Requêtes de sélection dans Access De quoi s’agit-il, à quoi servent-elles et comment en créer une dans mes bases de données?

Lorsque vous travaillez avec ce type de programme, il est très courant que les utilisateurs recherchent des outils qui leur permettent de faciliter leur travail à tout moment, car Microsoft Access propose quelles sont les requêtes de sélection , un outil qui les aidera à travailler avec des données spécifiques dans d’une table .

Par conséquent, avec cette fonction, l’utilisateur aura la possibilité de travailler uniquement avec les données qui l’intéressent vraiment , en laissant de côté celles dont il n’a pas besoin à ce moment-là. Cela vous aidera à travailler plus rapidement et plus facilement , vous permettant ainsi d’ augmenter vos performances de travail dans ce logiciel.

Sans aucun doute , les requêtes Access sont devenues l’un des outils les plus nécessaires lorsque vous travaillez avec une grande quantité de données dans le programme, c’est pourquoi ici nous allons vous en apprendre un peu plus sur ce que sont les requêtes de sélection et comment vous pouvez commencer à les créer dans votre base de données , pour cela, suivez en détail tout ce que nous vous apprendrons ci-dessous.

Que sont les requêtes de sélection dans les bases de données Microsoft Access?

Ces types de requêtes sont utilisés lorsque vous souhaitez sélectionner des données spécifiques à partir d’une ou plusieurs sources, c’est-à-dire que cet outil vous permet de travailler uniquement avec les données dont vous avez réellement besoin et de combiner des données appartenant à plusieurs sources. Vous avez également la possibilité d’utiliser des tables et d’autres requêtes de sélection comme sources de données pour interroger une sélection.

Comme déjà mentionné, cette fonction est utilisée dans les cas où vous ne voulez pas travailler avec tout le contenu disponible dans la feuille de calcul , mais que vous voulez ou devez seulement en avoir certains . Cela signifie que si vous travaillez avec une table de ventes de voitures , vous ne serez probablement intéressé que par un enregistrement spécifique ou avec des marques et des prix de voitures , tandis que les autres données ne seront pas nécessaires .

Il est à noter que les requêtes ne stockent pas de données, mais montrent plutôt celles qui sont contenues dans une ou plusieurs tables , selon les critères qui ont été préalablement établis ou dans ce cas une combinaison entre tables. Tout cela offre sans aucun doute une série d’avantages aux utilisateurs.

Certains d’entre eux sont les suivants:

• Lorsqu’une requête est utilisée, l’utilisateur aura la possibilité de ne voir que les champs qui l’intéressent , c’est donc une très bonne alternative pour enregistrer une sélection de champs .
• Il permet d’utiliser des expressions comme champs , un exemple de ceci serait d’utiliser la fonction de date comme un champ , ou d’utiliser la fonction de format dans un champ pour contrôler le format des données des résultats de la requête .
• Il vous permettra de combiner des données provenant de plusieurs sources . Habituellement, un tableau ne montre que les données stockées . Mais dans le cas d’une requête, il vous permet de sélectionner des champs de différentes sources et de spécifier comment les informations doivent être combinées .
• Vous pouvez voir les enregistrements qui répondent à un critère spécifique .
• Les requêtes deviennent une excellente option pour enregistrer une sélection d’enregistrements .

Apprenez étape par étape à créer des requêtes de sélection dans Microsoft Access

Il existe différentes façons de créer une requête de sélection , cela peut être fait à partir de la mode Création d’une demande Web Access ou de l’Assistant Requête. Il convient de noter que certains des éléments de conception ne sont pas disponibles lors de l’utilisation de l’Assistant Requête , mais peuvent être ajoutés en mode Création. Il est également important de mentionner que la vue de conception et l’assistant sont les deux principales méthodes de création de ces requêtes.

