Comment travailler les feuilles de calcul Microsoft Excel pour créer n’importe quel document? Guide étape par étape

Lorsque vous voulez pour créer un document dans une feuille de calcul pour Microsoft Excel vous avez besoin de savoir comment de travailler sur eux pour gagner du temps et faire vos devoirs sans erreurs.

Pour cette raison, vous devrez connaître l’étape par étape que vous devez effectuer pour insérer des données , supprimer ou ajouter des lignes ou des colonnes et appliquer les fonctions de ce programme de modèle de calcul.

Si vous voulez savoir comment le faire, vous devrez continuer à lire car nous vous expliquerons en détail chacune des tâches que vous devez effectuer et comment vous utiliserez la syntaxe pour insérer des formes et créer des graphiques , entre autres.

Apprenez étape par étape à travailler dans des feuilles de calcul Excel

Ensuite, nous allons vous montrer étape par étape pour que vous puissiez travailler dans des feuilles de calcul Microsoft Excel:

Insérer des données

Cette fonction est utile lorsque vous souhaitez ajouter un nouvel élément à une table de données. Pour ce faire, vous devrez faire un clic droit sur l’endroit où vous souhaitez l’intégrer, puis sélectionner l’option Insérer . Un menu s’affichera dans lequel vous devrez choisir si vous souhaitez déplacer les cellules vers la droite ou vers le bas, ou si vous souhaitez incorporer une ligne entière ou une colonne entière .

Vous pouvez également effectuer ce travail via le clavier. Pour ce faire, vous devrez faire une combinaison de touches en appuyant sur Ctrl et la barre d’espace ou Shift et la barre d’espace . Cela sélectionnera une colonne entière et la ligne entière. Ensuite, vous devrez appuyer sur Ctrl à côté de la touche + pour incorporer une colonne ou une ligne. Si vous décidez d’appuyer directement sur Ctrl avec la touche +, le menu apparaîtra pour déplacer les données vers une nouvelle cellule.

Supprimer ou ajouter des lignes ou des colonnes

Comme pour l’action d’ incorporer des lignes ou des colonnes , vous devrez faire un clic droit pour supprimer des cellules ou les déplacer vers le haut , mais dans ce cas, vous devez choisir l’option Supprimer . Vous pourrez également utiliser le raccourci clavier, pour cela vous utiliserez la combinaison avec Ctrl + la touche – .

Appliquer des fonctions

Microsoft Excel se caractérise par un grand nombre de fonctions que vous pouvez utiliser pour réduire votre travail et obtenir des résultats dans différents domaines. De cette façon, vous aurez la possibilité d’utiliser des fonctions financières, logiques, de texte, de date et d’heure, de mathématiques et de trigonométrie, de statistiques, d’ingénierie, de cube et même de services Web .

Pour travailler avec une fonction, vous devrez vous positionner dans une cellule dans laquelle vous souhaitez qu’Excel renvoie le résultat, puis aller dans l’onglet Formules . Vous pourrez retrouver toutes les formules que nous avons évoquées précédemment sur le ruban dans le groupe Bibliothèque de fonctions .

Vous devrez choisir celui dont vous avez besoin et compléter la syntaxe en fonction des exigences que le programme vous demande. Lorsque vous avez terminé, vous devrez appuyer sur la touche Entrée. Si vous vous souvenez du nom de la fonction, vous aurez une autre façon de l’insérer. Pour ce faire, vous devez activer la cellule en entrant le signe = , puis écrire le nom de la formule , ouvrir les parenthèses , entrer la syntaxe séparée par ; puis fermez la parenthèse .

Ouvrir et modifier des modèles

Pour ouvrir un modèle, vous devrez d’abord ouvrir Microsoft Excel , puis vous devrez cliquer sur l’onglet Fichier et sélectionner l’option Nouveau . Une liste apparaîtra avec les modèles les plus utilisés ou recommandés, vous pouvez les choisir en fonction de vos besoins. Une fois que vous avez choisi celle qui vous convient le mieux, une nouvelle feuille s’ouvrira dans le fichier et vous pourrez l’éditer en saisissant toutes les données souhaitées. Lorsque vous avez terminé, vous devrez cliquer sur Enregistrer .

Insérer des formes

Les formes sont des images qui représentent des lignes ou des figures géométriques et vous aideront à améliorer la présentation d’un modèle de calcul. Pour ajouter une forme, vous devrez aller dans l’onglet Insertion , puis cliquer sur Illustrations et choisir Formes .

Un menu s’affichera dans lequel vous verrez les différents dessins dont vous disposez regroupés par catégories. Choisissez celui qui vous convient le mieux, puis créez sa taille à l’aide de la souris . Vous pouvez le modifier si vous sélectionnez l’illustration et cliquez avec le bouton droit de la souris pour pouvoir choisir l’option Format de la forme . De cette façon, vous aurez accès aux paramètres de remplissage et de ligne.

