Comment importer et lier des données d’un classeur Excel à la base de données Access? Guide étape par étape

Un autre avantage que ce programme Microsoft offre à ses utilisateurs est qu’il leur permet d’ importer et de lier des données d’un classeur Excel à une base de données Access de manière très simple. Gardez à l’esprit que les deux programmes sont utilisés pour les calculs de données, il est donc peut-être nécessaire à de nombreuses reprises de transférer des informations d’un programme à un autre.

Cette procédure peut être effectuée de différentes manières, soit en copiant les données d’une feuille de calcul ouverte et en les collant dans la feuille de calcul Access, soit en important une nouvelle table, soit en créant un lien à partir d’une base de données Access. Il faut se rappeler que lorsque des données sont importées, l’utilisateur a la possibilité de les manipuler soit en les éditant , alors que le processus de liaison ne permet que leur lecture.

Conformément à tout cela et à l’importance de réaliser cette procédure, nous allons vous montrer ici comment commencer à importer et à lier des données d’un classeur Excel à une base de données Access de manière rapide et simple. Pour ce faire, suivez en détail tout ce que nous vous apprendrons ci-dessous.

Considérations avant de commencer Que dois-je garder à l’esprit lors de la liaison d’un classeur Excel à Access?

Avant de commencer cette procédure, il est très important de prendre en compte certaines considérations. En général, lorsque cette procédure est effectuée, différents types de scénarios peuvent être présentés qu’il est très important de connaître , ainsi que de prendre en compte certaines considérations si c’est la première fois que vous allez importer des données d’Excel vers Access.

Pour ce faire, suivez chacun de ces points que nous vous apprendrons ci-dessous:

Scénarios courants possibles pour l’importation de données de Microsoft Excel vers Microsoft Access

• Il est possible qu’un utilisateur travaille avec Excel depuis longtemps , mais pour continuer à progresser et à accroître ses connaissances, il doit utiliser Access pour pouvoir travailler avec des bases de données. Cependant, vous souhaitez déplacer vos feuilles de calcul vers une ou des bases de données Access existantes ou nouvelles.
• Il est également possible pour un service ou un groupe de travail de travailler en permanence avec Access, mais de recevoir des informations de certains clients via Excel. Cela signifie que l’utilisateur souhaite déplacer les feuilles de calcul Excel vers une base de données Access , pour cela il doit commencer à importer chacune de ces feuilles au fur et à mesure qu’il les reçoit.
• Dans de nombreuses occasions, Access est utilisé pour gérer différentes données, mais la plupart des données reçues se font via des feuilles de calcul Excel . Dans ce cas, l’utilisateur doit accélérer la procédure d’importation afin de garantir que toutes les données peuvent être gérées à l’heure spécifiée.

Si c’est la première fois que l’utilisateur importe des données d’Excel

• Il est important de noter qu’il n’existe aucun moyen d’ enregistrer un classeur Excel en tant que base de données Access . Dans ce cas, Excel n’offre aucune fonctionnalité qui vous permet de créer une base de données Access à partir de données Microsoft Excel.
• Lorsque vous ouvrez un classeur Microsoft Excel dans Access, il crée un lien vers le classeur au lieu d’importer les données. Il convient de mentionner que le lien vers un livre est considéré comme quelque chose de substantiel et différent de ce qu’est le processus d’importation.

Quel type de données puis-je importer d’un classeur Excel vers une base de données Access?

Lorsque vous souhaitez importer des données d’un classeur Excel vers une base de données Access, vous devez prendre en compte ce que vous souhaitez y enregistrer ou y importer, qu’il s’agisse de toutes les informations contenues dans le classeur ou d’une partie seulement de celui – ci , vous devez également spécifiez si vous souhaitez que tout apparaisse dans une seule base de données ou dans plusieurs bases de données Access.

Gardez à l’esprit qu’ici vous pouvez transférer n’importe quel type de données que vous avez dans vos feuilles de calcul, ce que vous ne pouvez pas transmettre sont les images, les autres fichiers graphiques que vous y avez inclus. Lors de l’importation de ces données, Access crée une copie de sauvegarde des données dans une table existante ou une nouvelle table , dans ce processus, le contenu des feuilles de calcul n’est jamais modifié .

Apprenez étape par étape à importer et à lier un classeur Excel à une base de données Access

Compte tenu de tout ce qui a été mentionné précédemment dans l’article, ce qui suit explique comment commencer à préparer et à exécuter l’importation et la liaison d’un classeur Excel à Microsoft Access.

Pour cela, il faut que vous suiviez en détail chacune des étapes que nous allons vous expliquer ci-dessous:

Importer des données dans Excel

La première méthode que nous allons vous apprendre ensuite consiste à importer des données dans Excel, il est important de garder à l’esprit que le processus d’importation et de liaison est totalement différent .

