvent être accomplies avec ce logiciel.

En ce sens, c’est aussi un bon complément à d’autres programmes , augmentant de façon exponentielle leurs profits.

Dans cet article, nous verrons comment à travers des étapes simples, nous pouvons créer une série d’étiquettes pour diverses utilisations. Si vous souhaitez en savoir plus et utiliser cette méthode dans vos tâches, nous vous recommandons le contenu suivant .

Comment les étiquettes fonctionnent-elles dans Excel et quand est-il pratique de les créer?

C’est un outil très utile lorsque vous devez créer une séquence d’impressions ou d’autres fichiers individuels. Il utilise une feuille Excel pour générer un enregistrement de saisie semi-automatique . Autrement dit, vous pouvez remplir un document avec plusieurs d’un autre programme de feuille avec une liste faite dans un tableau .xlsx .

Ce processus est connu sous le nom d’étiquettes de publipostage, mais il ne fonctionne pas exclusivement à cette fin. Puisque nous pouvons l’utiliser à des fins multiples . Par exemple, si nous avons déjà créé une liste de prix pour une grande variété de produits et que nous devons les étiqueter, nous pouvons le faire avec cette méthode. Une autre occasion de l’utiliser est lorsque nous devons faire des diplômes ou des récompenses . De cette façon, il suffit de créer deux fichiers: un tableau Excel avec les données des gagnants et un autre document avec le design. La seule chose que nous aurons à dire au programme est où placer chaque élément.

Étapes pour créer des étiquettes imprimables à partir d’une liste d’adresses e-mail dans Excel

Comme nous l’avons mentionné précédemment, il existe différentes utilisations de cet utilitaire. Cependant, ils conviennent tous qu’il doit commencer à partir d’un fichier Excel . Voyons comment créer ce document puis le transformer en étiquettes imprimables.

• Créez un classeur vierge avec Excel.
• Dans la première rangée, mettez les en-têtes. Dans l’exemple, nous utilisons «Prénom, nom, adresse et code postal» . Mais vous pouvez utiliser ceux que vous préférez. Gardez à l’esprit que chaque cellule de cette ligne servira de référence lors de la distribution des éléments dans l’autre programme.
• Remplissez les champs qui correspondent à chaque catégorie, le nombre de lignes complétées sera égal aux étiquettes que nous allons créer.
• Enregistrez le document dans un fichier et fermez Excel.

À ce stade, il est important de mentionner que cette liste peut être utilisée par différents programmes pour créer des documents en séquence. Par exemple, Corel Draw utilise des fichiers Excel avec l’ extension .csv pour générer des feuilles avec la même mise en page. Cependant, dans ce cas, nous utiliserons Microsoft Word , qui est inclus dans le même package Office que le programme que nous traitons.

• Ouvrez un nouveau document texte.
• Allez dans l’onglet «Correspondance» .
• Localisez la section «Créer» et choisissez «Tags» .
• Une petite fenêtre s’ouvrira, dans l’onglet «Libellés» , appuyez sur le bouton «Options» .

• En haut de cette nouvelle fenêtre contextuelle, choisissez le type d’imprimante que vous possédez, généralement «Imprimantes à pages» .
• Une fois choisi, appuyez sur «Nouvelle étiquette» .
• Ici, vous devez déterminer la taille de chacun et sur quel format de feuille vous les imprimerez. Dans l’exemple, vous verrez qu’il s’agit d’une taille de 5 x 9 cm, répartie sur deux colonnes et cinq lignes. Le tout avec des marges de 1 cm, un espacement de 0,5 cm et sur une feuille A4.
• Dans la première zone, ajoutez un nom à cette mise en page afin de pouvoir l’utiliser plus tard.
• Entrez les dimensions dont vous avez besoin et cliquez sur «OK» . Gardez toujours à l’esprit que la quantité et la taille des étiquettes ne dépassent pas celles des feuilles.

• De retour dans la première fenêtre pop-up, sélectionnez «Nouveau document» . Cette action créera un nouveau fichier, dans lequel vous pourrez voir des lignes pointillées qui délimitent chaque étiquette.
• Revenez à l’onglet «Correspondance» .

• Appuyez sur le bouton «Démarrer le publipostage» dans la section du même nom.
• Choisissez «Tags …» .
• Sélectionnez la mise en page créée et cliquez sur «OK «.
• Ensuite, appuyez sur «Sélectionner les destinataires» et là «Utiliser une liste existante» .
• Ici, vous devez localiser le fichier Excel que vous avez créé au début.
• Une fois terminé, assurez-vous de cocher la case «La première ligne de données contient des en-têtes de colonne» et cliquez sur «OK» .

• De retour sur la feuille Word, il est temps de localiser les éléments. Pour cela vous utiliserez le bouton «Insérer un champ combiné» qui se trouve dans la section «Ecrire et insérer des champs» . Vous n’avez qu’à le faire dans la première case.
• Comme vous pouvez le voir sur l’image, il est possible de changer l’ordre des éléments, ainsi que leur taille et d’autres caractéristiques. Il est également permis d’y ajouter du texte . Celles-ci s’appliqueront à toutes les étiquettes.
• Appuyez sur «Mettre à jour les étiquettes» .

• Dans le bouton «Terminer et combiner» choisissez «Imprimer les documents» si vous décidez de mettre les étiquettes sur papier. Ou si Adobe Reader est installé, vous pouvez le convertir en document PDF.

Si vous avez des questions, laissez-les dans les commentaires, nous vous répondrons dans les plus brefs délais, et cela sera également d’une grande aide pour plus de membres de la communauté. Je vous remercie!