Comment faire un inventaire pour garder une trace des articles dans Microsoft Excel? Guide étape par étape

Ce logiciel Microsoft Office se distingue comme étant un outil essentiel pour la plupart des entreprises et des entreprises d’ aujourd’hui, c’est parce qu’il offre une grande variété de fonctions commerciales qui permettent d’effectuer facilement certaines des tâches nécessaires dans ces domaines. et rapide , tout comme la création d’inventaires d’entrepôt .

Et est-ce que l’un des moyens les plus simples de contrôler tous les éléments d’entrée et de sortie dans toute entreprise consiste à effectuer des inventaires , en particulier lorsque des milliers de produits sont manipulés . De plus, cet outil peut également être très utile dans les maisons , lorsque l’on souhaite contrôler certains des produits qui y sont utilisés.

Heureusement, ce programme a des formules et des tableaux qui vous aident à avoir un très bon contrôle sur tous les produits dont vous disposez et vous n’aurez pas besoin de faire un investissement pour obtenir le catalogue de rêve . Conformément à cela, nous allons vous expliquer ici comment vous pouvez faire un inventaire de contrôle des articles dans Microsoft Excel. Pour ce faire, suivez en détail tout ce que nous vous expliquerons dans le post.

Que faut-il garder à l’esprit lors de l’inventaire à l’aide de Microsoft Excel?

Grâce à tous les outils que propose ce programme, vous aurez l’opportunité d’effectuer une gestion de stock assez simple , sans avoir à recourir à des programmes coûteux pour cela. Vous pouvez également compter sur l’un des du du programme de modèles ou de faire simplement à partir de zéro. En tenant compte du fait qu’il existe différentes méthodes pour créer des inventaires .

Vous devez garder à l’esprit que le type d’inventaire qui est effectué dépendra également du stock dont vous disposez , c’est-à-dire que si vous avez peu de variété et de quantité de produits, ce contrôle d’article doit être effectué manuellement .

Mais si vous disposez d’un nombre relativement important de produits, il est préférable d’utiliser un programme informatique comme Excel . Lors de la création de ces inventaires, il est important de prendre en compte plusieurs aspects.

Pour cela vous devez avoir au préalable quelques détails sur les produits qui lui seront nécessaires .

Parmi certains d’entre eux, nous pouvons citer les suivants:

• Vous devez compter avec le nom du produit.
• Faites une description de chacun des articles que vous avez en stock.
• Établissez un code pour chacun d’eux.
• Notez la date de réception .
• Notez la date de vente du matériel , cela vous permettra de connaître l’ heure de départ de chacun d’eux.
• Le prix .
• Et enfin, la quantité disponible de chacun d’eux vous permettra de savoir quand leur existence s’épuise .

Ce dernier point nommé est très important pour prendre en compte tous les articles qui sont enregistrés et qui sont vendus , puisque ce sera ce qui vous permettra de savoir combien de produits il reste dans votre entrepôt . De cette façon, vous saurez si vous devez en acquérir une nouvelle quantité ou non .

Vous devez également garder à l’esprit que pour plus de facilité lors de la création de ces inventaires, chacun de vos articles doit contenir les détails suivants:

• Commandez tous les articles identiques au même endroit .
• Créez une étiquette pour chacun des produits , contenants ou coffrets , cela vous permettra de les retrouver plus facilement.
• Chaque fois que vous recevez de la marchandise de vos fournisseurs, il est important de vérifier que tout ce que vous avez reçu correspond à ce que vous avez demandé .
• Et enfin, vous devez effectuer un examen périodique dans votre entrepôt , cela vous permettra de vérifier que l’existence physique coïncide avec l’existence qui est marquée dans l’inventaire .

Étapes pour faire un inventaire dans Microsoft Excel et suivre vos produits

Sachant quels sont les aspects les plus importants des inventaires à prendre en compte , il ne reste plus qu’à expliquer comment vous pouvez commencer à les créer à partir de Microsoft Excel. Comme mentionné ci-dessus, il existe deux façons de les créer via un modèle ou manuellement .

Pour ce faire, suivez en détail chacune des méthodes que nous vous apprendrons ci-dessous:

Avec un modèle

Microsoft Excel se distingue principalement par l’offre d’un grand nombre de modèles gratuits que vous pouvez utiliser pour créer votre stock d’articles. Pour ce faire, la première chose à faire est de télécharger le modèle que vous souhaitez utiliser sur votre ordinateur. Gardez à l’esprit que cette procédure est beaucoup plus facile et plus rapide à exécuter que de les créer manuellement .

Par conséquent, pour créer vos inventaires via un modèle, vous devez effectuer les étapes suivantes:

• Une fois téléchargé sur votre ordinateur, la prochaine chose à faire est de le rechercher dans le dossier où il a été stocké . Là, vous devez double- cliquer dessus pour l’ouvrir. Comme vous pouvez le voir, une fenêtre s’ouvre où elle vous demande de sélectionner le programme avec lequel vous voulez l’ouvrir , dans ce cas «Microsoft Excel» et cliquez sur «OK».