Par conséquent, suivez chacune des étapes suivantes pour terminer cette procédure:

Préparer une feuille de calcul

À ce stade, la première chose à faire est de trouver le fichier source et de sélectionner la feuille de calcul contenant les données que vous souhaitez importer dans Access. Dans le cas où vous ne souhaitez pas transférer tout le contenu qui y apparaît , mais une partie de celui-ci, vous pouvez commencer à définir une plage nommée qui inclut uniquement les cellules que vous souhaitez réellement importer.

Ces plages peuvent être définies de la manière suivante:

• La première chose à faire est d’aller dans Excel et d’y ouvrir la feuille de calcul qui contient les informations que vous souhaitez importer.
• La prochaine étape sera de sélectionner la plage contenant les données que vous souhaitez importer.
• Vous devez maintenant cliquer avec le bouton droit de la souris sur la plage sélectionnée et y sélectionner l’option «Attribuer un nom à une plage» ou «Définir un nom».
• Enfin, dans la fenêtre «Nouveau nom» , vous devez spécifier un nom pour la plage dans l’option «Nom» puis cliquez sur «OK».

Ici, vous devez garder à l’esprit que vous ne pouvez importer qu’une seule feuille de calcul à la fois pendant la procédure d’importation , cela signifie que pour importer plusieurs feuilles Excel, il sera nécessaire de répéter cette procédure pour chacune des feuilles.

Vous devez examiner attentivement les données sources et prendre les mesures décrites ci-dessous:

• Nombre de colonnes: gardez à l’esprit que le numéro de la colonne source à importer ne peut pas être supérieur à 255 champs dans une table.
• Format de tableau: il est important que les cellules soient au format tableau, dans le cas où la feuille de calcul comprend des cellules combinées , alors le contenu de la cellule sera placé dans le champ qui correspond à la colonne la plus à gauche et aux autres les champs y restent vides.
• Ignorer les colonnes et les lignes: en général, vous n’incluez que les colonnes et les lignes que vous souhaitez importer dans la feuille de calcul. Pour «Lignes», vous ne pouvez pas filtrer ou omettre des lignes pendant la procédure d’importation , tandis que pour «Colonnes», elles ne peuvent pas être omises pendant l’opération si vous choisissez d’ ajouter les données à une table existante.
• Cellules et colonnes vides: vous pouvez supprimer toutes les lignes et colonnes inutiles de la feuille de calcul. S’il contient des cellules vides, vous pouvez ajouter les données nécessaires.
• Valeurs d’erreur: Il est possible qu’une seule ou plusieurs cellules du tableau contiennent des valeurs d’erreur, certaines des plus fréquentes étant #DIV et #NUM, il est essentiel que celles-ci soient corrigées avant de commencer à exécuter ladite action.

Après avoir défini tout cela, la prochaine chose à faire sera de fermer le classeur source s’il est ouvert, dans le cas où il reste ouvert pendant l’ exécution du processus, des erreurs peuvent survenir lors de la conversion des données .

Préparer la base de données

La prochaine chose sera de préparer la base de données , pour cela vous devez ouvrir la base de données Access où vous voulez que toutes les données importées soient enregistrées . À ce stade, il est nécessaire de s’assurer que la base de données est en lecture seule et qu’elle contient les autorisations nécessaires pour apporter les modifications à la base de données . Ici, vous pouvez stocker les données dans une base de données existante ou créer une nouvelle base de données.

Dans le cas où vous souhaiteriez l’enregistrer dans un nouveau, il vous suffit d’aller dans l’onglet «Fichier» , là vous sélectionnez «Nouveau» et vous aurez alors votre nouvelle base de données vierge à l’écran. Avant de démarrer ce processus d’importation, vous devez choisir si vous souhaitez enregistrer le contenu dans une table nouvelle ou existante .

Pour cela, ces deux points sont pris en compte:

• Créer une nouvelle table: Une cueillette de données dans une nouvelle table, Access pour créer une table et ajouter chacune des données importées à cette table. Dans le cas d’une table avec le nom spécifié, le programme écrase le contenu de la table avec les données de l’ importation.
• Ajouter à un tableau existant: maintenant, si vous avez choisi d’ajouter à un tableau existant, les lignes des feuilles de calcul Excel sont ajoutées au tableau spécifié. Il est également important qu’à ce stade, vous deviez être très prudent et détaillé , car la plupart des erreurs se produisent ici, car les données ne correspondent pas à la structure, à la configuration, entre autres.

Une fois tout cela défini, la prochaine chose à faire est d’exécuter l’opération d’importation .

Pour ce faire, vous devez suivre l’étape suivante:

Lancer la procédure d’importation

Ici, vous devez prendre en compte l’emplacement de l’assistant pour l’importation ou la liaison , cela variera en fonction de la version d’Access que vous utilisez.