Formatage du texte et paramètres

Pour faire des ajustements et mettre en forme les mots que vous incluez dans une feuille de calcul, vous devrez sélectionner les cellules dans lesquelles se trouve le texte, puis aller dans l’outil Démarrer , rechercher dans le groupe de fonctions Police et sélectionner la police, taille, couleur et soulignement. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris , après avoir sélectionné les cellules , et rechercher l’option Format des cellules .

Créer des graphiques

Excel vous permet de créer des graphiques de manière très simple et en quelques étapes, pour cela vous devrez sélectionner les données créées dans un tableau . Ensuite, vous devriez aller dans l’onglet Insertion et chercher dans le groupe Graphiques l’alternative qui vous convient le mieux.

Vous devrez choisir entre dynamiques, dispersion, histogrammes ou tarte graphiques . Le programme vous montrera automatiquement, à côté du tableau, à quoi ressemblerait votre dessin. Vous pouvez modifier le titre du graphique et configurer si vous souhaitez que les valeurs apparaissent sur les axes et dans chaque colonne . Vous pourrez également choisir la couleur et le type de fond. Pour cette dernière configuration vous devrez faire un clic droit sur le graphique et sélectionner les différentes options proposées par Microsoft Excel .

Masquer et afficher les colonnes ou les lignes

Dans un modèle Excel, vous pourrez masquer une ou plusieurs colonnes , ainsi que des cellules, si vous les sélectionnez en faisant glisser la souris sur leur en-tête puis en cliquant avec le bouton droit de la souris . Cela fera apparaître un menu dans lequel vous devez choisir l’option Masquer . Vous devrez faire la même procédure lorsque vous souhaiterez restaurer les éléments que vous avez masqués. Vous devez garder à l’esprit que vous verrez dans leurs en-têtes un saut dans les lettres ou les chiffres des colonnes et des lignes car ils sont masqués.

Pour cette raison, vous devrez sélectionner les contigus puis choisir l’option, lorsque vous faites un clic droit, Afficher . Ces outils vous aideront à améliorer l’exposition du cadre de vos modèles. En effet, vous pouvez incorporer des calculs auxiliaires dans des colonnes qui vous aideront à savoir pourquoi vous arrivez à un certain résultat , mais dans le rapport général, ces opérations de sauvegarde ne sont pas nécessaires.

Cellules de saisie semi-automatique

Lorsque vous souhaitez compléter les cellules selon une fonction prédéterminée, vous pouvez utiliser l’outil de saisie semi-automatique proposé par Excel . Cela signifie que si vous entrez le signe = dans une cellule et commencez à taper le nom de la formule, le programme vous montrera toutes les options disponibles dans une fenêtre contextuelle .

Pour choisir l’un d’entre eux, vous pouvez le faire avec la souris ou directement au moyen des flèches directionnelles du clavier . Cette fonction vous fera gagner beaucoup de temps et réduira considérablement les erreurs que vous pourriez avoir dans la syntaxe des formules .

Mise en page

La configuration d’une page vous aidera à partager la feuille de calcul avec d’autres utilisateurs afin qu’ils puissent les imprimer ou que vous puissiez le faire vous-même . De cette façon, vous pourrez modifier les marges, l’orientation et ajouter des images d’arrière-plan.

Cet outil est également utile pour que vous puissiez configurer l’impression des titres sur chacune des feuilles que vous imprimez. Pour effectuer cette tâche, vous devrez accéder à l’onglet Mise en page , trouver le groupe de fonctions Mise en page et choisir l’outil dont vous avez besoin.

Vous pourrez sélectionner les éléments suivants:

• Marges supérieure, inférieure et latérale. Vous aurez également la possibilité de configurer la zone d’en- tête et de pied de page .
• Orientation horizontale et verticale.
• Fiche de taille . Cet outil est utile lorsque vous souhaitez attribuer un format A4 , Lettre ou Légal, entre autres options à votre travail.
• Zone d’impression . Lorsque vous disposez d’une feuille de calcul dans laquelle vous ne souhaitez imprimer qu’une partie de celle-ci, vous pourrez sélectionner cet outil pour déterminer la zone que vous souhaitez imprimer . Vous pouvez également le supprimer via cette fonction.
• Sauts de page .
• Insérez des images comme arrière-plan.
• Impression de titre.

Effacer les données

Vous pourrez vider les données Excel si vous les sélectionnez et appuyez sur la touche Suppr . D’un autre côté, si vous souhaitez supprimer le format, vous pouvez le faire en choisissant les cellules dont vous avez besoin, puis en allant dans l’onglet Accueil . Ensuite, vous devrez sélectionner la fonction Supprimer dans le groupe Modifier . Lorsque vous cliquez dessus, un menu s’affichera qui vous permettra de supprimer tout ou seulement le format, le contenu, les commentaires ou les hyperliens.

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