Conformément à cela, nous vous apprendrons comment exécuter chacune de ces méthodes que nous avons nommées, pour cela, suivez en détail tout ce que nous vous apprendrons:

Avec l’assistant de requête

La première méthode que nous vous présentons est d’ utiliser l’assistant de requête, une méthode très basique que vous n’aurez aucun problème à exécuter.

Pour ce faire, suivez chacune de ces étapes:

• La première chose à faire est d’aller dans le » Ruban « et de sélectionner l’onglet «Créer», dans la section «Requêtes», vous devez choisir l’option «Assistant pour les requêtes».
• Ensuite, une fenêtre apparaîtra où elle vous demandera les données de la table 1 au cas où vous ne les auriez pas stockées, là vous devrez nommer la table et cliquer sur le bouton «OK»

• Maintenant, vous verrez une fenêtre avec la boîte de dialogue «Nouvelle requête», là vous devez sélectionner l’option » Assistant pour les requêtes simples » et cliquez sur le bouton «OK».

• Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, vous pouvez ajouter les champs , ici vous pouvez ajouter jusqu’à un total de 255 champs à partir de 32 tables ou requêtes. Pour le champ table / requête, vous pouvez cliquer sur la table qui contient le champ. Dans «Champs disponibles», vous devez double-cliquer sur le champ pour l’ajouter à la liste des «Champs sélectionnés».
• Si vous souhaitez ajouter tous les champs disponibles, vous devez cliquer sur le double crochet à angle droit >>. Et enfin, lorsque tous les champs ont été ajoutés, vous devez cliquer sur «Suivant».

• Dans le cas où vous avez ajouté un champ numérique , l’assistant vous demandera si vous souhaitez que la requête renvoie des détails ou des données récapitulatives. Dans le cas où vous souhaitez voir des enregistrements individuels, vous devez sélectionner l’option «Détails» puis «Suivant». Maintenant, si vous voulez voir les données numériques récapitulatives comme une moyenne, cliquez sur «Résumé» puis sur «Options de résumé».

• Dans la zone «Options de résumé», vous devez spécifier les champs que vous souhaitez résumer et comment vous voulez résumer les données , dans ce cas, seuls les champs numériques sont affichés.
• Pour les champs numériques, vous pouvez choisir certaines des fonctions suivantes: A) Somme: la requête renvoie la somme de toutes les valeurs du champ. B) Moy: Dans ce cas, la moyenne de toutes les valeurs du champ est renvoyée. C) Min: la requête renvoie la valeur la plus basse du champ et A) Max: la valeur la plus élevée du champ est renvoyée.

• Si vous souhaitez que le résultat de la requête inclue un nombre d’ enregistrements à partir d’une source de données , vous devez sélectionner la case «Compter les enregistrements à partir du nom de la source de données».
• Ensuite, vous devez cliquer sur «OK» pour fermer la boîte «Options de résumé».
• Si vous avez ajouté un champ de date et d’heure, l’assistant vous demande comment vous souhaitez regrouper les valeurs de date . Un exemple de ceci serait que l’on ajoutera un champ numérique (Prix) et un champ date et heure ( heure de la transaction), dans ce cas spécifié dans le tableau «Options récapitulatives» vous voulez voir la valeur moyenne du champ nombre (prix).
• Étant donné qu’un champ de date et d’heure a été inclus , les valeurs récapitulatives peuvent être calculées pour chaque valeur de date et d’heure unique , également pour chaque jour, mois ou pour chaque trimestre, semestre ou année.

• Par conséquent, sélectionnez la période que vous souhaitez utiliser pour regrouper les valeurs de date et d’heure et cliquez sur «Suivant».
• Enfin vous arriverez à la fin de l’assistant, ici vous devez entrer un titre à la requête et spécifier si vous voulez l’ouvrir ou la modifier et enfin cliquer sur «Terminer».