Dans ce cas, vous devez choisir l’itinéraire suivant en fonction de la version que vous utilisez:

• Pour les utilisateurs qui utilisent les versions les plus récentes telles que l’ abonnement Access 2019 ou Microsoft 365 Access , il sera nécessaire d’aller dans l’onglet «Données externes» et dans la section «Importer et lier» vous devez sélectionner l’option pour «Nouvelle source de données» puis «À partir du fichier» et enfin «Excel».
• Pour les utilisateurs qui utilisent les versions d’ Access 2010, Access 2013 et Access 2016, ils doivent aller dans l’onglet «Données externes» et dans la section «Importer et lier» sélectionner l’option «Excel».

Maintenant, dans la fenêtre » Obtenir des données externes – Feuille de calcul Excel «, vous devez sélectionner le «Nom du fichier» et y spécifier le nom du fichier Excel contenant les données à importer. Vous pouvez également cliquer sur «Parcourir» puis dans la boîte de dialogue ouvrir le fichier correspondant. Il est également important de spécifier la manière dont vous souhaitez que les données importées soient enregistrées .

Maintenant, pour pouvoir stocker les données dans une table , vous devez sélectionner l’option «Importer la source de données dans une nouvelle table de la base de données courante». Là, l’utilisateur doit donner un nom à cette table.

Dans le cas où vous souhaitez ajouter les données d’une table existante, vous devez alors sélectionner l’option «Ajouter une copie des enregistrements de la table» puis sélectionner l’une des tables dans la liste déroulante . Dans le cas où la base de données ne contient aucune table, cette option ne sera pas disponible. Et enfin, vous devez cliquer sur «OK» .

Avec l’assistant d’importation de feuille de calcul

Enfin, avec l’assistant d’importation, vous pouvez effectuer l’exécution de l’importation.

Pour le faire, suivez ces étapes:

• Une fois l’assistant lancé, sur la première page, vous devez sélectionner la feuille de calcul contenant les données que vous souhaitez importer, puis cliquez sur «Suivant».
• Maintenant, sur la deuxième page de l’assistant d’importation, vous devez sélectionner l’option «Afficher les feuilles de calcul» ou «Afficher les plages avec des noms», ici vous devez sélectionner l’option en fonction de votre cas puis cliquer sur «Suivant».
• Si la première ligne de la feuille de calcul contient les noms de champs, vous devez sélectionner «La première colonne contient l’en-tête de colonne» , puis sélectionner le bouton «Suivant».
• Après cela, l’assistant vous demandera de revoir les propriétés des champs, ici vous devez cliquer sur une colonne en bas de la page pour que vous puissiez voir les propriétés des champs . Vous pouvez également consulter et modifier le nom et le type de données du champ de destination .
• Sur l’écran suivant, vous devez spécifier une clé primaire pour la table, ici vous pouvez sélectionner l’option «Autoriser l’accès à ajouter la clé primaire», cela obligera le programme à ajouter un champ de numérotation automatique comme premier champ de la table de destination, puis à le remplir automatiquement avec les valeurs d’identifiant unique , puis cliquez à nouveau sur «Suivant».
• Enfin, dans le dernier écran de l’assistant d’importation, vous devez spécifier le nom de la table de destination. Dans la section «Importer dans la table», vous devez écrire un nom pour la table. Dans le cas où la table existe déjà, alors Access affiche un message vous demandant si vous souhaitez écraser le contenu existant dans la table, vous pouvez cliquer sur l’option «Oui» pour continuer ou «Non» pour spécifier un autre nom, puis cliquez sur cliquez sur «Terminer».
• Après cela, l’ importation des données commencera , une fois le processus terminé, vous devez soigneusement vérifier que toutes les données ont été correctement transférées .

Lier des données d’Excel à Access

L’importation de données est l’un des processus les plus courants lorsque vous souhaitez afficher des données d’Excel dans Microsoft Access , mais vous pouvez également effectuer la procédure de liaison de données.

Pour ce faire, vous devez suivre chacune de ces étapes:

Préparer les données Microsoft Excel

Dans ce cas, la première chose à faire est de rechercher le fichier Excel et la feuille de calcul où se trouve le contenu que vous souhaitez lier. Vous pouvez ne pas vouloir lier tout le contenu qui y apparaît mais seulement une partie de celui-ci. Donc, pour ces cas, il est nécessaire de créer une plage nommée dans Excel, gardez à l’esprit que cette procédure est facultative et n’est effectuée que si vous ne souhaitez pas lier toutes les informations contenues dans la feuille de calcul.

Voyons les étapes à suivre:

• Ici, vous devez aller dans Excel et afficher la feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez définir une
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