• Ensuite, le modèle apparaîtra dans une feuille de calcul du logiciel . Comme vous pouvez le voir, le modèle contient toutes les colonnes et les détails nécessaires à la préparation du stock.

• Dans ce cas, tout ce que vous avez à faire est de commencer à remplacer chacune des cases par les informations que vous souhaitez y ajouter. Ce processus peut sembler un peu fastidieux mais en quelques minutes votre inventaire sera complètement créé d’une manière très simple et facile. Comme vous pouvez le voir, travailler à l’aide de modèles vous fera économiser beaucoup de travail .

Manuellement

L’autre façon de créer des stocks est manuellement , gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un processus assez long, vous devez donc porter une attention particulière à chacune des étapes, car cela vous évitera de faire des erreurs pendant la procédure. .

De plus, vous n’avez pas besoin d’ être un expert pour créer un inventaire de produits, car il s’agit d’une procédure simple mais très étendue .

De cette façon, suivez chacune des étapes que nous allons indiquer ci-dessous:

Créez votre inventaire dans une feuille de calcul avec les entrées et les sorties

Pour commencer cette procédure, vous devez créer un document Excel, il doit avoir trois feuilles disponibles pour éviter toute confusion plus tard. Il est également recommandé que chaque feuille porte son nom . La première fiche peut s’appeler «Inventaire», sur cette fiche vous trouverez tous les produits que vous avez en stock .

Quant à la deuxième page, vous pouvez l’appeler «Tickets», ici la quantité de produits que vous achetez sera enregistrée . Et la troisième et dernière page s’appellera «Outputs», dans laquelle tous les produits que vous vendez doivent être enregistrés .

Une fois que cela est fait, dans la première ligne de chaque colonne, vous devez écrire ce qui suit:

• Code d’ article ou clé.
• Nom du produit .
• Description .
• Stock initial , le numéro avec lequel il commence, il peut être zéro .
• Billets .
• Départs .
• Stock total que vous avez après les achats et les ventes .

En fonction de vos besoins, vous pouvez mettre en œuvre d’autres colonnes telles que «Catégorie» ou «Marque» .

Dans la colonne d’entrée, vous pouvez définir les détails suivants:

• Facture, nom ou numéro de la facture d’achat .
• Date, vous devez inclure le jour, le mois et l’année au cours desquels la marchandise a été achetée .
• Code.
• Produit.
• Quantité d’articles achetés .

Dans la colonne de sortie, vous pouvez inclure les détails suivants:

• Facture, nom ou numéro de facture de vente .
• Date, vous devez inclure le jour, le mois et l’année au cours desquels la marchandise a été achetée .
• Code.
• Produit.
• Quantité de produits vendus .

Une fois que vous avez tout cela dans vos trois tableaux, vous devez continuer avec les autres étapes:

Vérifiez que vos tableaux ont le bon format

• Pour être sûr de cela, il est nécessaire que vous sélectionniez complètement votre tableau et que vous vous rendiez dans l’onglet «Insertion».
• Là, vous devez sélectionner l’icône «Tables».
• Maintenant, dans le menu déroulant, sélectionnez à nouveau l’option «Tableau» .

• Ici, vous verrez une nouvelle fenêtre «Créer un tableau», dans ce cas vous devez sélectionner l’option «Le tableau a des en-têtes» puis cliquer sur «OK».

• Après cela, vous verrez comment le tableau Excel prendra une apparence totalement différente. Si vous avez tout fait correctement, il apparaîtra comme suit:

• La prochaine chose sera que vous changiez le nom de la table .

• Répétez maintenant ces mêmes étapes avec les deux feuilles restantes .
• Notez que la table «Inventaire» doit être appelée Inventaire, la table «In» doit être appelée In, et la table «Out» doit être appelée Out.

Ajouter les produits

• Lorsque vous avez déjà les trois feuilles de calcul au format correct , alors vous devez vous repérer dans la feuille «Inventaire», ici vous devez remplir la colonne «Code» avec tous les produits que vous avez en stock. Gardez à l’esprit que vous devez placer ici un code pour chacun d’eux , c’est-à-dire que si vous avez 50 éléments, vous devez créer 50 codes.

• La prochaine chose sera d’aller dans la feuille «Entrées», là vous devez sélectionner toutes les cellules de la première colonne appelée «Code», quand elle est sélectionnée vous devez aller dans le menu «Données».
• Recherchez maintenant l’option «Validation des données» et sélectionnez-la.

• Ici, vous verrez une nouvelle fenêtre, dans le menu «Autoriser» vous devez sélectionner l’option «Liste».

• Après cela, une nouvelle section apparaîtra appelée «Origine», dans laquelle vous devez cliquer sur l’ icône pour sélectionner «Cellules».

• Une nouvelle fenêtre apparaîtra. Ici, vous devez aller à la feuille «Inventaire» et sélectionner la colonne de codes et appuyer sur la touche «Entrée».

• Revenez maintenant à la fenêtre précédente et dans la section «Origine» vous verrez toutes les cellules que vous avez sélectionnées, cliquez sur «OK».

• Une fois que cela est fait, chaque fois que vous passez le curseur sur l’une des cellules de cette colonne, vous pourrez cliquer sur le menu déroulant