En mode Conception

L’autre méthode disponible consiste à utiliser la «vue de conception», vous allez donc créer manuellement une requête de sélection. Lorsque vous créez la requête à l’aide de cette méthode, vous aurez la possibilité d’avoir un meilleur contrôle sur les détails de la conception de la requête, mais en étant capable de contrôler plus de détails, les risques d’erreur sont plus grands et la procédure peut prendre beaucoup plus de temps que lors de sa création via l’assistant .

Cependant, nous vous montrons ici les étapes à suivre dans le mode Création:

Ajouter des sources de données

La première étape que vous devez exécuter est d’ajouter les sources de données et les champs en différentes étapes , dans ce cas la boîte «Afficher la table» est utilisée . Notez que vous pouvez également ajouter des sources de données ultérieurement si nécessaire.

Pour démarrer cette procédure, procédez comme suit:

• Dans l’onglet «Créer», vous trouverez la section de requête et là l’option «Conception de requête».
• Dans la case «Afficher le tableau» vous trouverez les onglets «Table», «Requêtes» ou «Les deux», double-cliquez sur toutes les sources de données que vous souhaitez utiliser puis sur «Ajouter».

Fusionner les sources de données associées

Dans le cas où les sources de données que vous ajoutez à une requête sont déjà liés, alors le système d’accès va créer automatiquement une jointure interne pour chaque relation . Si l’intégrité référentielle est appliquée, le programme vous montrera un 1 sur la ligne de combinaison , cela indiquera la table d’ un côté d’une relation d’un ou plusieurs et un symbole de l’infini pour indiquer la table du côté plusieurs.

Désormais, si vous décidez d’ ajouter une requête à une requête et que vous ne l’avez pas associée, le programme ne pourra pas créer automatiquement une combinaison entre ces requêtes, ou entre des requêtes ou des tables qui ne sont pas liées . Si le système ne crée pas les jointures lorsque les sources de données sont ajoutées, vous devez le faire manuellement .

Dans ces cas, les sources de données qui ne sont pas combinées avec d’autres sources peuvent entraîner des problèmes avec les résultats finaux de la requête. Il est également possible que vous souhaitiez modifier le type de jointure de jointure interne en jointure externe afin que la requête puisse inclure plus d’enregistrements dans la table.

Par conséquent, pour ajouter une combinaison, vous devez effectuer ces étapes:

• Pour ajouter une combinaison, vous devez faire glisser un champ d’une source de données vers le champ correspondant de l’autre source . De cette manière, Access vous montrera une ligne entre les deux champs pour indiquer qu’une combinaison a été créée.

Maintenant, si vous cherchez à modifier ou à changer une combinaison, vous devez suivre les étapes suivantes:

• Double-cliquez sur la combinaison que vous souhaitez modifier .
• Là, vous verrez une boîte de dialogue «Propriétés de la combinaison».

• Ici, vous devez examiner les trois options de la boîte de dialogue «Propriétés de la combinaison».
• Cliquez ensuite sur l’option que vous souhaitez utiliser et sur «OK».

Une fois toutes ces combinaisons terminées, il est nécessaire d’ajouter les champs de sortie. Autrement dit, les champs contenant les données qui seront incluses dans les résultats finaux.

Ajouter des champs de sortie

Pour ajouter un champ de sortie, vous pouvez le faire à partir de l’une des sources de données que vous avez ajoutées à l’étape 1.

Pour le faire, suivez ces étapes:

• Pour ajouter un champ nécessaire, faites glisser la souris vers le bas depuis une source de données du panneau supérieur vers la ligne «champ» de la grille, créez le panneau inférieur dans la fenêtre de mise en page de la requête.
• En suivant cette méthode, Access remplira automatiquement la ligne Table de la grille de création qui reflète la source des données de champ.

Utiliser une expression comme champ de sortie

Si vous souhaitez utiliser des calculs ou une fonction pour générer des résultats de requête, vous pouvez utiliser une expression comme champ de sortie. Dans l’expression, vous pouvez utiliser les données de l’une des sources de la requête, vous pouvez également utiliser les fonctions «Format» ou «EnCad» où les opérateurs constants et arithmétiques