Zones de liste déroulante et zones de liste dans Access Que sont-ils, à quoi servent-ils et comment les créer dans une base de données Microsoft Access?

La saisie manuelle des données dans une base de données est délicate. La saisie incorrecte d’une valeur peut être un problème sérieux. Pour éviter de telles situations, il est recommandé d’utiliser les zones de liste déroulante et les zones de liste dans Microsoft Access . Si vous souhaitez savoir ce qu’ils sont, à quoi ils servent et comment les créer , continuez à lire.

Les contrôles de trame sur la plate-forme facilitent grandement le processus de saisie de nouveaux enregistrements . Eh bien, il vous suffit de choisir la valeur appropriée dans son champ correspondant .

Lors de la création d’ une liste , vous pouvez spécifier ses valeurs fixes , ou le lier avec les données existantes dans le Registre.

Que sont les contrôles de liste déroulante et de liste et à quoi servent-ils dans Access?

En termes simples, les contrôles sont des outils qui offrent à l’utilisateur de plus grandes options de travail . De cette manière, il est possible de visualiser et de contrôler les informations dans une base de données. Certains des contrôles les plus courants dans Microsoft Access sont les zones de liste déroulante et les contrôles de liste . Pour cette raison, cela vous aide à savoir ce qu’ils sont et à quoi ils servent . La plate-forme Access propose à l’utilisateur deux contrôles de liste à utiliser dans un formulaire: Combo ou Hybrid Box et List Box .

Voyons ses caractéristiques:

• Zone de liste: c’est un contrôle qui vous permet d’utiliser une liste de valeurs spécifiques. Les informations sont contenues dans des lignes de données, qui peuvent être réparties dans une ou plusieurs colonnes. Le contrôle peut avoir un en-tête, bien qu’il soit facultatif.
• Zone de liste déroulante: elle est similaire à une liste d’options, mais sa forme d’affichage est beaucoup plus compacte. Les valeurs restent masquées jusqu’à ce que l’utilisateur affiche la liste en cliquant sur la flèche de développement. Elle est connue sous le nom de zone hybride car elle possède également les propriétés d’une zone de texte.

Quels sont les avantages de l’utilisation des contrôles hybrides et des boîtes de liste dans Access?

Lors du remplissage d’un formulaire, l’utilisation de contrôles de liste est fortement recommandée. Sur la plateforme Microsoft Access, la liste et les boîtiers hybrides offrent de nombreux avantages .

Les plus importants sont:

• Ils sont personnalisables. Vous pouvez modifier les propriétés de la zone de liste ou de la zone de liste déroulante pour mieux répondre aux exigences du formulaire. Par exemple, vous pouvez modifier les critères de tri, lier les colonnes, masquer les colonnes, ajouter des en-têtes, limiter les entrées, définir un nombre maximum de lignes, etc.
• Dans le cas des list box , l’utilisateur est limité uniquement aux options reflétées dans la liste. L’option d’écrire une nouvelle valeur n’est pas autorisée. Par conséquent, les chances de faire une erreur sont faibles.
• Dans le cas de la zone de liste déroulante , vous pouvez entrer une nouvelle valeur si nécessaire, car elle fonctionne également comme une zone de texte.
• Ils peuvent être liés . Les deux contrôles ont la propriété d’être liés ou non. De même, ils peuvent localiser des valeurs à partir d’une liste fixe écrite par l’utilisateur, d’une table de données ou d’une requête.
• Ils sont rapides et efficaces . Il n’est plus nécessaire de se souvenir de la valeur appropriée qui va dans chaque champ. Les fautes d’orthographe ne sont pas non plus possibles. Il vous suffit de sélectionner la valeur précise dans le champ correspondant. De cette façon, vous économisez du temps et des efforts lors de vos tâches administratives.

Apprenez étape par étape à créer une zone de liste déroulante et à répertorier des contrôles dans Access

Vous pouvez ajouter une zone de liste déroulante ou une zone de liste avec l’une des méthodes suivantes: via l’Assistant, en créant un champ de recherche ou via le mode Création sans utiliser l’Assistant.

Voici un didacticiel étape par étape sur la création d’une zone de liste déroulante et la liste des contrôles dans Access:

Créer une liste ou une combo avec l’assistant

• Ouvrez Microsoft Access . Ensuite, dans le panneau de navigation, faites un clic droit sur le formulaire. Ensuite, cliquez sur «Design View».

• Il est à noter que le formulaire doit être lié à une requête ou une table de données . Pour vérifier qu’un lien existe, vous devez appuyer sur la touche F4 . Vous pouvez donc consulter la feuille de propriétés. Cliquez ensuite sur l’onglet «Données». La case «Origine de l’enregistrement» confirme si le formulaire est lié ou non à une table ou une requête.

• Sélectionnez l’onglet «Utiliser l’assistant pour» . Le bouton se trouve dans le groupe «Contrôles» , sur l’onglet «Conception» .
• Deux options apparaissent: Outil Zone de liste et Outil Zone de liste déroulante. Sélectionnez celui de votre préférence.
• Revenez au formulaire . Cliquez n’importe où dans le document pour placer la zone hybride ou la zone de liste.
• Selon votre sélection précédente, l’ assistant pour les zones de liste déroulante ou l’assistant pour les zones de liste apparaît à l’écran .
• L’assistant vous demande comment vous souhaitez obtenir les valeurs du contrôle. Dans ce scénario, effectuez l’ une des opérations suivantes:

• Cliquez sur «Je veux que la zone de liste ou la zone de liste déroulante recherche des valeurs dans une table ou une requête» si vous souhaitez afficher les données actuelles d’une source d’enregistrement.
• Cliquez sur » J’écrirai les valeurs que je veux » si vous préférez utiliser les données d’une liste fixe de valeurs qui peuvent varier occasionnellement.
• Cliquez sur » Rechercher un enregistrement dans le formulaire en fonction de la valeur que j’ai sélectionnée dans ma zone de liste déroulante ou ma zone de liste » si vous souhaitez créer un contrôle qui fonctionne comme un moteur de recherche au lieu d’un outil de saisie de valeurs.

• Suivez les instructions de l’assistant pour déterminer comment les valeurs doivent apparaître à l’écran.
• Si vous avez choisi l’une des deux premières actions , l’Assistant Microsoft Access vous demande ce que vous voulez que la plate-forme fasse lors de la sélection d’une valeur. Dans un tel scénario, effectuez l’une des opérations suivantes:

• Créer un contrôle dépendant: Cliquez sur «Enregistrer la valeur dans le champ». Sélectionnez ensuite le champ à lier au contrôle.
• Créez un contrôle distinct: cliquez sur «Mémoriser la valeur à utiliser ultérieurement». La plateforme Access se charge de sauvegarder la valeur choisie, jusqu’à ce qu’elle soit modifiée par l’utilisateur ou que le formulaire soit fermé. La valeur n’est pas entrée dans une table de données.

• Une fois l’opération terminée, cliquez sur «Suivant» . Entrez une étiquette pour identifier le contrôle. Cette étiquette apparaîtra plus tard avec le contrôle. Cliquez ensuite sur «Terminer».

Créer une zone de liste déroulante ou une zone de liste en ajoutant un champ de recherche

Dans une table de données , créez un champ de recherche. Il peut contenir une seule valeur ou avoir plusieurs valeurs .

Ensuite, effectuez l’une des opérations suivantes:

• Créer un nouveau formulaire: il doit être basé sur une source d’enregistrement dans laquelle le champ de recherche est inclus. Sélectionnez une table ou une requête contenant un champ de recherche. Ensuite, dans l’onglet «Créer» du groupe «Formulaires» , cliquez sur le bouton «Formulaires».

• La plateforme Microsoft Access se charge automatiquement de créer une zone de liste déroulante pour le champ de recherche.

• Ajouter une zone hybride ou une zone de liste au formulaire: Sélectionnez «Mode création». Ensuite, vous ouvrez un formulaire basé sur une source d’enregistrement, qui comprend un champ de recherche.

• Appuyez sur les touches Alt + F8 au cas où le panneau «Liste des champs» n’apparaîtrait pas à l’écran.
• Double-cliquez dans le champ de recherche . Vous pouvez également faire glisser le champ de «Liste des champs « vers le formulaire. La plateforme Access se charge de créer automatiquement une combo liée au champ de recherche.

N’oubliez pas que vous pouvez changer la zone hybride en zone de liste, ou vice versa, à tout moment. Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle nouvellement créé. Allez dans le menu contextuel et cliquez sur «Changer en» . Enfin, choisissez le type de contrôle que vous souhaitez utiliser.

Créer une zone de liste déroulante ou une zone de liste avec le mode Création sans l’assistant

• Ouvrez le formulaire dans Microsoft Access . Assurez-vous que vous êtes en «Mode Création» .
• Allez dans le groupe «Contrôles» et cliquez sur l’onglet «Conception» . Vous devez vérifier que la case «Utiliser l’assistant pour les contrôles» n’est pas activée.
• Cliquez sur l’un des outils suivants : Combo box ou list box.
• Revenez au formulaire et cliquez n’importe où dans le document pour créer un contrôle de taille par défaut.
• Vous pouvez également cliquer et faire glisser jusqu’à ce que le contrôle ait la taille souhaitée .
• Sélectionnez le contrôle . Appuyez ensuite sur la touche F4 pour ouvrir la feuille de propriétés.
• Définit les propriétés » Type d’origine de ligne» et «Origine de ligne».
• Cliquez sur la case de propriété «Nombre de colonnes» si vous souhaitez afficher plusieurs colonnes dans le champ sélectionné.
• Écrivez le nombre de colonnes souhaité. De la même manière, vous pouvez également configurer la «Largeur de colonne».
• Enfin, vous devez décider si vous souhaitez que la plate-forme Microsoft Access enregistre la valeur sélectionnée. Recherchez la zone de propriété «Origine du contrôle» et sélectionnez le champ qui doit être lié à la zone de liste déroulante ou à la zone de liste.

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